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拿走不谢!解决 Excel 表格打印时遇到的所有麻烦

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印刷在我们的工作中是很常见的事。

对于很多小伙伴来说,打印就是一件「放放纸张,点点打印机,没有什么技术含量」的事。

但 Excel 表格的打印却并没有那么简单……


今天教你的 5大法宝,能够解决你在 Excel 表格打印中的大部分问题!


第一大法宝

重复标题行

我们在打印的时候,第 1 页一般是设置好标题和表头的:



但是当打印第 2 页的时候,发现标题和表头没了:


这个时候你会怎么办呢?

当年的我,傻傻地插入行,复制粘贴标题了很多次,真是不堪回首的血泪史啊。

其实,给所有页面打印标题和表头的设置非常简单,操作步骤如下。


Step 1. 依次单击【页面布局】-【打印标题】,打开【页面设置】对话框:


Step 2. 在打开的【页面设置】窗口中找到【工作表】标签,在【顶端标题行】右侧的文本框中手工输入【$1:$3】,或者点击右侧的折叠按钮。


到工作表中选取第 1 行至第 3 行,然后单击【确定】按钮完成操作:


这样就搞定啦!


第二大法宝

设置打印区域


有些时候,我们制作表格会使用辅助列,但在打印的时候不想这些辅助列打印出来。

比如下面这个工作表:


我只想打印左侧的部分,右侧的内容(水电费、物业费、其它)只做为辅助数据,不需要打印。

不如试试:使用打印区域功能。


Step 1. 选中要打印的区域,如:本示例中为【A:H】列,如下图所示:


选择整列的好处是:当有新的数据增加时,不需要重新设置打印区域。

当然也可以选择固定的区域,如本示例中区域可设置为【A1:H54】。


Step 2. 依次单击【页面布局】-【打印区域】-【设置打印区域】即可完成操作:

动图演示

注:名称框显示的【Print _ Area】即为打印区域。


第三大法宝

善用分页预览


你有没有遇到过 1 页纸打印不完,第 2 页纸又打印很少内容的时候呢?

你是不是用手工调整页边距?

这是一种方法,下面来告诉你更快捷的方法:


Step 1. 依次单击【视图】-【分页预览】,使页面视图显示为分页预览模式:



Step 2. 当鼠标移动到蓝色虚线鼠标变为双向箭头时,该线条可以拖动来调整打印页面。


本示例中可以拖动蓝色虚线至底部的粗蓝色线条,即可将原本 2 页的内容调整为 1 页:

动图演示



第四大法宝

快调打印页数

还是上面的示例,有没有另外的方法快速调整页数呢?

答案是有的,操作步骤如下:


Step 1. 单击【页面布局】选项卡—单击右下角的箭头:



Step 2. 在打开的【页面设置】窗口中,如下图所示进行操作:


注:在大致确定打印的页数的情况下,在此直接设置页高是比较快捷的方法,即大约多少页直接设置页高多少。

比如如果是两页,页高设置为 2 就可以了。


操作动画演示


第五大法宝

设置单色打印

如果工作表部分行对底色进行了标识,黑白打印机打出来后底色是灰色的,非常影响显示效果。

打印时不想显示这些底色,是不是要在打印时先把底层删除,打印完再设置回来?

完全不用那么麻烦!



可以设置单色打印,方法如下:

Step 1. 如下图所示:



Step 2. 在打开的【页面设置】窗口,如下图所示进行操作:

动图演示


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