材料采购单 采购计划员必备：各种物料采购计划与订单制定的技巧与方法

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1采购计划管理

1、采购计划的目的

采购计划是指根据市场供求状况、企业生产经营能力和物资消耗规律，对计划期内物资等物品采购管理活动的前瞻性安排和部署。

采购计划主要决定采购的数量、时间和方式。

2、采购计划的作用

—维持生产经营的正常运行，避免供应中断对生产销售活动的影响；

—避免过度存放材料，会占用资金；

——配合企业生产经营计划的实现；

—使采购部门提前做好准备，选择有利的时间采购材料；

—确定货物的消耗标准，以控制材料采购的数量和成本。

3、采购计划的依据

年度销售计划和生产计划

销售计划和生产计划是企业制定采购计划的主要参考。同时，销售计划的制定是否科学合理，将直接影响生产计划和采购计划的科学性和可行性。

材料清单

物料清单由R&D部门或产品设计部门制定，并在物料清单中列出制造或组合各种产品的材料。根据物料清单，可以准确计算出制造每种产品所需的各种材料的确切数量。物料清单中所列的消耗是俗称的标准消耗，可以与实际消耗进行对比，作为物料控制的依据。

库存控制卡

如果材料有库存，则应根据现有库存状态确定采购的材料。具体来说，采购方通常根据物料需求数量和物料清单中列出的现有库存数量计算正确的采购数量，并考虑采购的操作时间和安全库存水平，然后发出采购申请。

生产效率

生产效率的水平会导致估计的材料需求和实际消耗之间的误差。生产效率的提高会导致材料单耗的降低，使采购计划中的采购数量超过生产需要；相反，生产效率的下降会增加材料的单耗，使采购计划中的采购数量不足以满足生产需要。因此，当生产效率发生变化时，必须相应地调整采购计划，以避免材料的短缺或过剩。

4.采购计划的准备

采购计划的制定主要包括两个部分:采购认证计划的制定和采购订单计划的制定。具体流程可分为八个环节，即编制认证计划、评估认证需求、计算认证能力、制定认证计划、编制订单计划、评估订单需求、计算订单能力、制定订单计划。

5.采购数量的确定

定期订购法-定期盘点和订购，如每月、每季度或每周订购。该方法适用于需要频繁调整生产或采购数量的重要物料。

定期订货法的特点是:采购周期固定；采购批次不是固定的。

采购批次=平均日需求量×采购周期+保险准备金-实际库存

定量订货法——当库存水平降到预定的最低库存数量时，连续清点库存，并立即按固定的订货数量订货补货的采购方法，也称为请购点法。适用于购买品种少但资金占用大的商品。

控制因素:请购点=平均日需求量×采购提前期+安全库存

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2如何准备采购计划

1、编制原材料采购计划

第一步:收集生产计划任务数量信息

第二步:了解消费额度

第三步:分析历史数据

第四步:分析市场形势

第五步:制定原材料采购计划

2.准备设备采购计划

第一步:确定设备采购要求

第二步:调查设备采购市场

第三步:选择设备采购方式

第四步:填写“设备采购计划”

第五步:提交设备采购申请

3.分解采购计划

采购人员可以根据生产进度、资金情况和年度内库存变化，制定相应的半年度、季度或月度采购计划。

4.调整采购计划

确定调整方法:采购人员可以根据企业内外部采购环境的变化或竞争对手竞争战略的调整，及时修改或调整采购计划。

调整计划内容:总额调整——采购人根据需要调整原采购计划中采购预算金额或采购数量的总额。结构调整——采购人根据需要调整原采购计划中采购商品的类别、品种和规格。

3订单管理

1.准备采购订单

明确订单内容:根据企业实际生产经营需要和采购计划要求，采购人员应定期编制采购订单，一般包括月度采购订单和临时采购订单。

月度采购订单内容:采购产品的名称、品种、型号、规格；总订单数量、分期交货数量和订单号；包装运输、到达地点、随附文件及验收方法；命令生效的条件和到达时争议的处理等。

临时采购订单的内容:采购产品的名称、品种、型号和规格；采购数量及要求，到货时间等。

制作采购订单

第一步:准备订单草稿

第二步:向主管汇报以供审查

第三步:形成正式订单

2.发出采购订单

发出采购订单

采购人员在选择供应商时要考虑以下三个因素:是否是长期供应商，信誉和产品质量如何？供应商的产品价格是否是市场上最合适、最有竞争力的？供应商能保证按时交货吗？

确认采购订单

买方应及时向供应商确认其是否已通过电话通信收到订单。如果对方没有表示接受，则发出的采购订单不能构成合同，采购项目无效。此外，只有当采购订单得到确认和接受时，买方才能确保供应商将在商定的日期交付货物。

