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俗话说：“写好excel，下班早。”作为数据从业者，工作最常用的工具是Excel。如何利用它提高生产力？这是我们今天讨论的话题！

你们发现了吗？外国人做的excel表格一般都很漂亮。

再看一遍我们常见的票，一句话也很难说。

不管是在企业做财务，还是做四大审计，一个共同的技术是Excel要从666起飞！

那么问题是，Excel的技术那么多，作为财务，怎么样才能完全精通呢？达到什么水平才能使Excel表格好看实用？

Excel技术有1000多万种。事实上，精通的话，只要学习4 1，4个核心函数，SUM、IF、VLOOKUP、SUMIF、1个透视表就是阶段篇。澄清这五点，工作中Excel要解决的基本上问题不大。

求和函数(数学)

重要性：

学习难度：

在日常工作和学习中，SUM应用非常广泛，是作为初级函数学习的。因此，总的来说，SUM函数难度不高，但应用性很广。但是不能因为单纯而小看山姆。还有不为人知的小技巧！

一、累计总数

下图是一个企业每一天的销售业绩，需要计算每日累计金额。

在单元格D2中输入公式=sum (c $ 23360c2)，然后按Enter键完成后向下填充。

注意：此时，C$2必须锁定行目标。这将在下拉过程中创建从第二行到下一行的参考区域。

二、合格单元格的总和

合并单元的总和一直是让新手头疼的问题。

选择单元格D2:D13区域，在公式编辑栏上输入公式=sum(c 23360 c 13)-sum(d 3360d 14)，然后按Ctrl Enter键完成，如下图所示。

注：第二个SUM函数的区域范围必须放错位置。否则，将报告错误。

三、具有小计的单元格总和

有小计的单元格到底怎么合计？在储存格C9中，输入公式为=sum (c23360c8)/2。按Enter键完成。如下图所示。

注意：这里使用自己小计和总计的过程是重复计算上面的数据，所以除以2可以得到不重复的结果。正是想要的结果。

四、汇总文本的方法

在一些更不规范的表格中，字母和数字的混合有问题，给总和带来了一定的困难。(莎士比亚)。

在储存格C12中，输入下列公式：=SUM(-=SUM(-SUBSTITUTE(c 2: c 11，'元'，''))

按Ctrl Shift Enter组合键完成。

ndex=6" width="640" height="452"/>

注意：这里的公式两边的花括号不是的手动输入的，而是在按组合键后系统自动添加上去的。

五、多工作表求和

下表中是4个月的业绩统计，每个工作表的里面的张成的位置都是一样的，求张成的1-4月的提成统计。

在F5单元格中输入公式：=SUM('1月:4月'!C2),按Enter键完成填充。如下图所示：

注意：在Excel中是支持上面的这种引用的，但是在WPS里面貌似不支持。并且要注意每个表中的结构或者数字的固定的位置是一样的，才可以使用这个公式。

六、多区域联合计算

在有些工作表中，我们并不需要对连续的区域进行求和，可能是对不连续的某几个区域进行求和。

如下图所示，计算1-2月，3月以及5-6月的合计。

在H2单元格中输入公式，按Enter键完成后向下填充。

=SUM(B2:C2,E2,G2)

注意：这里使用逗号将各个不连续的区域连接起来的引用方式叫联合引用。

七、条件求和

除了SUMIF，SUMIFS之外还可以使用SUM函数来进行条件求和。

在G4单元格中输入公式：=SUM((B2:B11="日用")*(E2:E11))

按组合键<Ctrl+Shift+Enter>键完成后向下填充。如下图所示：

八、条件计数

除了上面的求和之外，SUM函数还可以代替COUNTIFS，COUNIF函数进行计数。

在G4单元格中输入公式：=SUM(1*(B2:B11="日用"))

按组合键<Ctrl+Shift+Enter>键完成后向下填充。如下图所示：

IF函数（逻辑）

重要程度：★★★★

学习难度：★★★

IF函数是Excel逻辑家族的扛把子，只要是逻辑判断就可以说离不开IF函数。IF函数很简单，几乎接触过Excel的人看到都能理解。下面我分享一下财务人员最常用到的IF函数。

