我会很诚实 一名MIT博士后的高效时间管理：1年时间3本书、1次博士论文答辩、发表6+份经同行审议的论文

一年能做什么？如果减去周末和假期呢？如果我们把时间限制在每天8:30-5:30呢？时间管理是我们每个人都必须面对的事情，但这篇文章不仅仅是关于真相。这里有很多生动的例子，可以学到很多实用的小技巧。你还会发现，那些自以为“天生强大”的成功人士，其实日程安排“一塌糊涂”。所以，他们可以，我们为什么不呢？

我一直在寻找“隐藏的宝石”，就是那些工作出色但价值不被世人认可的人。

今天，我请我的朋友卡尔·纽波特(Cal Newport)向我展示他是如何成为——麻省理工学院的博士后研究员、许多书籍的作者和一位受欢迎的博客作者的。这么多事，他是怎么做到的？

卡尔的博客是互联网上最受欢迎的博客之一:研究黑客。他的客座博文“我会教你如何致富”向你展示了如何学习“我会教你如何致富”中教授的原则——当然还有许多其他内容——并将其整合到提高工作效率的方法中。

接下来，您将学习:

如何利用固定的日程效率法——以及我之前提到的“思考、意愿、技巧”三步法(译者注:这主要是用来跟踪管理你的消费情况，点击链接和excel表格查看)——有意识地选择自己想做的事情，忽略无意义的额外作业。

什么时候说不——如何说不

每堂课6万美元的专家如何管理自己的时间

案例研究:如何充分利用你的电子邮件时间

让我们言归正传

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我最近做了一个简单的实验:我记录了50封最近发送的电子邮件的时间戳。从这些时间戳中，我可以看到我如何在一周内(10月22日星期四-10月29日星期四)发送和接收电子邮件。

我的兴趣在于计算我每天花在邮件上的时间。以下是我的发现:

如上图，这一周，我只在6点到7点之间发了一封信，7点以后是0。这个很好解释:我每天五点半左右完成工作。这意味着5:30之后，网络断开，电源关闭，没有待办事项。每当我完成一天的工作，就是放松的时候了。

我必须强调一下，我不是什么懒企业家，公司走上正轨了，我就躺在加勒比海阿鲁巴岛的吊床上监督。我有一份正常的工作(我是博士后)，有很多事情要做。

比如去年夏天，我从麻省理工学院拿到了计算机科学博士学位。在写博士论文的时候，我完成了第三本书的手稿。此稿将在我博士论文答辩后一个月提交给Random House出版社，2010年夏天出版。在过去的一年里，我也在我的博客“学习黑客”上努力工作，它创造了50，000次每月独立访问。同时成功发表了半打以上的同行评议学术论文。

换句话说:我不是懒虫。除了少数例外，我在工作日的8:30到5:30之间做所有这些事情。(我每天的锻炼时间和一个小时的遛狗时间也安排在这个时间段。我真的很喜欢每天五点半以后的自由时间，完全自由。)

我把这种方法称为固定计划生产率法，我从2008年初就开始使用和推荐这种方法。它的哲学很简单:

制定一个你认为最好的工作日程，然后根据实际工作情况进行调整，这样才真正适合你——你用这种方法的时候要冷淡，选择自己应该明白的责任，拒绝别人的时候要有礼貌，不要让别人为所欲为，摆脱无用的任务。

这种方法将对你的控制力、压力水平和完成的重要工作产生深远而有益的影响。

但它的想法并不新鲜。蒂姆·菲利斯的名著《每周工作4小时》建议严格的时间限制。他认为我们做的许多工作效率低下，其重要性值得怀疑。(他用帕金森定律来支持“时间多不一定带来结果多”的观点，很受欢迎。当然，如果你还有疑惑，可以看看《揭露真实的帕金森定律》。相反，他说，如果我们能够确定什么是最重要的任务，并受到严格的时间限制的约束，那么我们会惊讶地发现完成它所需的实际时间非常少。

