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【怎么连续打印多张word文件】Word批量打印的这一实用技巧一次处理50个公牌!告别效率低下

你好,我是秋小叶~

在工作中,有些问题总是很突然,也很难解决,有时多掌握一项技能不仅能当务之急,还能大大节省时间,更容易提高工作效率。(莎士比亚)。

邮件合并就是这种紧急的技术!你真的掌握了吗?一看就知道了~

豆子的汗珠从额头渗出。空调温度已经降到24,但刚来实习的子君还是觉得热。

上!我赶时间!啊!

老板放下话:训练材料绝对不能出错。

但是看到马上开课,子军发现50多号参训院的参训证还没有实现!威廉莎士比亚、《警》、《国王》、《国王》、《国王》!

把名字一个一个地填在文件上,符合格式,再打印出来并不难,但又费时又费力,容易出错!怎么办?

等等,——好像在特定的课程中看到了:大量打印、邮件合并!

没错,没错!只要有一个模板,一份名单就可以一次性全部打印出来。(威廉莎士比亚,模板,模板,模板,模板,模板)

子军立即开了《和秋叶一起学Word课程》,目前正在学习。只用了4步,几分钟就完成了!详细步骤如下:

01准备名单

为了打印,首先要整理目录表格。你想名牌上出现什么信息,就要准备哪个。这次子君要做的这块,只要名字就够了,所以准备了下表。

02面除法

接下来,必须在Word中创建划分布局大小的模板。

首先,打开右键单击集成向导,然后激活“标签”集成类型。

具体步骤是打开Word软件,单击按钮,然后单击选项。

邮件

开始合并邮件

邮件合并分发向导

标签

下一步

然后,在“标签选项”下设置特定参数,并配置此标签的高度和宽度等。Word会根据此大小参数自动将页面拆分为相同的布局,从而提供在一页内打印多个标签的效果。操作效果如下图所示。

动态图有点快。可以按照以下步骤操作。

单击“标签”选项。

选择纸张为A4(纵向)。

新标签、弹出式标签特性设置窗口;

填写标记名称和参数后确认。

在这种情况下创建的详细参数如下图所示。单击“确定”后,可以自动在A4纸页面上用不可见的表格框架绘制四个大区域,以填充标签内容。

确认后可以直接进入下一步。但是,其中的每个参数具体意味着什么?为什么这样设定?不理解的话,会稀里糊涂地反复调试。

因此,必须找出每个参数如何影响页面上的标签大小、位置和打印数量。

这些参数,表面看起来很复杂,结合图示和字面意思去看,其实也很简单。

是不是有点晕?没关系,看一个具体的例子,假设我们需要一个宽 6 cm、高 9.6 cm的参训证,如下图所示:

那么我们在这栏就需要如上图设置。为了方便裁切,每个参训证之间、参训证和页面边缘都需要留一定的空隙。所以有边距选项,而纸张的规格和标签尺寸定下来后,一页纸能够容纳标签的数量是有限制的。

在参数选项中需要特别留意两点:

❶ 默认的横标签数、纵标签数可能为 0,如果不先修改,可能弹出警告窗口无法进行下一步。至少设为 1,本案例中的标签尺寸在 A2 中可以容下 2 个,所以设为 2。

❷ 仔细留意纵向跨度和横向跨度,默认情况下会和纸张尺寸一致,修改标签高度和宽度后,标签和标签的间距会很大。

所以标签参数的设置顺序通常是:

❶ 调节横标签数、纵标签数;

❷ 上边距,侧边距(=上边距);

❸ 标签高度,标签宽度;

❹ 纵向跨度(= 高度 + 上边距),横向跨度(= 宽度 + 侧边距)。

回到前面的案例,预留上边距和侧边距为 1 厘米。高度和宽度设为 9.6 和 6 后。纵向宽度设为 9.6+1,也就是 10.6,横向宽度 6+1,也就是 7。这样能确保页面上能够排得下横向 2 个、纵向 2 个标签。

啰嗦了一堆原理,下面该动手导入名单和打印输出了。

03 导入名单

上一步仅仅是利用标签参数配置,将页面划分了板块,看起来好像什么都没有发生。实际上已经生成了一个隐形的表格框架。不信?工具栏里是不是多出来一个表格工具?

切换到布局,点击查看网格线,就可以看到这个隐形的表格:

但是,隐形的表格可不行!因为打印出来以后,看不到这些线,那就没办法对照着裁切啦!怎么办?加上表格边框就可以了。

我的做法是,点击一个单元格,设置外框线。然后再逐个点击其他需要加框线的单元格,按【F4】。

框架已经现形,就等着填入内容啦!接下来是非常关键的导入数据源操作。

❶ 在右键合并向导中继续点【下一步】;

❷ 点击【浏览】按钮;

❸ 选择第一步准备好的人员名单 Excel 表;

❹ 选择存放名单的工作表,确认,这样就将所有名单导入这份 Word 模板中来;

❺ 继续填入需要的内容,比如公司 logo。

04 合并,全部打印

接下来,就是将导入的名单数据源,插入到模板中,设置好格式以后,将第一个标签的内容,复制粘贴到其他格子里。

完成以上设置后,【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】-【标签文档完成】,打印然后裁切即可。

按下预览结果,就可以看到最终的打印效果:

完成合并打印文档,可以直接将整份名单的数据合并到 Word 中并输送给打印机,一次性打印出来。你也可以选择【编辑单个文档】生成一份包含所有标签的 Word 合成文档,再打印,效果也是一样。

步骤看起来很多,但实际上,熟练操作下来一气呵成。更重要的,打印 1000 份,要做的步骤也是这么多,以后要重新打印另外一份名单,直接换掉 Excel 表里的数据就可以了。真的是一劳永逸的事情。

以后再有人问,怎么批量打印证书?

邮件合并!

怎么批量打印邀请函?

邮件合并!

怎么批量打印工资条?

邮件合并!

邮件合并!

还是邮件合并!

总而言之,言而总之,

想要批量打印?首选邮件合并!

经过这一次任务,子君暗自庆幸:幸好之前就练过,才能那么快想到解决方法,并熟练完成啊!

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