比如：如果已付清，则为“关账”，如果未付清且金额大于3000元，则为“立即摧账”，如果未付清且小于3000元，则为“状态正常”。

在H4单元格中输入公式：=IF(E2="否",IF(D2>=3000,"立即催账","状态正常"),"关账")，按Enter键完成后向下填充。

注意：通常情况下，IF函数经常与其他的逻辑函数一起使用，比如AND，OR，NOT等函数。该函数在使用的时候一定要注意前面的关联的逻辑。

最后，IF函数配合VLOOKUP函数可以实现反向查找，双条件查找。

VLOOKUP函数（筛选）

重要程度：★★★★★

学习难度：★★★★

VLOOKUP被称为Excel中的效率之王，但是95%的Excel使用者都不能很好使用VLOOKUP。但是，VLOOKUP函数又是Excel中的大众情人。有平台曾经做过“如果只能选择学习Excel中的一项功能，你会选择哪个”的调查，VLOOKUP函数竟然高居第二位。

在我们的工作中，基本每天都会遇到这样的场景。比如从总表中，根据姓名匹配身份证号信息，根据考核等级确定奖金比例。

这些工作本质上都是匹配调用：匹配同样的数据，调用出我们需要的数据。要解决这个问题，最常用到的就是VLOOKUP函数。

那么VLOOKUP函数究竟如何使用呢？

VLOOKUP函数语法结构：VLOOKUP

(Lookup_value,Table_array,Col_index_number,Range_lookup),即VLOOKUP（查找值，查找范围，返回的数值所在的列数，精确匹配还是模糊匹配）。

一、VLOOKUP函数精确匹配，返回你需要的唯一数据

比如根据姓名匹配身份证号信息，对于这种匹配调用唯一的数据，就要用到VLOOKUP函数的精确匹配了。

操作步骤：查找范围为绝对引用，可按快捷键F4，精确匹配下参数为0或FALSE。

注意事项：查找范围和要返回的数值所在的列数都是要从查找值所在的列开始计算。

VLOOKUP查询调用精确匹配

二、VLOOKUP函数模糊匹配，返回你需要的区间数据

比如根据考核等级确定奖金比例，对于这种在区间范围内匹配调用数据，就要用到VLOOKUP函数的模糊匹配了，这个功能完全可以替代掉IF函数的多层嵌套，再也不用为写错顺序发愁。

操作步骤：查找范围依然为绝对引用，可按快捷键F4，模糊匹配下参数为1或TRUE。

注意事项：等级表的编制要从小到大

VLOOKUP查询调用模糊匹配

说清楚大方向之后，我们来分享一下VLOOKUP的几个常规操作方法：

1、常规查找

查找姓名对应的销售额。在F3单元格中输入公式=VLOOKUP(E3,$A$2:$C$9,3,0)，按Enter键完成。如下图所示：

2、日期查找

在查找日期的时候查找的结果通常会是一串数字，为了使日期能够返回相应的格式，那么需要配合TEXT函数才能完成查找需求。

在F3单元格中输入公式

=TEXT(VLOOKUP(E3,$A$2:$C$9,2,0),"yyyy/m/d")，按Enter键完成。如下图所示：

注：如返回格式为2018/12/03，则TEXT的第二个参数的格式可以设置为“yyyy/mm/dd”即可。

3、查找的值为空时

在当查找的值为空时，通常情况下会返回结果为0，那么如果让结果返回空白呢，解决的方法就是在公式后面一个“”。

在F3单元格中输入公式=VLOOKUP(E3,$A$2:$C$9,3,0)&""，按Enter键完成。如下图所示：

4、当查找的目标格式不统一时报错如何解决

（1）如果查找的目标值是文本格式，而数据区域中是数值格式。

如下图所示，A列中的员工编号为数值格式，而F3单元格中的员工编号为文本格式。

在G3单元格中输入公式：=VLOOKUP(--F3,$A$2:$D$9,4,0)，按Enter键完成。

注：--为两个负号，即减负的意思，可以理解为负负得正，这里是把文本强制转换为数值，所以问题就很容易被解决了。

（2）如果查找的目标值是数值格式，而数据区域中是文本格式。

如下图所示，A列中的员工编号为文本格式，而F3单元格中的员工编号为数值格式。

在G3单元格中输入公式：=VLOOKUP(F3&"",$A$2:$D$9,4,0)，按Enter键完成。

注：&""是强制地把数值格式转换成文本格式。

5、区域查找

有时候需要查找某一个值处于那个区间里。比如查找下列的销售额对应的销售提点为多少。在E2单元格中输入公式：=VLOOKUP(D2,$H$2:$I$8,2,1)，按Enter键完成。

