上海家化招聘 上海家化 | 人力资源信息化管理实践

人力资源共享中心经理|上海家化

人力资源系统高级总监|上海家化

人力资源信息化的背景

上海家化联合有限公司(以下简称“上海家化”)是一家历史悠久的日化企业，旗下拥有“草药”、“六神”、“美加净”等多个中国知名品牌。

2006年，上海家化利用人力资源信息系统-嘉阳eHR进行人事信息管理和薪酬管理。根据新的业务需求，上海家化于2013年开始选择新系统，最终选择仁科作为人力资源信息的主要数据系统，实现了基于仁科平台的绩效、员工自助、经理自助的信息管理。在建立新系统之前，上海家化进行了一系列的准备工作，包括需求分析、流程梳理、编写用户需求规范、确定规范中的流程和业务部门。

人力资源信息化现状

上海家化使用PeopleSoft的核心人力资源、薪资、员工自助服务、经理自助服务、绩效和缺勤功能模块。PeopleSoft作为主数据系统，与OA系统集成，基于OA平台在前端呈现部分功能，数据信息会传递到后端的主数据库系统。

根据企业人力资源管理的实际应用，上海家化分别购买并搭建了培训系统和招聘系统，并与主数据库系统连接。在系统连接和信息存储的过程中，始终贯彻一个原则:有安全要求的数据和信息存储在PeopleSoft中。比如在线招聘管理，首先会在PeopleSoft平台上显示编制，业务部门根据实际情况提交录用申请。申请通过后，将信息传递到招聘平台，进行招聘流程管理和岗位发布、简历查看、面试安排等招聘数据分析。当候选人进入工作岗位时，招聘系统中该员工的数据将进入仁科系统中的核心人力资源。

人力资源信息系统建设要点

复杂事务简化，简单事务标准化，标准事务面向流程，流程事务基于信息。建立人力资源信息系统，在线实现人力资源流程，可以提高人力资源日常工作效率，改善员工的人力资源服务体验。上海家化认为，在系统建设过程中，梳理流程、明确业务需求、控制网上业务成熟度至关重要。

梳理业务流程

在建立该系统之前，上海家化梳理了一些业务流程，主要按照以下步骤进行。

第一步:确定流程框架(指定系统上线时需要涉及哪些流程)。

第二步:流程分类(是属于某个模块还是跨域，找对人决定业务)。

第三步:划分授权(讨论各个流程，确定原则，划分授权。梳理后，结合流程框架整理出授权表)。

第四步:考察流程的公平性和合理性(重新比较各个流程，考虑流程中是否有需要统一的因素)

在这个过程中，系统构建者和管理者不是业务流程的所有者。所以流程是否合理，需要业务人员考虑。HRIS团队将首先构建流程的整体框架，业务部门将根据这个框架和他们的实际操作来调整流程，并提出他们需要面向电子的节点和面向电子的程度，包括哪些数据需要通过系统存储，以及在哪里检索下一个节点。

明确的需求

需求是整个项目的核心。系统上线后，做改动会消耗大量资源。因此，在人力资源信息系统建立之前、期间和之后，上海家化的HRIS团队成员将与业务部门密切沟通，明确业务部门提出的要求。在这个过程中，HRIS会员将提供结构化的想法，以帮助业务人员清楚地表达他们的需求。

控制在线流程的成熟度

需要上线的流程要保证足够成熟，可以离线运行，否则上线后会有一系列“后遗症”。因此，HRIS人员需要控制要求的成熟度。如果业务流程不成熟无法离线运行，不能满足E的要求，HRIS人事会建议离线运行一段时间。

上海家化在使用嘉阳eHR系统时，采用了“人报”的方式，与未来的业务发展需求不匹配。在使用仁科系统时，决定选择“事后汇报”的汇报方式。但由于这种方式没有积累线下管理经验，需要对相关业务流程进行重组，进行线下试运行后才能继续e-transformation，相当于“打补丁”。因此，控制在线流程的成熟度非常重要。

制度建设过程中的挑战与对策

挑战

在IT资源有限的情况下，帮助业务人员明确自己的需求，有序满足业务需求。

解决方案

在系统上线之前很难完全确定需求。HRIS团队成员将扮演顾问的角色，协助完成需求分析，并帮助业务部门确定大部分需求。在帮助业务定义其需求的过程中，重要的是看流程图是否清晰，逻辑是否能够清晰地框架。如果发现模糊区域，HRIS会员会提醒业务部门，帮助业务部门整理需求。另外，让业务部门用标准语言来规范流程图，比如mark e，这意味着这一步需要在线实现。此时，需要注意这个步骤是在哪个系统上实现的，以及这个步骤的每个节点是否在同一个系统中。如果他们不在同一个系统中，HRIS成员还需要分析成本以及是否影响整个项目的进度，并尽可能找到最佳方案。

上海家化每周召开一次例会，业务、信息技术和HRIS相关成员在会上进行沟通，反馈当前进展，总结问题，对新要求进行评分。月报每月进行一次，由IT部门负责人和HR部门负责人共同参加交流会，集中讨论目前有限的IT资源应该满足哪些业务需求，合理梳理HR业务部门提出的需求，制定后续行动计划。

四种类型的要求如下:

a类:完整业务模块的第一次实现或重新实现。如招聘制度和绩效管理制度

b类:实现完整的过程或独立的功能。例如，分离程序是面向电子的

c类:过程或功能中某一点的优化

p类:潜在需求

上海家化针对不同需求有不同的应对机制:

a类要求:成立专门的项目组，按照完整的项目计划执行

b类需求:根据确定的开发计划，以需求包的形式实施

丙类要求:实时报告，一般在1至10个工作日内实现

p级要求:相关人员进行准备工作

需求提交流程图:

