怎么把邮件变成pdf？终于找到答案了电子邮件写作技巧分享，Ｇet这些老技能

电子邮件对很多上班族来说是重要的沟通工具，通过屏幕的两端，可以通过邮件传达尊重，也可以筑起屏障。可以达成目的，也可以毁掉事业。

按我多年工作观察，发现有很多人不会写和用邮件，不清楚电子邮件的写作技巧。以下分享，希望能帮助到需要的朋友。

Ａ－电子邮件的作用

• 从容充分的表达意图和需求，达成沟通目的
• 邮件存储在服务器上，可以作为事实依据和证据
• 邮件讨论的论题、事实依据、达成的共识，可以很清晰，及持续跟进
• 工作记录的历史档案

Ｂ-邮件书写的９个基本规则

规则１－邮件主题（标题）要清晰

• 主题（标题）不能为空白
• 主题（标题）简明扼要，不要用标题来写邮件正文
• 字数不要态度，一般15个字以内为宜。有些通用表达，比如　ＸＸＸ会议纪要、 ＸＸＸ 跟进事宜、ＸＸＸ会议通知；也可以根据具体事宜提炼，比如某产品返工事项安排。
• 标题不要出现机密、敏感、侮辱攻击等信息

规则２－邮件要有开头称呼、结尾、问候

• 开头一定要有称呼，因为你不是对着空气在说话
• 称乎对方年龄、级别、关系来灵活使用，比如Ｄear 某总/Ｈi,小王/你好，张工之类的。避免直乎对方姓名。
• 适当问候，礼多人不怪。多用：你好！谢谢！请!Ｂest Regards!
• 结尾签名，要有问候、姓名、公司、职位、联系方式，可以编辑成标准模板自动带出。良好规范的邮件签名既能体现你的职业化，更能让你的工作事半功倍

错误样板

　 规则３－邮件正文要精心构思，认真撰写

５大准则

• 正文第一段简述目的
• 正文第二段罗列事项或探讨内容　
• 按重要到次要一次排序
• 避免长篇大论（不是小說誰有耐心看？），缺少逻辑，多使用１/２/３/４等列
• 重点可永符号、加粗、涂色(慎用紅色)等标示，但避免滥用，导致整个邮件花花绿绿.

　规则４－专业性

• 注意语气语调，避免使用情绪化表达；避免语法错误、错别字等。
• 正面积极
• 少用专业术语或缩写：网络术语、行话、公司内部缩写、专有名词等。特别是发给非专业人士或外部人员时，他们会看不懂。

我就曾收到一个ＩＥ（工业工程师）发的邮件咨询水蜘蛛的工时是否可以报价给客人，关于水蜘蛛是什么，还要电话跟其沟通才明白意思。

规则５－不要用公司邮件讨论私事

• 公司邮件可能被永久存在服务器上
• 私事邮件有时看到得不止发、收人。有的公司会将邮件设置成所有邮件都会同时暗抄送到某个部门的领导，比如行政部或ＩＴ部。
• 就曾有男同事用公司邮件发邮件给女同事相约吃饭，被行政部和其部门领导看见，最后八卦传的满天飞。
• 占用公司网络资源，对于一些较严格的公司会留下不好的音像。
• 规则６－区分发送人（ＴＯ）、抄送人（ＣＣ）、秘送人（ＢＣＣ）及发送顺序

区分

在发邮件的过程中收件人的排列是有一定规则和顺序的，这个很多人不知道或会忽略的。经常可以看到有些同事没有任何逻辑的想起谁就敲上名字。 一般可以按有这样几种顺序：

• 按姓名拼音排序、按照部门人员排序、按照职位级别顺序/按照级别高低来确定
• 但对于有多个收件人的时候，按照这封邮件对这个人的重要性及责任排序，越重要越往前，并列时就按职位高低。如果是抄送人，按职位高低来排基本不会出错。

错误样板

　规则７－关于附件

• 附件不宜过多，超过四个最好压缩打包发送，或分邮件发送
• 附件不要太大，太大可能收不到；
• 要考虑格式对方是否能打开，比如发ＣＡＤ档给一个不会用ＣＡＤ的，不如转换成图片或ＰＤＦ档更好
• 附件起个简洁明了的名字，便于快速识别附件重要性　
• 邮件中最好能简介下附件

规则８－邮件要及时回复，有始有终

有时有些邮件发出去入泥牛入海一般，常要一追仔追才有回复甚至追到最后不了了之，让人无奈又苦恼，还浪费很多时间。故要养成良好的闭环思维及做事习惯，对于收到的邮件：

1. 对于邮件要及时处理回复，最好设定处理时间，及处理的优先级别。也可以选定时间批量处理
2. 对于无法及时处理的邮件，最好能先回复：事件处理中，预计什么时候能回复结果，以便发件人心中有数。
3. 出差或者休假时要将邮件设置成自动回复，告知离岗时间、手机联系方式及紧急事务的替代人。
4. 邮件回复要有针对性，不能驴头不对马嘴。

　规则９－邮件不是万能的

邮件在工作中起到很大作用，但邮件不是万能钥匙，有很多人工作中会过于依赖邮件的沟通，常以为发出邮件即万事大吉，其实不然。邮件有时不是最好的处理方法，必要时需根据工作中实际情况，采用电话、面谈、甚至组织会议的方式去达成目的，提高工作效率。

邮件管理循环

最后，技多不压身，功夫不负有心人，养成良好的邮件管理和收发，呈现出的职业化和专业性可能有一天被某个贵人发现你带来意想不到的机遇。就算没有人重视，也是自我的一个提升和完善。