通常，供应商在接受订单的条款和条件后，应该向买方的采购部门发送一封所谓的“接受信”，以确认采购事项，并开始采购和执行订单。因此，买方必须在发出采购订单后及时与供应商沟通和确认。

准备采购记录

采购订单确认并接受后，采购方应对同期采购的物资做好采购记录，并填写采购记录表，以便供方发货时对照采购订单进行收货检验。

3.跟踪采购订单

采购的目的是及时获得满足企业生产经营要求的物资，因此采购人员必须跟踪订单，及时提示供应商发货。

订单跟踪是指采购人员对采购订单执行的全过程进行跟踪和检查，以确保采购订单的正常执行。其主要目的是促进合同的正常执行，满足企业生产经营的物资需求，保持合理的库存水平。

订单执行前的跟踪

在采购过程中，同一种材料或货物可能有几个供应商可供选择。虽然每个供应商都有配送比例，但在具体操作过程中可能会出现意外情况，如供应商提出更改“认证合同条款”。).因此，买方应在订单发出后与供应商充分沟通，以确认此次采购的供应商。当然，如果供应商确实难以接受订单，并且没有必要坚持，可以在采购环境中选择其他供应商，如果有必要，可以请认证人员协助处理。

跟踪订单执行过程

供应商确认采购订单后，采购订单具有法律效力，采购人员应尽一切努力进行跟踪。如确需变更，应取得供应商同意，双方协商解决。

合同执行后的跟踪

4.订单存档管理

采购人与供应商签订的合同、发出的采购订单及相关文件和资料应及时归档备查。

重视档案管理，档案管理的职能包括三个方面:

每个采购项目应单独归档，以便于使用和查询；

供应商的历史绩效数据对下单和合同跟踪具有重要的参考价值。采购人员首先要关注供应商的历史情况，然后决定实施什么样的监督方法；

如果供应商违反合同或争议需要通过法律解决，完整的信息是胜诉的有力保证。

订单存档管理

归档-归档订单的原则是在需要时方便快捷地找到它们。采购人员在创建订单文件时，可以使用以下两种方法之一:①按照采购订单号的顺序进行归档；②按照供应商名称的字母顺序归档。

订单存档和保管

采购人员要注意采购订单等各种经验数据的分类保存，如保湿、防虫等。如果条件允许，可以使用计算机软件管理系统对订单进行管理，相关数据可以扫描转换成电子版，存储在计算机中，方便查阅。

4订单异常处理

1.异常交货的处理

采购人员下单后应及时跟踪订单情况，及时获取订单的发货进度，及时联系供应商了解异常发货情况；

采购人员知道异常情况后，应及时向经理和采购部门反馈，以便及时补救或调整；

采购人员需要采取积极措施，尽可能挽回损失，使用跟进方式加快发货，根据具体情况更改采购订单或更换供应商；

采购部门应积极联系相关部门评估损失和费用，并酌情向供应商索赔。

2.异常质量的处理

当供应商发现质量异常且无法自行解决时，应以书面形式将问题反馈给买方。采购人员应及时将问题反馈给采购部经理并寻求解决方案；

采购部与采购部协商解决是否进行专项采购，必要时由采购人员将采购部叫到供应商生产现场协商解决异常情况；

如果因质量问题导致返工或拒收，影响我公司的正常生产，采购部应组织相关部门对损失费用进行评估，并酌情向供应商索赔。

3.下单时的异常处理

如果采购人员发现订单和其他文件没有及时发出，应立即联系订购人员；

如果采购部门下了错误的订单，采购人员应与供应商协商取消订单，尽可能避免浪费，同时下正确的订单。如果订单无法取消，采购部应与相关部门沟通问题订单是否可以内部消化；

订单无法取消或内部消化的，由责任部门承担损失费用，并按企业相关规章制度对责任部门进行处罚。

4、突发异常处理

重大事故或自然灾害导致供应商短时间内无法恢复生产，突发事故造成原材料严重短缺，属于突发异常；

如遇突发异常，采购人员应及时向采购部经理汇报，通过各种渠道了解市场情况，努力减少损失；

当突发异常影响正常生产时，采购人员应向采购部门确认是否可以通过高价转让或采取其他方式减少公司损失的方式进行处理。

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