电子邮件英语 如何撰写专业的英文电子邮件

概要

在与外国教授、研究人员或大学行政人员交流时，礼貌标准的英文邮件写作风格会给你的专业研究人员的印象增加很多。这篇论文教你如何写一封专业的英语邮件。

新毕业生和新研究人员可能害怕写专业邮件，尤其是在使用非母语英语的时候。大多数人习惯于给朋友发送方便的非正式信息，这些信息往往包含俚语和缩写，缺乏正式的语言结构。但是，在与教授、研究人员或管理人员交流时，礼貌标准的电子邮件写作风格会给你的专业研究人员的印象增加很多。专业邮件写作的两个要点是正式语气和简洁写作。

正式语气

正式的语气可以传达你对收件人身份的尊重，提高邮件的专业性。为了避免使用缩写和俚语，有必要使用礼貌的表达方式，如“请”、“谢谢”、“对不起”、“道歉”、“如果可能”和“随意”。专业邮件也要有规范的结构，在正文的开头和结尾使用相应的文字。特别是，在邮件开头用“亲爱的”代替“嗨”或类似的非正式问候。正式的结语包括“真心”、“谢谢”、“最美好的祝愿”、“最美好的敬意”。在特定语境下，尤其是从未见过收件人时，应使用头衔和姓氏(如“史密斯女士”、“史密斯先生”、“史密斯博士”或“史密斯教授”)而不是名字或全名；只有在获得许可或者收件人在回复中签名的情况下，您才能考虑使用更非正式的问候语。

简洁的文字

与你交流的人可能忙于教学、科研和/或行政工作，所以最好保持邮件内容简洁，以示对对方宝贵时间的尊重。不要开门见山地介绍自己。你的签名将在文章的末尾。没有必要自我介绍。如有可能，请将文字限制在几个字以内，并说明推荐人(如有)。如果对方不理解你，简单介绍一下你的背景，明确信中的意图和期望(经常请求)，最后表示感谢占用对方的时间。因此，有效的专业邮件长度应控制在2-5句之间。邮件主题栏也应该直接显示你来信的意图。

例子

在一个常见的案例中，比如一年级或者二年级的研究生需要联系教授，了解教授的研究内容，尝试加入教授的研究团队。这种情况会特别打击学生的积极性，尤其是当学生几乎没有科研资历，对方比较权威和/或从未见过面的时候。下面的英文邮件例子适合这种情况，专业，简洁，符合上面给出的建议:

主题:会议要求

亲爱的Arc博士:

史密斯博士建议我联系你。本人是免疫学一年级研究生，对先天免疫有兴趣。如果可能的话，我有兴趣了解更多关于你的研究和你的研究小组中潜在的轮换机会。请告诉我你下周是否有空见面。

谢谢你，

斯图·登特