管理信息系统案例 最佳实践 | 首发集团：人力资源管理系统应用案例

北京首都公路发展集团有限公司人力资源部道路建设

团体简介

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北京首都公路发展集团有限公司(“首发集团”)于1999年4月12日注册成立，1999年9月16日正式开业。是北京市大型国有企业，致力于首都高速公路、城市道路及配套设施的投融资、建设和运营管理。

在新的历史发展时期，首发集团将坚持以习近平建设有中国特色社会主义新时代的基本战略为指导，以北京城市总体规划为重点，以资本战略、人才战略、创新战略和文化战略为有力支撑，打造“百年首映式”。立足首都与天津、河北合作，紧紧围绕道路运输、交通枢纽、静态交通、设施管理、交通技术五大业务板块，着力打造国内一流的道路运输及配套投融资设施。

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建筑背景

从公司成立到2006年，公司没有一个人力资源的信息系统，人力资源的相关信息和各种员工数据都放在员工档案中，即使放在电脑上，也在不同的Word文件和Excel文件中，所以没有信息。

1.人力资源信息化的初级阶段

2006年，随着公司的发展，人员越来越多。这时，传统的方式已经不能满足管理要求。一方面主要是因为公司自身发展的需要。另一方面，国有企业的日常人力资源工作受到一些外部环境因素的驱动，这就需要我们提高效率和准确性，比如一些相关的报表，相关提成的要求，以及一些其他外部的东西。

当时选了一款软件，觉得选的厂商是知名大规模，甚至是上市企业，应该没有问题。结果系统上线后，大家的反馈系统不灵活，不好用，导致初期几乎没有启动，让我们浪费了两年时间。

2.人力资源信息化的行走阶段

2008年，我们放弃了原有的软件，准备选择新的信息系统。我们在这次选择中比以前小心得多。我们调查了市场上所有的软件，并推出了人力资源部通过各种渠道对软件进行评估。比如我们在电脑上安装了一些软件进行试用，考察是否适合我们的需要。我们认为合适的软件是最正确的，所以我们选择了宏景软件。

经过多年的应用，系统积累了大量的人力资源信息，成为首发集团各单位人力资源工作者的日常工具，促进了人力资源工作的完成。

3.人力资源信息运行阶段

当时我们没有专门的人负责这件事，硬件和信息规划也不到位，所以我们的应用长期处于最后阶段。

2016年，我们搭上了顺风车。“十三五”期间，国资委(SASAC)对国有重要骨干企业提出了新的管理要求，要求各企业集团组织人力资源信息化建设，以进一步增强国有企业的市场竞争力。根据首发集团的信息化规划，为了进一步拓宽人力资源信息系统的应用范围，实现与其他相关信息系统的互联互通，为集团公司的各项工作提供支持和服务，有必要构建一个全新的人力资源信息系统。2016年，通过项目立项和公开招标程序，宏景软件再次成为人力资源管理信息系统建设的新合作单位。

下面的介绍也是针对这个阶段的。

建设目标

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第一集团信息化规划中人力资源管理信息系统的目标是通过信息技术与人力资源管理的深度融合，进一步改善工作方法、工作效率和工作质量，使人力资源工作者尽快从繁重的事务性工作中解脱出来，逐步转向高附加值的规划、前瞻性和战略性工作，以满足各方对人力资源管理水平和服务能力日益增长的需求， 为集团整体信息化计划的实现和各项任务的完成提供服务。

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建筑课程

2016年9月，项目组成立，正式进入现场进行前期沟通，制定实施方案。

2016年10月上半月，我们进行了需求调研、整理审核，进行了数据整理迁移和数据库转换(SQL数据库转换为Oracle数据库)。

从2016年10月下半月到11月底，将进行系统实施配置、测试和用户培训。

2016年11月28日，系统投入试运行，投入运行后，进行了一系列的调整、优化和进一步的用户培训。

2017年6月，系统通过最终检验，正式投入运行。

建设成果

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体制

在现有组织体系的基础上，结合2017年将北京工联公司纳入初始集团管理，集团对组织结构层面进行了重组和调整。目前有1个总部、2个中心(培训中心、服务中心)、4个分公司、12个子公司、11个工联公司，系统管理企业40多家。