注：这里使用该函数最后一个参数为1，即模糊查找，来确定查找的值处于给定的那一个区间。

6、模糊查找

VLOOKUP函数也是支持模糊查找，即支持通配符查找。

查找姓名中带有“冰”字的员工的销售额，在H3单元格中输入公式：

=VLOOKUP("*"&G3&"*",$B$2:$D$9,3,0)，按Enter键完成。

注：如果要查找以“冰”开头的那么公式的第一参数为："*"&G3; 如果查找以“冰”结尾那么公式的第一个参数为：G3&"*".

7、查找顺序与数据区域中顺序一致的多项时

VLOOKUP函数查找顺序一致的多项时，可以借助COLUMN函数构建查找序列。

在H2单元格中输入公式：=VLOOKUP($G2,$A$2:$D$9,COLUMN(B1),0)，按Enter键后向右填充。

注：COLUMN函数是返回列号。第一个参数一定要锁定列号，这样才能正确的结果。

8、十字交叉查询

VLOOKUP函数如果有两个条件是呈现十字交叉时且顺序与数据区域中的顺序不一致时，可以与MATCH函数完成查询。

在H2单元格中输入公式：

=VLOOKUP($G2,$A$2:$D$9,MATCH(H$1,$A$1:$D$1,0),0)，按Enter键完成后向下向右填充。

注：一定要锁定VLOOKUP函数的第一个参数的列号，MATCH函数的第一个参数的行号，这样才能得到正确的结果。

9、多条件查询

VLOOKUP还能进行多条件查询，这个用法相信有很多人不知道吧。

在I2单元格中输入公式：

{=VLOOKUP(G2&H2,IF({1,0},$A$2:$A$9&$B$2:$B$9,$D$2:$D$9),2,0)}

按组合键<Ctrl+Shift+Enter>完成后向下填充。

注：公式两边的花括号不是手动输入的，而是按组合键后自动输入的。VLOOKUP的第三个参数为2，第四个参数为0是固定的。

SUMIF函数（条件计数）

重要程度：★★★★

学习难度：★★★

SUM的意思是“加和”，再加上“IF”，意思就是对范围中符合指定条件的值求和，即满足相应的条件才进行计算。

在工作中，大部分场景都不是对所有数值进行求和，而是根据一定的条件筛选后在一定范围内进行计算，比如统计某个产品的销售额情况，统计某个部门的人员工资情况。

要解决这种条件求和问题就要用到SUMIF函数了。

SUMIF函数结构：=SUMIF(条件范围,条件,求和范围)

SUMIF函数有一个强化版本，即多条件版本——SUMIFS。例如，下表是一份应付账款的借款明细表。请按右面的条件进行统计。要求：已付清企业的应付款额大于30万的平均值。

在G5单元格中输入公式：=AVERAGEIFS(C:C,E:E,"是",C:C,">300000")，按Enter键完成。

注意：该函数是求平均值的函数，如果除数为0的情况下会返回错误值"#DIV/0!"，即没有满足条件的值的时候会报出错误值。

数据透视表

重要程度：★★★★★

学习难度：★★★★

数据透视表是数据分析的神器，我们日常工作中要统计的各种报表都可以通过这一功能来实现。

作为一种交互式的图表，它允许用户根据需要对各类数据维度进行划分，通过快捷地拖动各类数据维度，将他们进行不同的重组，实现我们想要的结果。

一、拖拖拽拽”，快速制作统计报表，完成数据统计

根据你需要统计的数据维度和表格结构，“拖拖拽拽”，快速制作出你需要的统计报表，完成相应的数据统计。

操作步骤：选中原始数据表中的任意单元格—【插入】—【数据透视表】—【数据透视表字段及区间】—根据报表行列呈现需要，在字段列表中选定该字段并按住鼠标左键拖放到下方的矩阵窗口中，数据透视表布局即完成。

