为了向领导汇报工作,我们不能避免从微信等工具向领导发送信息。
但如果你没有掌握写消息的方法,即使你写得字斟句酌,领导也可能看不懂,需要反复追问你,或者很长时间都不回复你。要怎么写汇报消息,才能让领导更快回复呢?在微信这类通讯软件里汇报工作,不要把信息全部摊开,而是要把结构摊开。因为空间小,所以更要注意信息的结构。
怎么才能把结构摊开?我给你三个好用的方法:小标题、要事优先、事实支撑。
第一招:小标题。用小标题来呈现信息结构。
比如,领导问你:“那批新到的食品销售情况怎么样?”
你可能会写成:“给 30 家客户打了电话进行销售,收到两家客户介绍的订单,还有一家回购的订单。”
这样写,所有信息都摊开了,领导不容易看清信息之间的关系。
你可以加上小标题:
(1)电话销售:电访了 30 家客户,6家感兴趣;
(2)客户推荐:2家;
(3)复购:1家。
有了小标题,汇报内容就有了框架,领导一看就知道,你在根据渠道的类别,思考自己销售的工作,整个汇报更加易懂。
第二招,要事优先。开头就把最重要的行动方案、主张观点全说出来。
比如,你给领导汇报一个新业务规划方案,开头可以这样写:“根据市场趋势和我部门技术能力,核心结论是:2022年应扩大食品业务规模,营业额提升25%。”说了结论之后,再论述具体做法和原因。
这样一来,领导就知道这篇汇报他到底要说明什么问题,阅读的时候也会更有针对性。
第三招,事实支撑。写完汇报,要检查你的观点是否具备充足的事实支撑。
如果你的汇报里有这样一句话:“我们的健康食品业务广受好评”,那领导肯定会提出这个问题:“好评具体有多少?”所以,后面马上得跟上事实:“健康类产品的平均用户满意度为 8.75 分。根据1000 人调研报告,我们超出行业平均水平30%,处于头部区间。”
这是给领导提供判断依据,让他知道观点背后有哪些证据。
即使领导不同意你的观点,他也可以在这个确定的事实信息上和你进一步探讨,这也能提高沟通效率。
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