【excel怎么复合框】自学Excel 8:输入和编辑数据(基本任务)

数据输入和编辑是Excel的基本任务，Excel的所有高级功能都基于数据处理，要处理数据，必须先将相关数据输入工作表，然后执行编辑和分析。可以在Excel中输入的数据包括文本、数字、日期、公式、图表、声音等。

根据情况，使用不同的数据输入和编辑方法和技术可以有效地提高工作效率。

一、数据输入：

1、输入纯数字或文本：

选择单元格或单元格区域后，可以直接在该区域中输入，输入的数据将显示在编辑栏和单元格中。

数据输入完成后，可以按[Enter]确认。

按[Enter]键时，默认情况下会选择下方的单元格。要在按“Enter”后更改启用了“下一步”的单元格，请单击“文件”，单击“选项”，在弹出的“Excel选项”对话框中单击“高级”，然后选择“按Enter后移动”

按 Enter键，然后移动选定对象

输入完成后，您还可以按[Tab键移动到右侧单元格，或按方向键选择其他单元格。

汇入资料时，底部状态列会显示「汇入」一词。

编辑栏的左侧将显示“”和“”按钮。单击“”按钮确认当前输入，单击“”按钮取消输入。

单击“”按钮可确认输入，但不会更改当前活动的单元格。

编辑栏和状态栏

2、输入日期和时间：

日期和时间是特殊的数字类型，在单元格中输入系统可识别的日期或时间时，单元格格式将自动转换为日期或时间格式，因此不需要特殊设置。

在单元格中输入的日期或时间默认为右对齐。如果无法识别输入的日期或时间格式，则输入内容将被视为文本，并在单元格内左对齐。

(1)、输入日期：

在Excel中，日期输入主要有三种方式。

1)使用破折号“-”分隔符(例如2021-12-1)。

2)使用斜线“/”分隔符2021/12/1。

3)输入使用汉语的“年月末”，2021年12月1日。

输入日期

(2)、输入时间：

时间由小时、分钟和秒三部分组成，输入时必须用冒号“:”分隔。

输入时间时，系统默认为24小时制。要输入12小时制时间，必须在输入的时间后添加空格，上午时间必须以字母“AM”或“a”结束，下午时间必须以“PM”或“p”结束。

小时输入

可以在同一个单元格中输入日期和时间，但两者必须用空格分隔。

二、数据格式：

Excel提供了多种数据格式功能，以提高数据的可读性。您可以根据资料的意义和表现法需求调整显示外观，以达到与简报相符的效果。

1、使用功能区命令快速设置数据格式：

在“开始”选项卡中查找“数字”命令组，然后单击“数字格式”复合框中的下拉按钮，可以快速选择数据格式，包括常规、数字、货币、时间、百分比、分数、科学计数和文本。

快速数据格式

2、要使用“设置单元格格式”对话框设置数据格式：

要打开“设置单元格格式”对话框，可以使用以下方法：

1)右键单击要设置格式的单元格或区域，然后从弹出式快捷菜单中选择“设置单元格格式”。

2)在“开始”选项卡中，找到“数字”命令组，然后单击“数字格式”复合框中的下拉列表

按钮，选择最下面的“其他数字格式”；

3）在【开始】选项卡上找到【数字】命令组，点击右下角的扩展按钮；

4）按【Ctrl】+【1】。

在弹出的“设置单元格格式”对话框中选择相应数据格式即可。

设置数据格式

3、使用键盘快捷键快速设置数据格式：

【Ctrl+Shift+〜】：设置为常规格式，即不带格式

【Ctrl+Shift+%】：设置为百分数格式，无小数部分

【Ctrl+Shift+A】：设置为科学记数法格式，含两位小数

【Ctrl+Shif+#】：设置为短日期格式

【Ctrl+Shift+@】：设置为时间格式，包含小时和分钟显示

【Ctrl+Shift+!】：设置为千位分隔符显示格式，不带小数

三、设置固定小数位数：

输入小数在Excel表格中非常常见，用常规的方法输入不仅容易出错，而且效率较低。如果要输入的小数部分的位数都一样，可以通过“自动插入小数”点功能指定小数点位数，输入的数字将自动变成含有设定小数位的小数。

