档案收集 基层档案室如何做好档案的收集工作 ？

国家档案局提出在新的历史时期进一步加强“三大体系”(档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系)建设，首当其冲的就是档案资源体系建设。档案资源体系建设的源头在哪里？根据多年的工作经验，笔者认为:在基础档案中。那么如何才能做好基层档案室的档案收集工作呢？

建立健全科学规范的备案制度

首先，要建立相应的保护规章制度。比如建立收发单据的登记制度。只有认真登记文件的收发，才能真正了解一个单位一年内形成了多少材料，准确把握文件的去向和流向，避免文件下落不明时部门和人员相互推诿扯皮的现象。

二是根据本单位的工作职能、内容和实际情况，制定科学、规范、实用的备案制度。备案制度包括备案范围、备案时间、备案要求，备案质量要求文件必须齐全(对于个别文件，不应缺页，要严格执行“一件”的理念。一般来说，一份文件是一件，但特殊情况下:如果原件和最终版本是一件，最终版本意味着领导签发的稿件必须有后处理标志；作为原始文件和附件的一部分，有时附件内容更重要，但在实践中，一些单位往往忽略附件内容，导致文件内容缺失，给工作使用带来不便；收据处理标志和通讯为一体；请示与答复、报告与说明、询证函与答复分别作为一个完整的文件)，文件、科技、专业(含会计)、音像、电子、实物等文件材料在编制归档范围时要求齐全，所有类别和载体缺一不可。

改变思想认识上的误区

对基层档案收集的认识存在一些误区。一种是红头文件要归档，白头文件不要归档。比如有的单位有完整的同级岗位集合，但工作计划、总说明、汇报材料、政工材料、业务材料等秃顶文件却以难找为由不归档。其实红头文件和自头文件一样重要；二是认为文件档案重要，其他类别的档案不重要。文件清单其实很重要，工作中需要归档的专业业务、会计、基建、设备、音像、电子物品等档案同样重要，必须根据新形势下档案资源管理服务商的相关规定进行整理，按时移交档案馆进行综合管理；第三，认为原稿应归档，终稿不能退回。事实上，手稿更重要，因为它有作者的笔迹和领导的签名，这是文件有效性的原始记录。因此，在收集文件时，手稿必须附在原稿上，并进行合并和归档。

采取有效的收集措施

根据不同类别和不同载体文件的来源，可以采取相应的措施。

邮件收集

本机关形成的文件材料是立卷的重点，应重点收集。对于有文号的文件，要根据文号逐页核对，特别注意每份文件是否齐全完整，如复信、询证函、无文号的项目，根据通信中留下的备注、回复的内容、项目计划等进行查询。所有帖子的打印记录都可以在打印室找到。

收款收据

通过回执登记的文件材料，要对照回执登记逐一核对，并注意相关回复和办理情况。与本单位有关的文件和资料(如上级行政机关和人事部门对本单位人员的人事任免、工资、奖惩等，以及本单位使用的基本和重要的参考文件和资料)可向人事、会计等部门负责人或经常查阅文件和收集资料的人索取。

“帐外文件”的收集

“账外单据”是指未严格登记收发单据的单据(即未登记的单据)，包括:

一个

内部和直属单位的专项文件资料，如统计部门的普查资料、科委机关的成果、纪检监察部门的纪检监察文件、审计部门的审计文件、工商部门的企业登记和商标文件、税务部门的税收征管文件、社区登记、地名、退休率、民政部门的特护和救灾文件、编辑部门的文稿等专项文件资料。

2.

“白头文件和资料:如合同、协议、简报、出版物、形势报告、历史沿革、大事记、剪报、夏瑶文件的修改稿、党委或行政会议纪要等。

3.

会议文件和资料:如本机关召开的专业会议和其他单位参加的与本机关主要业务有关的会议文件和资料。

4.

事业单位各种基本制度的年度报告和资料。如党员、干部、公务员、离休干部的统计年报；机构编制、人事、党内统计、工资统计、劳动统计。

5.

政府干部职工定级、晋升、任免、调动、奖惩、考核、职称评定和劳动人事等审批材料，党员干部花名册。

6.

非纸质文件。如照片、录音带、录像带、电子文档、荣誉证书、锦旗、印章等实物。

7.

收发文件处理清单。处理单真实记录了文件形成和处理的过程，具有保存价值。许多单位没有保存文件处理笔记，有些单位没有保存文件。如果领导签字_ _的依据丧失了，这份文件的价值就会大打折扣。因此，所有文件和论文都必须与原件一起归档。

关注日常工作

做好基层档案的收集工作最为重要。在日常工作中，要充分发挥主观能动性，善于思考，多思考方式。1)抓住一切有利时机，发现和收集分散在个人印象中的应归档的文件和资料；2)主动上门收集资料(包括音像、实物等。)单位领导及其他人员外出开会、参加规定时带回；3)及时收集本单位在专项和儿童活动中形成的全套文件资料，并及时整理归档。

基层档案馆在加强纸质档案收集的同时，应重视电子档案的收集。收集时，注意归档的电子文件应与相应的纸质或其他载体文件共存，并在内容和相关描述上保持一致。电子文件应异地备份，并采取严格的管理措施，确保电子文件的安全。

收集档案是有规律可循的。《中华人民共和国档案法》第十条规定:“国家规定的妇女档案归档材料，必须按照规定定期移交本单位档案机构或者档案工作人员，集中管理，任何个人不得据为己有”；第11条规定:“国家机关、团体、企业， 事业单位和其他组织必须按照_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _的规定定期向档案馆移交档案 _ _ _ _ _其中，第六条、第七条有关责任人员在公务活动中拒绝移交或归档本应归档的文件、资料，或造成档案毁损、丢失的，将视情节轻重给予不同程度的处罚，基层文书员要理直气壮地开展档案收集工作，为档案资源体系建设做出贡献。

作者:河南省灵宝市档案局