进步一点点：留下修改痕迹，完美的文档跟踪方案。WORD修订详解

应用场景

工作中经常出现这种情况，同事发了一份文件(特别是招标文件或合同)，看看有没有需要修改的地方。

如果有修改的话，需要把修改意见反馈给对方，然后大家再一起碰头讨论后再确定是否需要修改。

可能很多人是这样操作的，在文档中用修改文字颜色（比如红色）的方式来记录文本的修改。不停地点“格式刷”。

只一个段落就修改为这样

其实这样做也没什么不妥，而且通过word的“高级查找”对颜色进行查找也可以逐项找到修改的地方供大家讨论。

你的意见给出来了，然后大家一起讨论。有些意见接受，有些意见拒绝，那么操作应该是这样：

一篇文档有多个地方需要修改，都要这样操作。你可能觉得很麻烦，那么我们再来看一下这个操作。比如我现在开始修改文档，我只管删除或增加我认为应该修改的内容，不需要其它操作。删除的内容自动加删除线呈红色，新增的内容自动添加下划线呈蓝色。

大家一起碰头交流就更方便了，哪个地方接受，哪个地方拒绝直接确认。在过程中我随时能掌控还有多少处修改需要确认，已经确认的修改不会出现在这里，有利于把控交流进度。都下班了结果还有一大堆的修改需要讨论，我们谁也不希望这样。

确认非常简单，对修改内容只需点击“接受”或“拒绝”即可。相比在文档中进行修改颜色，删除内容，简直就是两个维度的操作。

随时把控进度，一直到修订为0，说明我们已经确认完毕。

实现方法

关键词：修订

”修订“工具在”审阅“菜单下

在修订之前我们可以对删除线、新增内容的格式进行自定义。

进入修订模式

打开需要修订的文档，点击“修订”按钮，使其背景呈灰色，即进入了修订模式。

再点击一次“修订”，即退出修订模式，word的大多数按钮都可以循环控制。

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也可以调出“审阅”窗格，可垂直显示或水平显示

在审阅窗格中我们可以随时查看有多少处修订

开始修订

修订就象我们平时编辑文档一样简单。不同的是，按键盘“删除”键删除的文字不会从文档中消失，而是按我们设定的格式呈现在文档中。新增的文字一样按我们设定的格式呈现，修订者更直观的了解修订情况。

修订甚至能显示格式修改情况，修订者对文档的一切修改均被word忠实的记录下来。

一般情况下，我们关心文档内容的变更要多一些。如果我们要忽略格式的修订，则取消“显示标记”下拉菜单中的“设置格式”的勾选。当前设置只显示插入和删除的内容，不显示格式的修改。

同时在“修订框”中不会出现任何格式的修订情况，只有内容的修订，这才是我们真正关心的。

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修订的其它显示方式

虽然我只关心内容的修订情况，但格式的修订我也想浏览。就是说我首先关心内容，然后再关心格式，word提供了多个修订显示方式来满足我们的要求。

“权重”这个概念大家不会陌生，这个设置加大了内容的权重。我们第一注意力自然而然地集中在内容上面，而第二注意力才是旁边的“批注”。

设置方法

勾选“显示标记”下的“设置格式”，然在“批注框”中选择”仅在批注框中显示批注和格式设置“即可。

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显示原始版本

这个设置可以让我们看到文档在修订之前的状态，“所有标记”下拉中选择“原始版本”。

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简单标记

如果大家收到一份文档，在文档右侧有竖线标志，则表示本文档有修订内容，点击那些竖线即可显示修订。

设置方法

选择“简单标记“即可。

修订的接受和拒绝

修订完成，但工作只完成了一半。按本例来说，最终要大家一起确定各修订是否被接受。

在“修订”中点击“接受”，则文档则显示我们修改的内容，删除原内容。如点击“拒绝”，则删除我们的修改，显示原文档的内容。不管点击“接受”还是“拒绝”，光标自动跳到下一处修订。

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锁定修订

如果是我的文档发给别人修订，也可以强制对方在修订模式下编辑，无法退出修订模式。这样我收到文档后就能对文档的修订情况一目了然。

点击“锁定修订”后设定一个密码，只有输入了密码才能退出修订模式。

如果要退出修订模式，则再次点击“锁定修订”，在弹出的对话框中输入密码即可。

这种操作适合领导发给下属，下属修订后再由领导来确认是否修订。

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一键接受或拒绝所有修订

如果要对文档的修订一次性全部接受或拒绝，则可以在“接受”按钮下点击“接受(拒绝）所有修订”后继续在修订模式下工作。如果点击“接受（拒绝）所有更改并停止修订”则退出修订模式。

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修订的打印

如果要打印修订的内容，则需要在打印界面勾选“打印标记”，否则打印出来的文件上就是修订后的内容。

多用户修订

如果有多个用户对同一个文档进行修订，我们还可以看到各用户的修订情况。做主文档的人最好将修订锁定，以保证人任何人都在修订模式下编辑。

在修订框，按修订的先后位置排列修订内容。鼠标点击，光标就定位到相应位置。

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总结

word的修订功能为我们对文档的跟踪提供了完美的解决方案。如果我们采用纯手工的方式来完成文档的修改，不能随时掌握修改内容的数量，难免不会遗漏修订的内容。只有使用word的修订功能，才能彻底杜绝文档遗漏修订的情况。

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公交车售票员已经失业了，高速公路大量增加ETC车道，2025年中国制造行业平均每一个操作人员面对一百多台机器人。也就是说，科技进步太快，每一个行业都被高科技笼罩。 我时时都可能被淘汰。 所以，每天进步一点点吧。尽量延续我被淘汰的时间，希望能坚持到拿社保的那一天。 我喜欢和别人分享。 分享，也是自己进步的机会。希望我的这个分享能达到抛砖引玉的作用。