二、多种数值统计方式，轻松完成

数据透视表提供了求和、计数、最值、平均值、标准差、百分比等多种数值统计方式，你想要的结果它都可以呈现

操作步骤：需要几种统计方式就拖入几次计算【值字段设置】—【值显示方式】—【百分比】。

数据透视：多数值计算

三、根据时间变化创建组，报表多元显示

不只是日期，数据按照月份、季度、年度或者它们的组合展示，统统都可以。

操作步骤：选中任一日期数据，右键创建组，选中月份，按住CTRL,再选中年，可以随意组合的。这个也可以进行年龄分段统计等问题。

数据透视-创建组-时间

四、城市组合成区域，只要手动创建一下

北京、天津、沈阳，这些城市如何组合成【华北区】？老板就要的大区级的数据统计，我该怎么办？不要担心，手动创建一下，瞬间完成

操作步骤：选中要组合的标签（CTRL进行多选）—右键创建组—修改数据标签。

数据透视-创建组-区域组合

五、数据透视表下，数据排序依然有效

在数据透视表下，将数据升序、降序或者你自己定义的顺序排序？

操作步骤：选中要排序的任一一数据—右键选择排序—选择升序或者降序。如果是自定义排序，先通过【选项】嵌入自定义排序，然后再选择升序或者降序操作。

数据透视表：排序

六、数据也可筛选，想要什么找出什么

找出销售量TOP3的明星销售员？筛选一下，就是这么简单

操作步骤：选中任一一数据标签—右键筛选—【前10个】—修改为按照销售额最大的3个。

数据透视表：筛选

七、数据变化了，刷新一下，数据透视表随之而动

根据统计的维度，我们就可以制作数据透视表模板了。数据一有变化，我们就更新一下，统计结果马上出来，连“拖拖拽拽”的功夫都省了，这就是自动化！

操作步骤：选中数据透视表中任一数据—右键点击刷新。这个刷新操作是无法自动完成，手动一下，手动一下就好。

数据透视表：手动刷新

八、总表分多表，利用筛选器，告别复制粘贴

从系统内导出的总表数据，如何根据我们的需要，比如销售城市、销售部门等标签分成多个分表呢？数据透视表中的筛选器瞬间实现

操作步骤：将分表的数据标签拖入数据透视表中的筛选器—数据透视表选项—显示报表筛选页—确定。

双击各个报表的汇总值，符合要求的原始数据就显现了！

数据透视表-筛选器-分页

九、数据按照时间轴滚动，日程表来了

让重要数据按照时间轴展现？怎么可能实现得了。插入一个日程表，就足够了。

操作步骤：选中数据透视表任一单元格—插入日程表，拖拉一下日程表下方的滚动轴，想看哪个月就看哪个月，想看哪几个月就看哪几个月。

数据透视表—插入日程表

数据透视表的功能是不是很强大，如果再让你完成100张数据统计报表，是不是工作效率瞬间倍增。

但在这里，还是要给大家一个小贴士：

数据透视表好用，但原始数据一定要规范：数据标签行只有一行、数据完整、不要汇总统计、不要合并单元格、数据格式规范。千万要记住！

让EXCEL变得更专业

以上，是今天给大家分享的Excel的的基础技能和进阶技能。完成了基础的底子，我们再来考虑怎么让Excel变得好看，以及让我们的效率变得更高！现在我们再回到文章开始的问题，怎么让Excel变得更加商务，像老外的Excel那样漂亮！

我们对老外的表格好看的原因进行了归纳，下面我们按老外的思路改造我们的表格。

第1步：更换和弱化表格线，突出显示数据。

• 去掉表格背景网络线
• 除表头和表尾外，数据部分用浅灰色表格线。
  

第2步：设置隔行背景色，可以选浅灰或浅蓝色填充

• 填允一行后，用格式刷向下刷
• 稍增加行高

第3步：修改字体类型。

• 标题用黑体
• 数字用Arial
• 汉字用微软雅黑
• 合计行字体加粗

第4步：用条形图增加的年合计的可视性。

选取G5:G11 - 条件格式 - 数据条

完工！

如果表格不需要打印，我们还可以换另外一种风格：

• 表头深色背景，白色字体
• 中间用浅色填充，表格线用白色细线
• 表尾灰色背景

或

也有同学说，为什么不直接套用表格？套用后你会发现，结果并不是你想要的。

另：老外还有3个常用法宝

• 填充色用同一个色系，让数据和背景一体。
• 控件的使用方便筛选数据，又增强了商务感。（通过定义名称引用控件数据生成动态数据源）
• 小图片的装饰。

其实Excel漂亮并不意味着花梢，表格设计就是要突出和展示数据，达到这个目的，又能看上去很舒服。就是完美又好看的Excel表格。