在这篇文章中，我想告诉你一些成功应用这种方法的真实故事——事业依然成功，但生活质量得到了彻底的提高。

吉姆·科林斯的白板

吉姆·科林斯的商业权威指南作品《从优秀到卓越》和《经久不衰》销量超过700万，他将这些书的成功归功于他的研究原则。

自从去年5月柯林斯接受《纽约时报》采访以来，他已经带领几个由12名本科生组成的研究团队开始收集数据，现在(2009年11月19日)，收集工作仍在进行。但他的书从最初的假设到最后的思考，平均耗时5年左右，花费约50万美元。当他从研究阶段像“和尚”一样进入写作阶段时，他顶多一天能完成一页。

换句话说，柯林斯是一个非常有毅力和勤奋的人。你可能会觉得他和那个在残酷的商业世界里努力工作的工作狂一样，睡觉也不关手机。

但他没有。

在他科罗拉多州办公室的会议室里，有一块白板，上面潦草地写着一个简单的公式:

创新53%

(教学28%)

其他19%

柯林斯多年前就设定了一个“雄心勃勃的目标”。在他的生活中，50%的工作时间应该用于创新性的工作——思考、研究和写作——30%用于教学，剩下的20%用于所有其他事情。白板上的百分比是他每天时间分配的大概情况。他用秒表计时，用电子表格控制进度。柯林斯的例子是典型的使用固定计划效率的方法。

和他水平相当的作家，很容易陷入过度工作的泥潭:熬夜更新Twitter(美国微博)，雇佣员工，精心设计网页，开发系列产品，不放过任何演讲机会。但是柯林斯逃脱了这个命运。

举个例子，柯林斯虽然一次演讲赚了6万多美元，但他每年的演讲不到18场，收入的三分之一无偿捐给了非营利组织。他从不去任何地方推销他的书。他的网页在设计上也很常见。他严格控制自己的生活开支，避免过度依赖收入(他和妻子过去14年一直住在加州的一间小平房里)。他只关心少数员工，必要时喜欢多招志愿者。

《时代》杂志形容他说，“柯林斯先生非常擅长说‘不’。”(他曾经为《今日美国》写过一篇文章:“最好的新年决心是什么？一份“不要做”的清单(最佳新年决心？“停止做”清单。)》)

他固定时间表的生活方式源于一个简单的“让工作变得持久和与众不同”的想法，它的真正实现是由于他“愿意……以对‘做什么’同样的重视程度对待‘什么都不做’”的态度。

柯林斯并不是唯一受益于固定进度效率方法的人...

伊丽莎白的转变

当伊丽莎白·格雷斯·桑德斯(Elizabeth GraceSaunders)开始她的第一份职业——专业文案服务时，她的工作日程简直“极其有害”。

“我会先出去见我的朋友，然后给他们发邮件，”她告诉我，“然后熬夜到凌晨2点，完成手头的项目。”

终于有一天，她崩溃了。“我不是秘书，”她说。"我的任务不是修复摆在我面前的一切。"

桑德斯改用每周40小时工作制。这个新的时间表带来了两个直接的影响。

首先，她发现自己只关注最重要的事情。

比如，由于计划的业务发展时间只有几个小时，她找不到借口去做浪费时间的事情，比如无用的网站微调，查曾经让她熬夜的无用邮件。因此，她可以专注于能够产生结果的核心问题，如电话营销或新产品研发。旧课表内容比较多，但同时也比较琐碎。相反，在这种约束下产生的焦点带来更多的结果。

其次，她发现自己可以帮助客户学会如何适应自己的工作习惯。

“我会在24小时内(不是24分钟)回复你的邮件。在开始一个新项目之前，我需要提前得到通知。如果近期我的日程排满了，我会说‘不’。我可能已经提前决定了下个月的会议日程。”

桑德斯说，“如何以及何时回应请求的选择将产生巨大影响。”

桑德斯的朋友和客户对她放弃文书工作并成为一名“时间管理教练”印象深刻。她现在的工作是帮助其他职业女性达到同样的效果。(最著名的服务是“日程改造”。)

以下是典型的“桑德斯日”:

六点起床，八点半坐在电脑前。

平日里，她前1-2个小时用来做她所谓的“例行处理”，包括检查日程、查看邮件，以及为一天剩下的时间制定详细的计划。桑德斯认为，正是早上的这种“例行公事”让她从浪费时间思考如何开始工作中解放出来，也让她从整天查看电子邮件的“强迫症”中解放出来。