系统上线后，HRIS和IT部门将共同承担运维工作。业务部门人员在使用中遇到的任何问题或新需求，将首先由HRIS会员处理。如果无法解决，则提交给IT部门或由外部资源解决。在整个过程中，HRIS成员负责总结和跟踪问题，更新后及时通知用户，并在发生重大变化时完成用户培训。

人力资源信息和数据的整合

仁科系统实施后，人力资源的数据比以前更加丰富，数据可以辐射到各个层面。保证数据质量，整合数据是数据分析的基础。上海家化人力资源信息化的实现不仅是为了提高人力资源的工作效率，也是为了重视数据，利用数据分析为人力资源战略乃至企业战略提供决策依据。

在数据分析之前，需要保证数据质量。上海家化在保证数据质量上做了一些假设。首先，将系统中的数据分为必要数据和关键数据。必要数据:该数据在员工进入上海家化时录入系统；关键数据:需要保证这些数据的正确性。当数据发生变化时，应尽快更新。这两种类型的数据以不同的方式进行审核。必要的数据将在输入阶段进行审核和验证，并在后续的申请过程中再次验证。在关键数据的基础上，需要在数据流中找到一个节点来检查其正确性。比如结合薪资发放节点检查员工的身份证号是否正确，工会发放6月1日福利时可以确认员工及子女的基本信息。

在进行数据管理时，上海家化将遵循以下两条准则:

一个条目，多个引用。

无论是在招聘系统、培训系统、OA系统还是PeopleSoft系统中录入数据，都只能在后续流程中引用。

重要数据最终转移到仁科系统

重要数据和机密数据最终将从其他系统流向仁科系统。

人力资源信息化建设的发展方向

人力资源信息系统建立后，上海家化人力资源专业人员的工作效率得到了提高。作为人力资源和信息技术之间的翻译者，HRIS团队将在未来的人力资源信息管理实践中继续深入探索，提高其综合能力，推广最佳实践。对HR业务有深入了解，帮助业务部门明确需求，合理安排业务需求优先级。后期，上海家化人力资源信息化建设主要集中在以下几个方面。

移动探索

目前，手机在上海家化员工中的普及率非常高。上海家化也将基于这种情况在人力资源信息管理方面进行思考和规划，希望员工和管理者能够利用手机上的人力资源信息带来的移动产品和服务，更集中地获取信息。目前，上海家化正在思考如何有效整合资源，为员工带来便利。这涉及到企业的IT规划，需要各个部门的配合。在规划时，我们会考虑其他部门是否也需要开发移动产品，是否可以整合他们的需求。此外，上海家化还在考虑是基于微信的企业号、微信官方账号实施，还是在企业内部开发APP。

优化信息平台

上海家化人力资源信息平台将覆盖越来越多的人力资源模块。目前已经推出招聘制度和培训制度。未来，我们将更加注重用户体验，不断优化平台，实现平台自动化，提高系统速度和界面友好性。此外，内部网络会定期升级，也会考虑这方面的资源整合。

改进数据应用

目前，上海家化的人力资源数据应用还处于基础阶段，内部团队也非常关注这个话题。数据分析不仅仅基于技术的发展，还必须找到分析的逻辑。上海家化也在思考如何结合员工生活产生的数据分析人力资源信息系统中的数据，不断探索哪些关键数据可以帮助战略决策。

关于人力资源信息系统建设的建议

选择系统

国际化系统功能全面。如果企业规模大，内部有开发团队，一般会选择这样的系统。如果企业人力资源管理的流程是唯一的，那么在选择系统时就要考虑二次开发的成本和能力。但人员少的企业应结合实际业务需求和企业资源配置，选择符合企业战略发展的人力资源信息系统。

人力资源云平台应该是未来的发展趋势。但是目前国内大部分企业都没有外包payroll，而且国内的Payroll模块在国外成熟的云系统中应用并不理想，这意味着企业要上云平台之后才能构建本地部署的系统。除了小型企业，中国本土企业在使用云平台作为人力资源的主要数据库系统时需要谨慎。

选择供应商

企业在选择供应商时，建议在投标阶段增加一个“面试”流程，便于相互了解。可以重点关注项目经理是否有在同行业其他企业建设人力资源信息系统的经验，项目经理是否遇到并有效解决了企业需要解决的问题。此外，建议企业定期邀请项目总监参加系统建设的关键会议，甚至将此条写入合同。

业务流程梳理

人力资源信息系统建设的前提是线下业务相对清晰，上海家化在系统建设初期就梳理了相关业务流程。主要步骤是:确定流程的总体框架——划分每个流程的授权——考察相关流程原则的合理性和统一性。建议其他企业重新思考该流程，并在系统上线前结合业务环境审查该流程的效率和效益。如果条件允许，建议模拟工艺，不仅要梳理工艺，还要优化E固化前的工艺。因为只有原流程是通过系统实现的，所以不排除原流程不合理或者有一些无效节点。

注:此文为智翔会原创文章。如需转载，请提前联系并注明出处。谢谢！

关于智翔俱乐部

HREC(人力资源情报俱乐部)是一个在中国人力资源领域有影响力的会员制专业组织。截至2016年6月，致翔俱乐部已有2700多家付费会员公司，汇聚了一大批财富500强公司、福布斯2000强公司和本土领先上市公司。

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