企业无法避免的是团队成员之间的共享协作,经常需要多个部门成员共同编辑一个文档。在这个过程中,反复发送文件不仅效率低下,而且不能保证文档数据的安全性。

因此一个能够提供多人协作编辑文档、随时可以发起团队内外共享,保证文档数据安全,提升团队工作效率的工具是必不可少的。

为什么我们需要文档协作工具

  • 实时协作:如果多个团队成员经常处理同一个可交付成果,文档协作工具将为您省去很多麻烦。
  • 版本控制:这些工具的真正优点在于你拥有高级的“撤消”功能,大多数工具允许查看文档的先前版本并在需要时恢复它们。
  • 管理审核流程的能力:通过电子邮件共享反馈可能无效,因为一般收件箱中有很多噪音。文档协作工具可让你和你的同事专注于手头的任务,消除所有其他干扰。
  • 提高安全性:电子邮件可能会被转发或意外发送给错误的人。文档协作工具使你能够控制谁可以访问你的文件。
  • 使用情况跟踪和报告:这在许多情况下都很有用。想象一下,你正在培训一位新员工,并且你想知道他们是否看到了你的入职说明,或者你想知道你的老板是否看到了你上周发送给她的报告。
  • 集中式知识库:一些文档协作工具包括将文件组织到可搜索库中的选项,这使得管理团队的集体知识变得更加容易。

实现文档协作共享的工具

在文档协作方面,Baklib提供了一个简洁明了的界面,让你可以快速创建文档并共同编辑它们,同时跟踪以前的版本。多个访问级别让你可以完全控制谁可以看到你的内容——你可以在线发布、在内部共享、生成通用的可共享 URL 或邀请特定的人。

优势:

  • 内部编辑采用富文本编辑器和Markdown编辑器,操作类似word,轻松上手写作,多端适配,手机电脑都可以使用;
  • 多级栏目设置,内容分类管理,知识结构化,展示清晰有条理;
  • 知识库展示界面简约美观,官方提供20+主题免费使用,根据需要进行一键切换;
  • 查找内容方便,输入关键词即可找到相关内容,大大减少查找资料耗费的时间,提高工作效率;
  • 内容分享迅速便捷,适用于多个平台,点击链接即可查看;
  • 资料备份和下载,内容即写即存,支持多种格式的数据导出和备份团队协同功能,实现多人协同办公,增加办公效率,丰富完善知识库内容。

它基于大数据技术,采用先进而灵活的云服务架构、SaaS化服务,从内部编辑到外部分享全程保障客户数据的独立而安全,这也满足了对于内容安全的需求。

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