她将通过电话销售大约一个小时。对于民营企业来说，这是最痛苦的事情。但是通过严格地把它固定在时间表上，她可以避免把它推到一边。

接下来的一天，她会按照早上制定的计划进行:通常是客户要求的一些任务和至少一项业务开发工作。

下午五点半结束工作。

大多数企业家会在5:30后工作(并声称这是完全不可避免的)，但尽管桑德斯不像他们，她的事业仍然蒸蒸日上。原因很清楚:她固定的作息时间迫使她只从事有效的工作(电话营销、客户任务、重大业务拓展)，避免把时间花在不实际、只是忙碌的事情上(比如随意调整网页、强迫症一样反复查看邮件、追逐小生意发展机会)。

桑德斯不是我遇到的唯一一个对少做事有助于增加收入的发现感到惊讶的年轻企业家。

婴儿效应

以下故事来自我的好朋友迈克尔·西蒙斯。

他创办了自己的企业，极限创业教育公司，在他毕业后的几年里迅速发展。当时正好在看《每周工作4小时》，开始研究西蒙斯减少工作时间的可能性。我觉得是他自己的公司，为什么不利用这个优势为自己创造更好的生活呢？

我们讨论过这个问题，我告诉西蒙斯，他应该少花时间在电子邮件和社交网络上。

“我别无选择，”他解释道。"每个联系人都可能给我一个重要的合作伙伴或一个有价值的订单."

但是后来，他的女儿哈雷出生了，他和妻子(公司创始人之一)开始轮流照顾她，早上，下午，他的妻子。晚上是家庭时间。因此，他的工作时间从每天10-12小时减少到3-5小时。

哈利的存在迫使他做出改变。他之前一直说不可能，现在也开始严格控制作息时间。他之前也想过自己的职业生涯会受到影响，但原来没有。

西蒙斯向我解释道:“孩子的存在使得‘该做的事情’变成了‘必须做的事情’。“过去，我总是推迟做出关键决定或说‘不’，因为我不想走出自己的舒适区。现在，我真的别无选择。我必须做出选择，因为我的时间被削减了一半。”

“自从我们的女儿一年前出生以来，我们公司已经扩大了两倍多。

固定时间表的作用

柯林斯、桑德斯、西蒙斯也有同样的发现。当严格的时间限制被加入到日程中，不必要的工作被切断，同事和客户重新调整对你的期望，他们发现固定的日程有两个惊人的效果。

第一，所谓必要的东西——无论是电话营销还是专注于核心研究工作来创作一本新书——都只是那些真正重要的东西；而不必要的事情——无论是很容易通过电子邮件发送，还是像强迫症一样不断调整博客模板——都比很多人想象的更加无关紧要。

其次，相对于不稳定的时间表，他们得到更多的关注，因为他们关注的是必要的事情(不是所有的事情)。这些“悖论”——就像柯林斯的书最畅销，桑德斯和西蒙斯的公司发展迅速——表明你可以获得更多的结果。

有固定时间表的生活方式

固定进度效率法的步骤简单明了:

1.选择一个你认为能达到作息最佳平衡的作息时间表。

2.尽一切努力避免破坏时间表。

听起来很简单，但当然也不简单。满足第二条不容易。如果你不能放下目前的项目、责任或工作习惯，你很可能会远远达不到这个理想的时间表。

当你开始想要通过设定一个固定的时间表来提高效率时，有一个简单的事实你必须面对:要坚持这个理想的时间表，需要更激烈的行动。例如，您可能必须:

大幅减少待办事项的数量。

下定决心把那些低效的习惯从你的日常安排中去除。

换来大量的空闲时间，冒着不小心惹恼别人或者让别人失望的风险。

(停止拖延症。

理论上，这些都是硬目标，很难实现。但是当你专注于一个特定的目标——“我拒绝在工作日5: 30后工作！”你会惊讶地发现，上述要求变得不那么难了。

让我们再举一个例子...