员工管理

目前已有1.6万多名在职人员、290多名退休人员和1.5万多名员工离开了系统，并将全组照片导入系统，使系统更加完整。

通过该系统，可以任意组合查询统计各类人员(在职、离退休、辞职3万余人)的各类信息，以及制作花名册、输出登记表、业务预警等日常业务，方便线上信息和线下工作的结合。

查询统计

设置了一些常用的查询和统计条件，方便业务人员查询符合条件的人员。此外，系统的统计结果可以以图表的形式显示，在工作分析中起到了很好的作用。

统计

原来我们的统计报表是层层上报的，很麻烦。基本上我们都是用QQ或者其他手段来传递的。系统使用后，根据实际业务情况，设置三级上报单位，逐级进行网上上报。根据我们的要求，系统中设置了四套报表，可以实现一键生成报表数据。各单位将报表存档，方便查看每月的报表数据。利用生成综合表的功能对集团报表进行汇总和数据分析，不仅提高了工作效率，而且具有直观看到报表中每一项数据的优势。

使用报表的初衷是为了通过报表促进基础信息的维护，尤其是同一个人在不同公司领工资的情况下。薪资子集中的薪资公司用于数据检索分析，严格的表内表间校验条件用于检查数据的完整性。在使用过程中，确实起到了数据序列分析的作用。

合同管理

通过系统完成劳动合同的签订、续签、终止、解除，设置劳动合同管理中的劳动合同到期、试用期满等预警条件，可以灵活设计和打印各种合同花名册和账簿，对各种合同进行统计分析。

应用这个模块的感受是，通过维护少量的信息，可以带动其他子集甚至主集信息的维护，从而节省大量的时间。

人事变动

我们根据自己的需要，利用系统中的人事变动功能，规范集团内部各单位、部门、部门之间的调配流程，人事信息就像翅膀一样。不同的人员变动，从A部门到B部门，从A单位到B单位，我们都要被动的维护他的信息；应用变更流程后，只要流程完成，他的信息就会自动改进，同时信息也是准确的。

在沟通各单位的需求时，发现有的单位有领导分管，有的没有，所以不能直接确定所有单位在过程中都通过了领导分管。在充分考虑系统功能和实际需求后，表单中增加了“最终审批人”选项，实际上起到了决策控制的作用。

首发集团的分子公司比较特殊。比如后来注册成立的公盟公司和上市的云星宇公司，根据各自的不同需求有不同的流程，不想拆分流程。最后，他们设计了一个相对复杂的过程定义，非常令人满意。

薪酬管理

集团共设立了10个公共账套，包括五险两金、实习费、劳务费，各单位均可存取。

当初只有首发集团的分公司用e-HR系统算工资，但是由于服务器等原因系统速度比较慢，这次升级后速度提高了5倍！领导要求各单位可以独立设置账套公式，既可以促进基础信息的维护，又可以提高下属单位员工的能力，成为各单位的系统管理员。现在每个分公司、子公司都有单独的账套，每个员工可以独立设置计算公式、工资条、数据明细、汇总表(报表输出)、薪资标准、薪资发放接口样式(列设置)。

本集团统一发布各子公司的年度工资总额和实习费用计划，各子公司的工资和实习费用应严格按照计划支付。

出勤报告

各分公司、大队的考勤数据通过考勤账套上报，考勤账套由公司薪资管理员审批。通过灵活设置审批关系，实现了对考勤数据行的填写和审批，解决了考勤数据采集困难的问题。

原来我们发工资的时候，工资管理员很辛苦。我们发了10天工资，基本上整理了6、7天的出勤情况。而且原来的考勤提交线很长。比如一个分公司3000多人，他的管理范围很大，手动申请考勤的时间会很长。使用该系统后，可以将考勤任务分配给各个部门，各部门可以在线填写考勤数据，节省了劳资人员的工作量。

招聘管理

根据实际招聘业务，设置招聘简历和职位发布指标，设置每个业务流程的邮件模板，让系统在招聘过程中自动发送邮件和短信通知面试。

外网门户安装在首发集团官网上，可实现招聘岗位统一发布、简历采集筛选、发送通知、人员招聘等功能。

问卷调查

在线设计并发布调查问卷。问卷发布后，可以通过链接和二维码分享给内部员工填写。过一段时间后，会收集问卷，并对结果进行分析。

系统集成

人力资源管理信息系统集成了OA办公平台、统一待办、企业财务系统、企业预算系统等。人力资源系统作为主要数据源，实现信息共享和统一的用户访问机制，实现企业信息化的集成和共享。

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价值总结

首发集团的e-HR系统应用非常全面，通过业务模块带动基础信息的维护和更新。同时，基础信息越全面，查询、统计和分析越准确，系统的应用越积极。因此，在系统升级时，应综合考虑人员子集的指标和编码，以保证数据的完整性，为高层领导做出科学决策提供保障。