自动插入小数

四、设置数据的有效范围：

Excel提供了设置数据有效范围的功能，使用该功能能够对单元格中输入的数据进行限制，以免输入不符合条件的数据。

在功能区打开【数据】选项卡，单击【数据工具】组中的【数据验证】按钮，在下拉菜单中选择【数据验证】。

在弹出“数据验证”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择数据类型，在“数据”下拉列表中选择限制类型，在“最小值”和“最大值”文本框中输入允许的最小值和最大值。

切换以“输入信息”选项卡，在“标题”和“输入信息”文本框中输入提示信息。

切换到“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表中选择图标样式，在“标题”和“错误信息”文本框中输入标题文字和警告文字，完成设置后单击【确定】按钮即可。

要删除创建的数据有效范围设置，可以单击【全部清除】。

设置数据的有效范围

五、自动填充数据：

在Excel中经常会遇到输入一个序列数据的情况，例如表格的序号、月份等。此时用“自动填充”功能可快速完成。

在Excel中可以实现自动填充的"顺序”数据被称为序列。

1、自定义序列：

单击功能区上的【文件】选项卡，选择【选项】，在弹出的“Excel选项”对话框中单击【高级】 ，点击【常规】区域中的【编辑自定义列表】按钮，弹出“自定义序列”对话框。

对话框左侧的列表中显示了当前Excel中可识别的序列，用户可以在右侧的【输入序列】 文本框中手动添加新的自定义序列，或者导入已经存在的自定义序列。

完成后按【确定】。

自定义序列

1、使用填充柄填充数据：

在Excel中，可以使用填充柄将文本、数字、日期等格式的数据自动填充到单元格中。

选中包含数据的单元格或区域，将鼠标指针移到右下角，当鼠标指针“+”形时，按住鼠标左键并拖动到目标位置。

点击右正解的【自动填充选项】按钮，在快捷菜单上选择相关选项即可。

使用填充柄填充数据

2、填充相邻单元格中的数据：

在填充数据时，除了通过拖动填充柄快速填充外，可以使用功能区的“填充命令”将相邻单元格的内容填充选中的单元格。

单击功能区【开始】选项卡下【编辑】组中的【填充】按钮，在下拉菜单中选择相应的方向，则将相邻单元格中的内容填充到选中单元格中。

填充相邻单元格中的数据

如果在一个单元格中输入数据，然后选中相邻的若干个单元格，在下拉菜单中选择“序列”，弹出“序列”对话框，进行相应设置后点击【确定】，则以设定的序列进行填充。

序列填充相邻单元格

六、编辑单元格数据：

1、删除单元格数据：

1）选中要删除数据的单元格，单击键盘上的【Backspace】或【Delete】键。

2）鼠标右键单击要删除数据的单元格，在快捷菜单上选择“清除内容”。

3）单击功能区【开始】选项卡下【编辑】组中的【清除】按钮，在下拉菜单中选择相应的选项即可。

删除数据

2、编辑单元格数据：

如果需要修改单元格数据，用以上方法删除单元格数据后重新输入即可。

七、添加和编辑批注：

除了可以在单元格中输入数据外，还可以为单元格添加批注。批注是附加在单元格中，对单元格的内容进行说明注释的。

1、添加批注：

1）鼠标右键单击要添加批注的单元格，在快捷菜单上选择“插入批注”。

2）单击【审阅】选项卡【批注】组上的【新建批注】。

添加批注

2、显示或隐藏批注：

完成批注输入后，用鼠标单击其他单元格即表示完成了添加批注，此时批注内容呈现隐藏状态，只在单元格右上角显示出红色标识符。将鼠标移至包括标识符的目标单元格上时，批注内容会自动显示出来。

可以鼠标右键单击包含批注的单元格，在弹出的快捷菜单中选择【显示/隐藏批注】命令；或者点击【审阅】选项卡上【批注】组中的【显示/隐藏批注】按钮，切换批注的“显示”和"隐藏”状态。

显示或隐藏批注

3、编辑批注：

鼠标右键单击包含批注的单元格，在弹出的快捷菜单中选择【编辑批注】；或者点击【审阅】选项卡上【批注】组中的【编辑批注】按钮，就可以对批注进行编辑。

编辑批注

4、删除批注：

鼠标右键单击包含批注的单元格，在弹出的快捷菜单中选择【删除批注】；或者点击【审阅】选项卡上【批注】组中的【删除】按钮，就可以对批注进行编辑。

删除批注