案例研究:我的时间表

现在有一个很好的案例可以研究——我读研的时间表。

为了在更短的时间内完成工作，我不得不格外小心地利用这一天。那时候我身边失眠的人太多了，总是一副昏昏欲睡的样子，让我意识到自己是多么容易陷入凌晨3点到中午睡觉的生活方式(这就是臭名昭著的麻省理工生物钟)。

下面，我将与你分享我的一些常用技巧，以便严格遵守固定的时间表:

我说话的结果几乎是冷冰冰的。我们研究生的最终目标是什么？从事能回答重要问题的优秀研究。其他的事情在这个阶段真的不重要(其他的都不重要)。但我的一些同行对这个形而上学问题的回答是:“长时间工作证明你属于这里。”就像这些未来的决策者在未来拿出他们的时间空卡片，声称他们已经非常高效地完成了他们应该做的事情。废话！我当时想做的就是在一年内写几篇好论文，我会以怀疑的眼光认真看待任何阻碍我实现这个目标的事情。这种以结果为导向的特质，让我更能防止各种杂事被挤到日程里。

特别知道什么时候能出成绩，成绩也不总是来得那么快。如果有人把别的东西扔给我，我会老老实实的评价它，告诉它什么时候会排在我的待办清单的第一位。那么我们就在这个日期交流。我要到该做的时候才会开始。如果——如果这很重要——你确实告诉了别人这个明确的日期，你可以避免让他们期待结果，期待结果，并在未来很长一段时间内期待结果。当你坚持“只在截止日期附近开始”这种不成熟的态度时，漫长的提前期也能帮你绕开这一堆事(这些事会毁了你的固定日程)。

(拒绝。如果我的时间表太满，不能按时完成这个新项目，我会拒绝的。

(终止和退出)。如果一个项目失控，开始占用太多时间，以至于我无法完成进度上的其他项目，或者偏离了我对结果导向的要求:我就终止这个项目。如果发生了明显更重要的事情，与我计划中的其他事情发生冲突，我会放弃不太重要的事情。我告诉你一个秘密:其实没人真的在乎你做了什么小调整，放弃了什么。最终结果是别人评判你的依据。如果有什么阻碍你在你的领域取得重要成果，那么你必须问自己为什么要继续下去。

我不在服务区。我经常呆在学校图书馆的角落或者在我公寓的角落里工作。我一天只收发两三次邮件，晚上和周末也不碰邮箱，人家要等一段时间才能收到我的回复。通常不容易找到我。如果有人在周五晚上给我发了一封紧急邮件，需要在周六早上之前处理，他们会失望的。但最终，他们都会适应我的工作习惯。同样重要的是，我不是有意要恶作剧。我从来没有为我的电子邮件设置过错误的自动回复。我只是做我自己，然后人们就会习惯真实的我。

(批处理和习惯形成)。任何日常工作都会逐渐成为一种习惯——习惯就是我们每天那个时候总是做的事情。比如，我总是在午饭后写博客，写下早上发生的第一件事。上课的时候，我会回忆我是怎么分配这周的时间完成作业的。为日常工作制定时间表时，遵循自己的习惯，这样会更容易处理非常规的工作。同时可以防止各种鸡毛蒜皮的小事毁了整个计划。

早点开始。有时候，真的很早。我不能接受在处理重要事情上的拖延。我不喜欢拖延。如果我必须提前2-3周开始做某事，以确保计划按需要进行，我会做的。

我不要求许可。我觉得你认为自己按照自己的喜好设定好时间表后，就会自动按照时间表走，这是绝对错误的。不过，你可以争取一下。这是最宝贵的奖励。而结果就是钱，你要付出代价才能得到。只要能保证完成别人为我付出的主要任务，用自己的方式醒来会让我更舒服。如果我不能产生好的结果，那么人们有权要求更多的干预。

结论

只要你认为可以提高工作效率，你可以填写任何时间限制。你总是忙于一些事情，无论是电子邮件、浏览重要网站还是处理待办事项。当你到了大卫·艾伦的年龄，这个列表将赶上圣经的长度。但是，总会有那么一段时间，你不得不停下来说:我知道我的工作没完没了，现在我必须先接受这个事实。如果不是，你会被这份工作忽悠。它会让你进入一个疲惫低效的日程，让你感到压力更大，无法取得更大的进步。

根据自己的意愿制定一个时间表。然后让其他的都适合你的需求。要灵活。要有效率。如果你不能让事情满足你的需求:是时候换工作了。但是最后，不要妥协。

卡尔·纽波特(Carl Newport)是麻省理工学院(MIT)的博士后研究员，作者，“学习黑客”(Study Hacks)网站的创始人，网络上最受欢迎的学生咨询博主。