使用薪酬管理模块后，分子公司的业务人员对系统有了更全面的了解，提高了使用深度，保证了薪酬管理的完整性和基础数据的准确性。

报表功能也大大提高了工作效率。从最初的线下审核到现在的线上备案审核，可以获得最直观高效的反馈。

系统功能权限按角色划分，使不同岗位的人力资源管理业务人员可以在系统中进行日常管理和应用，利用e-HR系统可以快速响应各种日常人事业务。人力资源日常业务的信息处理使人力资源部门的工作人员摆脱了繁琐的日常事务的困扰，节省了时间，减少了错误，提高了效率，从而腾出更多的时间和精力从事战略性的人力资源工作。

借助e-HR系统，人事、薪酬、合同的规范化管理和复杂业务的优化，以及问卷、招聘等各种模块的深入应用，首发集团的人力资源管理正在走向精细化、系统化管理。

施工经验

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第一，受到高度重视和广泛认可。制度建设之初，要争取领导支持，同时要取得下属单位的认可与配合。

第二，应根据适用性仔细选择系统。体制不是最好也不是最差，只是合适和不合适。我们必须选择适合自己企业应用的软件。不要低估人力资源管理的复杂性，也不要高估市场上大多数的人力资源系统。选择软件的时候，不要太相信PPT。真的要看实际功能，让厂家演示一下。比如，不方便看他是怎么操作某个特定功能的。

第三，统筹规划，分步实施。就是在实施的时候，要有一个整体规划，做好顶层设计。在制度建设的初期，我们要考虑的越来越仔细，因为如果在制度建设的初期不完全考虑，后期会很麻烦。

第四，注重沟通，加强合作。在实施过程中，也要注意沟通，至少包括两个方面，一是与工程师沟通，这样才能准确地与工程师沟通企业的需求。二是与集团内部各单位、各部门沟通。

第五，抓住重点，针对每一点。执行的时候要抓住重点，不要抓眉毛胡子。如果不能照顾好，效果可能不太好。主要是在系统建设初期，选择一个或者几个关键模块，然后逐一投入使用。

在使用这个系统的过程中，首发集团有一条线。首先，和所有企业一样，都是从基础信息入手。基本信息基本到位后，我们在选择模块的时候考虑了很久。我们达成共识，决定以薪酬管理模块为起点，带动整个系统的应用。后来我们用了报表模块，招聘模块，人事变动模块等等。可以说系统可以满足我们的需求，找到各种信息，做各种分析。同时，数据可靠、可用、有价值。薪酬管理模块的早期应用起到了非常重要的作用，主要是因为这个模块驱动了我们所有模块的应用。

那么，以薪酬模块为切入点有什么好处呢？首先，要想用系统发工资，里面存储的人事信息必须是完善的，这就要求保证每个人都在系统里。如果你想保证工资的正确发放，员工、财务人员和员工都不想犯错，所以各方都会有监督。

薪酬支付为什么能带动基础信息的提升？比如我们做工资的时候，会有一些工资项目，比如资历工资、绩效奖金，集团还设置了一些学历、学位奖励，鼓励员工上进学习，还有一些职称奖励。在设置薪资账套的时候，我们在计算这些薪资项目的时候已经在公式中设置好了。比如我们要想正确计算工龄工资，那么他的工作日期就必须准确维护。包括绩效奖金，与岗位等级和岗位类别挂钩。如果岗位信息维护不准确，工资肯定是错的。所以我们通过薪资模块拉基本信息。信息是软件的核心。没有信息作为基础支持，系统提供的各种查询和统计都将毫无价值，因为分析的数据不准确，无法使用。我们依靠薪资模块调出三万多人的信息，包括离职的。

第六，有专人负责抓进度。有专人负责组织、协调和推动项目的建设和应用，明确各方需求，及时跟进相关问题，控制进度，确保整体效果。

第七，注重应用，融入管理。系统完成后，要重视应用，不断推广应用，把我们的应用融入管理业务中。

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面向未来

目前正在准备二期建设。

首先，我们考虑到工联公司在一期实施过程中刚刚并入首发集团，一期部分业务没有跟上，下一步要把他们的业务做大。

其次，要充分挖掘各个模块的功能，主要是深度和广度。深度是指我们用过的模块要继续向深度发展，充分发挥功能。此外，对于未实现的模块，我们应该继续应用其他模块，如移动服务平台。