单位里的朋友们,面对人生大事,结婚的时候可能要发很多请帖。部门可能需要发出很多邀请才能组织活动。作为大学入学教师,可能需要打印入学通知书.这种布置工作,我觉得大家头都很大。我不会排除一些读者最麻烦的方法,一页修改,一页打印。(大卫亚设)。本节将利用WORD自带的

“邮件合并”

功能,通过与EXCEL数据表的链接进行批量打印,快速完成打印。

本节用的工具:WORD与EXCEL。

功能模块:WORD邮件合并。

例子:批量打印结婚请柬。

请柬的样子如下:

步骤如下:

1、准备模板。

我们用WORD排版做出输出的文字内容及位置。

(1)新建WORD,按照请柬的尺寸自定义WORD的尺寸,并存储为“请柬模板”(名字自己可以随便起,用的时候能找到就行);

(2)扫描或者手机正向给请柬拍照,得到请柬的电子图;

(3)将该图插入到WORD中,并将图片版式设定为“浮于文字上方”;

(4)将该请柬图片等比例放大直到与WORD的尺寸一致。

(5)在图片上一层插入文本框(文本框要调为透明,即将文本框设置为无背景色,无线条颜色),位置放在请柬图片中需要写内容的地方,并设置字体样式;有多少处文字插入多少个文本框,并设置好输出样式;

(6)删除背景请柬图片;

(7)将纸质的请柬放入打印机,调整打印机送纸槽,使送纸槽的大小正好与请柬大小一致,防止在打印时因为纸槽的原因造成纸张跑偏,影响美观;

(8)启动WORD打印功能,打印一张样品;

(9)对比样品,微调WORD中文本框的位置;

(10)继续测试,直到打印出的效果满意为止。

(11)调整结束后点击WORD保存。

2、准备数据源

(1)新建一个EXCEL,命名为“宾客”;

(2)在EXCEL中Sheet1表的第一行,写上字段名称:序号、姓名(当然这种表也可以变成宾客的联系表);

(3)将需要邀请的宾客姓名填写在这张EXCEL表中,并将序号进行完善,便于统计数量;

(4)输入结束后点击保存并关闭EXCEL程序(一定要关闭)。

3、邮件合并

(1)打开WORD模板——请柬模板;

(2)点击:邮件——选择收件人——使用现有列表——找到刚才那张EXCEL表“宾客”并点击——点选Sheet1(因为我们的工作表标签我们未改,是在默认的Sheet1中输入的,所以选择Sheet1)。

(3)导入成功后,以下按钮会变成黑色,意味着表导入成功了。

(4)我们选中“请柬模板”中需要变化的变量——“姓名”;然后点选工具栏中的“插入合并域”,选中表格中的字段名称——“姓名”;

(5)点击之后,会发现“请柬模板”中的那个“姓名”,会变为“《姓名》”,这意味着,该处已经与EXCEL表中的字段“姓名”内容链接好了。

(6)接着我们点击WORD工具栏中的按钮“完成并合并”——选择“编辑单个文档”;

(7)在出现的对话框,会默认选择全部页,我们也可以指定哪几张。

(8)确定后,会显示将要打印的所有内容,您可以看到,模板上的“姓名”都被替换成了EXCEL表中的所有名字。

(9)此时我们可以看一下效果,看一下那个文本框内容没有全部显示出来,如果没有全部显示,我们关闭这个生成的合并文档,我们再去微调自己的模板中的文本框,重新执行邮件合并步骤中的第(6)步骤,再看效果。

(10)接下来我们就可以点击打印了,就会得到你想要的请柬效果。

4、课外补充

本节模板中的“姓名”调用的数据表中的数据全是1个人的姓名,假设同时邀请2个人,那么我们可以再重新建设一个EXCEL数据表将2个名字都写在一个单元格中,并将“请柬模板”中的“姓名”文本框调大重新排版,重新进行邮件合并即可。

相信看到本节内容的读者们会有所收获,记得收藏或转发哦;还是提醒大家,如果想提高办公软件水平,最好是自己实际操作一遍,增强记忆哦。

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