下级对上级可用收悉吗 【汀政务】批复、复函、答复性报告有什么区别

回复、信函和报告是2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理条例》(以下简称《条例》)中规定的三种法定语言。它们既有相似之处，也有明显的区别。

回复、回复、回复报告“相同”

首先，它们都有回复功能

《规定》规定:答复适用于答复下级机关要求的事项；本函适用于非附属机关之间的谈判工作、问答问题、请求批准和答复审批事项；报告适用于向上级机关报告工作，反映情况，答复上级机关的询问。从上面的文字可以看出，“回复”或“回复”这三个词存在于这三种语言的适用范围内，显然都具有回复的功能。但由于信函和报告还有其他功能，所以人们往往将具有回复功能的信函和报告称为“回复”和“回复报告”。

第二，都属于被动写作

在发挥回复功能的时候，回复、信件、报告显然要有“问题”才能有“答案”，也就是对问题的回答和被动写作。不问就答，会让收信人迷惑。它们的产生是基于沟通——回复对应于请示，回复对应于信函，报告对应于上级的询问。如《国务院关于同意设立“中国品牌日”的批复》(国函〔2017〕51号)针对的是《国家发展改革委关于设立“中国品牌日”的请示》(发展改革行业〔2016〕2484号)。回复；《教育部关于同意设立漳州职业学院的函》(教发函〔2016〕74号)针对《安徽省人民政府关于申请批准漳州师范学院升格为漳州职业学院的函》(密〔2015〕141号)批复；《XX市人民政府关于收集本市文艺界档案资料的报告》是对《XX省政府办公厅关于做好文艺界档案资料收集工作的函》的回复。

第三，我们都坚持一件事

回复、来信、举报必须坚持“一件事一件事”的原则。一个回复针对一个请求，一个回复针对一封信，一个举报只能回答一个上级提出的问题。“专一做事”的特点很明显。需要指出的是，如果一个单位的几个请求或者几个单位的几个内容相同的请求在同一个办公会议上审批，也要坚持“一件事一件事”的原则，分别答复，而不是一次答复包含几个请求。准备答复也应如此。比如《XX大学教职工代表大会常务委员会关于同意调整相关院校二级教师代表大会常务委员会主任、副主任的批复》将政治学院、美术学院、法学院等院校二级教师代表大会常务委员会主要成员合并为一人，这是极不正确的。

第四，必须有引用的文件

回复，回复，回复报告都是被动的写法，往往在写公文的开头就体现出来了。公文第一段常用“××(×[2017]×)×约××××报送(收到)”等语句，明确说明发文依据。如《国务院关于同意设立“中国品牌日”的批复》(国函〔2017〕51号)开头为:“你局关于设立“中国品牌日”的请示(发改产业〔2016〕2484号)收悉。“在公文的教学和应用文写作中，我们把这部分称为“引用文献”。需要注意的是，引用中提到对方的通信时，首先要引用标题，然后在标题后面加括号，表示通信的文件号。

第五，有固定的主要递送机构

在实际工作中，回复、回复、回复报告的收件人，即主要发送机关，都是有“有事相求”的人；收到回复的是提交“请示”的下级机关；回复的收件人是发出询证函的单位；而报告的接受者是事先询问过的上级机关。如果其他机关也需要知道回复的内容，只能以抄送的形式送达。

六、归档时应“成对”

笔者认为，在办理后整理档案时，应把请示与答复、来信与答复、询问与答复报告合二为一。一般做法是将两份公文编为一号，先答复，后请示，先答复，后来信，先答复报告，后来信，或者以答复和答复的公文为原件，以请示或来信为附件。即使请求与回复、信函与回复、查询与回复报告不是同一年形成的，在归档时也应作为一个整体处理，但必须在备注栏中说明。

回复、回复和回复报告中的“差异”

一、写作方向

根据书写方向，公文可以分为三种类型:下笔、并笔和上笔。下写是指上级机关向下级机关发送的正式文件，上写是指下级机关向其直接上级机关提交的正式文件。上写和下写中的签发机关和接收机关的关系是领导和被领导的关系，或者说是业务指导和被指导的关系。平行文本是在同级机关之间或不附属于同级机关的正式文件。回复、信函、报告只是这三种形式公文的代表语言。回复是典型的下笔，用于答复下级机关的请求，解决下级机关的实际困难或问题，对下级机关的工作给予具体指导，具有较强的行政约束力；该函适用于非附属机关之间的谈判工作、问答问题、请求批准和答复审批事项，是典型的平行文本；报告是典型的向上式，适合向上级汇报工作，反映情况，答复上级询问，使情况更好，便于上级准确有效地指导工作。

二、职能范围

三种语言中，回复、来信、举报，回复只有回复功能，比较简单。然而，信件和报告除了回复功能之外，还有其他功能。信件有很多功能，除了回复信件，还包括发送信件(包括申请信件、咨询信件、询问信件、通知信件等不需要回复的信件)；除了回复报告，还有工作报告、情况报告等。另外，回复只能对应请求的语言，回复可以对应信件，特殊情况下也可以响应请求。这种情况下，直接上级机关授权的办公室(室)可以用“批复”作为“批复”。该报告不仅可以回复上级发布的通知、授权机构的信件等官方文件，还可以回复上级转来的信件或上级的电话。发送文件的原因是灵活多变的。

