企业规章制度企业规章制度该如何制定才合法有效？

案例摘要

深圳某电子公司表示，2012年8月22日李入职时，认真阅读了《员工服务志愿者》并签字。《员工服务志愿者》第一条规定，员工应遵守公司的规章制度，包括2012年《配送部绩效考核规定》和《配送部管理规定》。李认可其在《员工服务志愿者》上签名的真实性，但表示未看到《经销部绩效考核规定》和《经销部管理规定》，不同意公司按照《经销部绩效考核规定》和《经销部管理规定》计算其业务提成。之后，李向仲裁委员会提出申请，要求深圳某电子公司于2013年4月1日至2014年6月30日支付18，515.24元的佣金。仲裁委员会的裁决支持李的仲裁请求，深圳一家电子公司就该裁决向法院提起上诉。

法院审理后认为，用人单位制定、修改或者决定规章制度或者直接涉及劳动者切身利益的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律、劳动定额管理等重大事项，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，并与工会或者职工代表平等协商确定。用人单位应当向劳动者宣传或者告知与劳动者切身利益直接相关的规章制度和重大事项。在诉讼中，公司未提交证据证明考核制度是通过民主程序制定的，提交的《职工服务志愿者》一般要求职工签字遵守公司规章制度，不足以证明考核制度实际上是公示或送达李。法院裁定该公司的索赔被驳回。

律师建议

国有法律法规是企业管理的国家法律法规，是企业进行劳动管理的主要依据。企业特别是中小企业的规章制度被法院确认合法有效的比例不高，因此败诉的用人单位占大多数。2008年1月1日生效的《劳动合同法》冲击了企业习以为常的被动和被动的劳动管理环境，使企业思考如何构建积极主动的人力资源管理模式。规章制度是建立健康良好的管理秩序，构建科学有效的人力资源管理模式的关键。

现在采用全景分析模式，为企业设计科学合法的劳动规章制度提供建议。

一、规章制度的制定

关于制定规章制度的主体，现行的《劳动合同法》只是笼统地说是用人单位。但根据《公司法》第三十八条和第四十七条规定，公司制度的规章制度的主体是股东会和董事会。以此类推，非公司法人企业由其实际控制人制定，合伙企业由其合伙人协议制定，个人独资企业和个体工商户由投资者或负责人制定。

二、规章制度的有效性

规章制度必须经过民主程序和公示程序，才能符合生效条件。

企业规章制度的制定应当遵循以下民主程序: (一)召开职工大会或者职工代表会议进行讨论；(二)提出方案和意见，与工会或职工代表平等协商；(3)宣传。

公示程序是指用人单位应当履行告知义务，保障劳动者对与其密切相关的规章制度的知情权。在实践中，用人单位可以通过告知确认、规章制度培训、员工手册签字、公告栏张贴等方式履行告知义务。

企业在制定和宣传规章制度的过程中，应注意保留职工代表大会、工会或员工参与制定规章制度的证据及相关信息，以避免今后无法提供证据的风险。

制定规章制度的主要流程(职工代表大会):起草或优化规章制度-选举代表-公示规章制度草案征求意见-第一次代表大会讨论-修改规章制度-代表第二次讨论定稿-公示。

通过民主程序制定和公布的规章制度会被法院接受并作为判决依据吗？如何用法律形式审查规章制度内容的合法性和合理性，中间部分会为你解答。

企业通过民主程序制定和宣传的规章制度是否一定合法有效？

规章制度是否合法是不够的，还要看其内容是否合法合理。面对不合理的规章制度，有哪些补救措施？

目前，在司法实践中，判断规章制度能否作为审理劳动争议案件的依据，首要问题在于审查规章制度的法律制定，即程序的合法性。有关程序合法性审查的详细信息，请参考上一节。规章制度还应保证内容合法，不得违反法律法规的强制性规定，如最低工资标准、休息休假规定、工资支付、劳动安全卫生保护等。

01.合法性审查

规章制度的内容不得违反国家法律、行政法规和政策的规定，这是制定劳动规章制度的最低要求，否则申请无效，不能作为管理员工的依据。比如深圳企业在其规章制度中规定98天产假，明显违反了《广东省人口与计划生育条例》第三十条和《广东省女职工劳动保护特别规定实施办法》第十一条。

02.合理性审查

规章制度合理性审查的标准因不同用人单位的实际情况而不同。沈平认为，对用人单位规章制度的合理性审查应注意以下几个方面:

