个人电子邮箱怎么填写 如何写好一封电子邮件

电子邮件是我们工作中相互交流的主要工具。每天，我们都会收到和发送大量的电子邮件，但是在这个过程中，很多信息很容易被忽略。

那么，怎么发邮件才能避免这种情况呢？怎么写邮件才能得到自己想要的结果？以下建议可以帮助你写一封清晰、高效、成功的邮件。

第一步:不要滥用电子邮件

我们在工作中面临的主要压力之一是收到大量的电子邮件。所以，在你准备写邮件之前，换一种方式思考，问问自己，“这真的有必要吗？”

传播手段从最初的简单发展到现在的多样化。电子邮件不再是一种单一的交流方式。可以用手机或者即时通讯软件处理可能需要反复讨论的问题，甚至可以用相关工具确定不同类型的信息沟通渠道。

另外，电子邮件并没有你想象的那么安全，尤其是很多人不经思考就直接转发电子邮件的时候，所以要避免在电子邮件中分享敏感信息或者个人信息，尤其是当你似乎不希望自己的个人信息和电子邮件信息满天飞的时候。

如果你想传达一个坏消息，如果可能的话，请亲自传达，这样你们可以面对面地向对方传达同情和理解，以弥补这个坏消息的影响。

第二步:善用主题线

网上有一个大家都知道的名人词汇，就是“标题党”。标题有两个作用:吸引你的注意力和总结文章，让你决定是否阅读下面的内容。那么你邮件的主题行也应该这样做。

空带有白色主题行的电子邮件很容易被忽略或被认为是“垃圾邮件”，所以总是有必要使用一些精心选择的词语来告诉收件人这封电子邮件是关于什么的。

如果您传达的信息是一系列普通电子邮件中的一封，如每周项目报告，电子邮件的主题行可能包含解释发送时间的日期。对于需要对方回复的信息，也可以包含需要对方反馈的时间节点，如“12月15日前回复”

以下是一个很好的例子。主题行提供了最重要的信息。收件人甚至不需要打开电子邮件。他们只需要扫一眼收件箱里的提示提醒就知道提醒你开会时间的提示了。

主题:第三十次评审会议将于2018年12月12日上午10: 00在第三十会议室举行

另外，如果你有一条很短的消息要传达，并且整件事可以在标题行中清楚地陈述，让收件人知道他们不需要打开电子邮件就可以让他知道整个消息。

主题:请在本周四下班前将会议材料发给我，谢谢！

第三步:保持信息简明扼要

电子邮件需要简洁明了；保持你的句子简短和集中；电子邮件的主体应该直接而详细，并包含所有相关信息。

与传统信件不同，发一封邮件和发几封邮件的成本没有区别。所以，如果你需要了解一些不同的话题，和别人交流，可以考虑为每个话题单独写一封邮件，这样会让你的信息更清晰，更有条理，也可以让对方一次回复一个话题。

在邮件中找到平衡点非常重要。如果不想有人用邮件轰炸你，你需要把重点放在邮件里，同时对段落或要点进行编号，或者把信息分成小块进行整理，让对方容易阅读理解。

第四步:有礼貌

人们普遍认为电子邮件可能没有传统的电子邮件正式。但是你发的邮件是你自身专业素养、价值观和注重细节的体现，所以需要有一定的正式程度。除非你们彼此非常熟悉，否则要避免非正式的语言、口语、行话和不恰当的缩写。

各种表情符号有时可以阐明你的意图，但最好只应用于你认识的人。

用“到此为止”、“敬礼”、“谢谢回复！”和其他信息作为邮件的结尾，因为收件人可能需要打印邮件或与其他人共享，所以要礼貌。

第五步:注意邮件内容的语气

当我们面对面交流时，我们通过对方的肢体语言、声音和语调以及面部表情来评估我们的感受。电子邮件剥夺了我们的这些信息，这意味着一旦人们误解了我们的信息，我们就无法辨别。

当你在邮件中选择语言时，由于没有视觉和听觉提示，句子长度、标点和大小写可能会被对方误解。

最后，在你点击“发送”按钮之前，花点时间检查一下电子邮件的内容，看看是否有拼写、语法和标点符号的错误。你的邮件尽量体现你的职业形象，而且是衣服的一部分，所以发包含错别字的邮件看起来很不好。

当你在校对的时候，你也应该注意你的电子邮件的长度。人们更喜欢阅读简洁的电子邮件，而不是冗长杂乱的电子邮件。因此，请确保您的电子邮件尽可能短，当然，前提是不能排除必要的信息。