第三，标题起草完毕

《规定》规定，党政公文的标题由发文机关的名称、事由、语言三部分组成，复函、函件、报告也不例外。但是，三者的称谓不同。回复的标题可以根据回复的不同意见略作调整。如果同意或原则上同意下级机关要求的事项，一般写为“× ×(关于)同意× × ×”的答复；如果不同意下级机关要求的事项，可以写成“× × ×日× ×答复”。当然，不同意的原因应该在回复的具体内容中详细列出。信的标题，如果是寄出的，写的是“× ×信约× × ×”;如果是答复，一般标题中要体现“复杂”二字，写为“×××××××(同意)答复”。不管是什么形式的报告，标题都可以直接写成“× ×月× ×日× ×报告”，有些单位把答复上级询问的报告标题写成“× ×月××日××答复报告”是不合适的。

第四，机构取代了这个词

《条例》规定，文号是“由发证机关代表文件的文字、年份和序号组成的”。发证机关代字是发证名称的重要组成部分，一般由发证机关代字和发证性质代字组成。当行使回复、信函和报告的回复功能时，代理机构应替换不同的字符。

一般回复的文号写“×”字母。如“国务院关于长春市城市总体规划的批复”的正式字为“国函”，“国务院关于同意设立“预防残疾日”的批复”的文号为“国函[2017]89号”。用官方回复代替“X字母”是有原因的。主要原因是官方回复有固定的主发送权限，往往以信件的形式发出。然而，笔者查阅了一些地方行政机关的文件，发现地方机关有许多不同的特点。如《省政府关于编制江苏省襄城高新技术产业开发区的批复》文号为“苏[2016]50号”，“江苏省人民政府关于2016年南通市第六批城市建设用地的批复”文号为“苏政发[2017] 46号”。《上海市人民政府关于同意调整本市城乡居民最低生活保障标准的批复》以《市[2017]44号》为题印发，《湖北省人民政府关于2015年第三批武汉市城中村改造建设用地的批复》以《鄂皮[2015]1062号》为题印发。《苏州市机构编制委员会关于同意调整苏州市人民政府教育督导机构编制的批复》文号为苏编发[2017]11号...笔者认为，虽然《条例》没有明确规定党政公文文号中的“代理代字”，但应按照国务院的惯例统一写成“×”字母，以免混淆。如《北京市人民政府关于昌平新城规划(2005-2020年)的批复》(函〔2007〕7号)、《省人民政府关于湖北省“十三五”高效节水灌溉总体规划的批复》(鄂政函〔2017〕88号)等，代理替代字的使用比较规范。

回复机关写的信比较简单，就是“×”字母，没有任何不同的意思。

报告属于典型的向上风格，机构要写“× fa”。这里的“发”不是指“分发”，而是指采用“文件格式”，以区别于“信函式”公文。作品中经常出现的“××报”、××演示”、××请”、××文“××信”等词语，应统一为“××发”。在这一点上，笔者相当赞同黄泽琼在《应用写作杂志》上发表的文章《机关代字要规范》的观点，在此不再赘述。

动词 （verb的缩写）语言风格

回复、回复、回复报告的写作关系不同，收件人不同，所以语言风格也表现出一些变化。回复是典型的下笔，语言表达简洁、果断、有力，态度明确、坚决，更多使用强制性语言，体现上级机关的权威。在回复引文中，经常使用短语“你单位关于……的请示已收到”。复信作为平行文本，温柔真诚，讲究礼貌，表示对对方的充分尊重。回复报告作为上层语言，表达谦虚和尊重，以示下属对上级的尊重和服从。回复、复信、回复报告的语气和常用语言也不同。在引用一个通信的时候，回复经常用“你单位对……的请示”这句话，然后用“经过研究，回复如下:同意……”这句话来明确表达上级的态度。一般情况下，“你……月……日来信已收”的说法作为非挂靠机关发送回复的参考，称呼对方时使用“贵”字表示对对方的尊重和礼遇。然后，使用“经研究，回复如下:同意……”的句式。在下文中，每当提到对方单位，“贵”字就要起带头作用。回复报告通常用以下句式写:“XXX上收到XXX的来信”或“已知XXX机关(单位)转来的XX文件”，然后“经调查(了解)，现将有关情况报告如下:……”体现对上级工作的重视俗话说“对谁说什么”“在什么山头唱什么曲子”在党和政府的公文写作中有所体现。

不及物动词结论的使用

回复有固定结论。一般在陈述完毕后，会写一个新的行，上面写着“特此回复”，有时也可以写成“特在此回复”或“在此回复”。如果回复主体较长，可以不写结论，代之以“请求”、“希望”。回复通常以“此处回复”或“具体回复”结束。在我看来，最好不要用“这个回复”作为结论，原因有二。第一，因为“本回复”是缩写，所以更简洁有力，上级机关对下级机关的回复中使用“本回复”可以体现权威，而回复的收件人是非附属机关，所以使用“本回复”不合适，以免给对方一种凌驾于他人之上的感觉。第二，避免与用“这个回复”作为结论的回复混淆。回复报告一般使用“特此报告”作为结论。

资料来源:公文写作社