1.规章制度的内容不得违反诚实信用原则，但应当符合公共秩序和良好习惯的基本原则。比如规定就业期间不准谈恋爱(可能担心结婚生子影响工作)，这显然是不合理的，也是不被支持的。

2.尊重公众的一般认知和社会的一般道德观念，保证其合理性。比如，吐槽的时候明显太刺耳了，让人认不出来；

03.违法不合理规章的救济

违法规章制度如何补救？有行政和司法补救措施。

1、行政救济，单位规章制度有违法行为的，劳动行政部门有权责令改正并依法处罚。

2、司法救济、违法规章制度、法院或仲裁部门不能作为审理劳动争议案件的依据。同时，员工也可以规章制度违反法律法规，损害劳动者权益为由解除劳动合同，并要求单位支付经济补偿。此外，工会有权进行监督，如果认为企业规章制度的内容违反法律，可以向企业提出修改建议。

综上所述，用人单位要注意违法不合理的规章制度带来的风险，减少和避免不必要的人工成本。

以上介绍了用人单位制定的规章制度需要生效的程序性要素和内容合法性要素。接下来，将详细阐述科学合理制定规章制度的要点:

1.可操作性和可执行性；

2.没有隐藏的不公平不合理，不可操作的条款越少越好。有的企业规定“员工不遵守执行领导的合理指示，视为一般违纪”。什么是“合理”？各有各的说法，实际操作性极强。企业一旦按此条款经营，往往会引发劳动争议。因此，规章制度的条款需要具有较强的可操作性。

3.完整性:尽可能考虑生产经营和员工管理中可能出现的情况，避免情况发生后“跟不上”；

4.逻辑性:特别是在奖惩制度上，对于犯大错误而不犯小错误的员工，采用逻辑递进的处罚模式，可以达到更好的管理效果。

下面简单介绍一下常见的规章制度的风险点，供大家参考。

第一，招聘制度

招聘就业的风险点在于四点:

1.招聘广告中存在就业歧视。目前司法实践中已有员工因就业歧视要求赔偿的案例，单位在制定招聘广告时应慎重考虑，防止年龄、性别、地域、残疾等就业歧视；

2.做好体检。企业可以在招聘中注明，员工必须提交正规医院出具的体检报告，并将体检报告作为录取条件之一，防止员工身体虚弱引发后续纠纷。特别是存在多重职业危害的企业，应更加重视新员工入职时的健康状况体检；

3、明确就业条件和考核标准。录用条件是试用期辞退员工的重要依据；

4.有条件的公司也可以对员工进行背景调查，从之前的雇主那里了解员工的相关信息。

二、劳动合同管理制度

劳动合同管理基于劳动合同订立、变更、解除、终止和劳动合同监控五个方面。劳动合同管理最重要的是标准化。目前围绕劳动合同的纠纷包括未签订劳动合同双倍工资、无固定期限劳动合同、非法变更、不当解除、非法终止等。因此，企业一方面要重视劳动合同管理的合法合规性，另一方面要做好劳动合同的日常监控，及时发现劳动合同管理中的风险，及时处理，避免矛盾长期积累，给企业造成不良后果。

第三，薪酬制度

注意薪酬结构，薪酬的激励，薪酬发放的周期。薪酬激励由企业根据自身情况制定，薪酬结构和薪酬支付应符合相关法律法规。薪酬结构的风险在于工资的构成是否符合规律。比如正常工作时间的工资不能低于最低工资，加班工资的计算基数不能低于最低工资。比如6月至10月期间，也要根据工作环境的温度情况决定是否发放高温津贴。此外，连续工作一年的员工应支付年假工资，患职业病的员工还应支付岗位津贴等。

第四，邮政系统

在目前的岗位体系中，岗位调整是一个很大的问题。首先，承认和保护企业的就业自主权，即允许企业根据生产经营需要转移员工；其次，在承认和保护的同时，还必须防止权利的滥用，比如滥用这种权利进行报复；最后，为了防止这种权利被滥用，企业应证明其“完全合理”。

用人单位调整劳动者工作岗位，符合下列条件的，视为用人单位依法行使就业自主权:

(1)劳动者工作岗位的调整是用人单位生产经营的需要；

(2)职工调整工作岗位后的工资水平与原工作岗位基本持平；

(3)不带有侮辱性和惩罚性；

(4)无其他违法违规行为。

用人单位依法单方面将岗位转移给劳动者的，在医疗期满后，劳动者仍不能从事原工作，或者劳动者不能胜任工作的，用人单位可以将岗位转移。

需要注意的是，用人单位应当承担证明劳动者不胜任工作以及岗位调整对劳动者合理、适当的举证责任，如劳动者岗位的职责要求、日常工作表现、考核标准的考核结果等。

V.休假管理系统

按法定休假类型，包括产假、病假、事假、年假和婚丧假。用人单位可以通过规章制度规范请假和休假程序，如规定事假的审批流程和理由，规定事假不发工资，防止员工不受控制地请假；其次，完善销假审核制度，总结销假类型、时间、材料，建立审核机制，防止员工冒假，如提供医院相关产假证明、说明请假原因等。

不及物动词考勤系统

考勤直接关系到员工的工作时间和加班工资的计算，但目前考勤系统存在很多误区:

1.不清楚用什么样的考勤标准来确定工作时间。目前有多种考勤方式，包括电子考勤、门禁卡、指纹机、考勤表。因此，有必要明确工时的计算方式，表达工时的计算方法，以减少因工时未知而引发的纠纷；

2.休息时间不清楚。有的单位规定每天工作8小时，但没有规定中间休息时间。实践中存在员工加班一小时要求加班费或追究用人单位在休息时间因事故造成工伤责任的情况，因此在考勤制度中明确休息时间尤为重要；

3.考勤记录缺少签字确认。如今，电子和无纸化考勤在雇主中很受欢迎。对于这种考勤制度，建议在规章制度或劳动合同中明确规定，以电子考勤或其他考勤方式作为记录工作时间的依据。同时，从风险控制的角度来看，还需要定期将电子考勤记录交给员工签字，以确保考勤记录真实、合法、有效、便于证明。

七、员工惩罚制度

员工处分制度的设计要注意以下几点:第一，过错累积制度可以建立警告、记过、记大过、开除等阶梯式处分方式。，并采用逻辑递进的惩罚模式，可以达到更好的管理效果；第二，对员工造成损失赔偿的计算方法要提前规定。用人单位可以在规章制度中规定劳动者因劳动者造成损失需要承担赔偿责任的情形，并规定损失赔偿的计算方法；第三，要明确员工处罚的执行部门和帮助者，比如人力资源部或者行政部负责员工处罚。用人单位也可以建立惩罚帮工的制度，由员工的直接上级或部门负责人与人力资源部共同负责实施员工的惩罚，以化解员工对惩罚的抵触情绪。

八、规章制度和违章解除

用人单位依据《劳动合同法》第三十九条第二项单方面解除劳动关系，严重违反用人单位规章制度的行为屡见不鲜。但是，在采用这种终止方法时，需要注意两点:

首先是“严重程度”的确定。企业可以将违章分为一般违章和严重违章两个层次，明确一般违章和严重违章的类型，防止企业因严重程度不明而违法；

第二，规章制度中经常采用一般协议和类型协议。考虑到生产经营的特点和员工管理的不确定性，我们可以在一定程度上总结出规章制度中没有明确规定的行为。

需要注意的是，上述一般协议和类型协议都要具有可操作性和可执行性，不可操作的条款越少，对企业越有利。有的企业规定“员工不遵守执行领导的合理指示，视为一般违纪”。什么是“合理”？实际可操作性很弱。企业一旦按此条款经营，往往会引发劳动争议。所以规章制度的条款表述要有较强的可操作性，避免空漏洞。

九.分离系统

目前企业的离职制度列举了太多的法律规定，将劳动合同法中关于离职的规定列为企业处理员工离职的依据。这种运营模式不灵活，作者建议建立灵活的周转运营模式:

1.建立离职谈话制度。离职会谈由部门主管或HR进行，了解员工离职的心态和原因，倡导通过和解调解解决员工矛盾和解决问题；

2.建立离职员工信息登记系统。档案记录保存相关信息，录用登记表、劳动合同、离职审批表等。，保留相关证据，降低风险；

3.建立退休员工帮助系统。对退休员工的帮助包括提供再就业信息和办理社保档案转移。一方面，帮助系统可以缓解员工的冲突心理，方便双方协商解决纠纷；另一方面，也可以建立离职员工对企业的感情，方便员工在以后的业务中回归合作。

具体来说，企业规章制度的重要性主要体现如下:

(一)完善规章制度，可以帮助企业实现劳动标准化管理: