职场必看！九段秘书，你在第几段？

领导安排次日开会，在这件事中，什么是任务？什么是结果？假如你是秘书，你会是几段？

一段秘书——发通知

电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书——抓落实

发通知之后，再打一通电话与参会人员确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书——重检查

发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导，保证领导在会前知悉缺席情况（也给领导确定缺席的人是否必须参加会议留下时间）。

四段秘书——勤准备

发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书——细准备

发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考。

六段秘书——做记录

发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。

七段秘书——发记录

会后整理好会议记录(录音)给领导，然后请示领导是否发给参加会议的人 员，或者其他人员。

八段秘书——定责任

将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后， 形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报给领导。

九段秘书——做流程

把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何下一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！

从以上九个不同段位的秘书工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容发生了很大变化。

每个岗位都要体现每个岗位的价值，九段秘书做出九种结果，体现九种价值。我们对自己的岗位的认识，对自己岗位的价值体现又能达到几段呢？

来源|秘书工作、当代先锋网

编辑|胡蓉

编审|林茂申 彭奇伟