实施细则的格式 机关公文的格式和要求

正式文件的格式和要求

一份完整的公文通常分为三个部分:版头部分、主体部分和版本记录部分。新的《实施细则》与原《实施细则》相比，主要增加了“文号”、“发证机关签章”，删除了“主题词”。现行公文格式具体包括19个要素，如份数、分类及保密期限、紧急程度、发证机关标志、发证机关编号、签发人、标题、主要发送机关、正文、附件说明、发证机关签名、书写日期、印章、注释、附件、抄送机关、发证机关及签发日期、页码、二维条码。

(a)该版的第一部分。位于公文首页上方，一般占A4公文的1/3或2/5左右。前面有六个要素，其中三个主要涉及我们。

1.文件编号标记。这是《实施细则》中的新内容。复印号是公文打印的序号。一般只有涉密公文才标注副本号。号码分发的时候不重复注册，也就是说发的人都有记录。在恢复机密文件时，他们可以找出哪一个在他们手中，以确保文件的机密性。所以在办理涉密公文时，各科一定要妥善保管，及时归还。因为我局下发的公文一般不分类，所以不需要标注复印号。但是我们看上级的来文，往往看到只要是机密文件，文件的编号都是在公文首页左上角用阿拉伯数字标注的，一般是6位数字，3位阿拉伯数字。

2.分类和保密期限的标记。我们一般也不用这个，只用机密文件。分类和保密期限应标注在公文首页左上角，用3号黑体和阿拉伯数字标注。秘密10年，秘密20年，绝密30年。

3.紧急标记。这是我们有时使用的正式文件的交付和处理时间限制。根据紧急程度，紧急公文标有“极急”、“紧急”，明传电报标有“特提”、“极急”、“紧急”、“平急”。“特别提及”是指需要立即处理的事项，“紧急”是指需要在2日内处理的事项，“紧急”是指需要在4日内处理的事项，“紧急”是指需要在6日内处理的事项。公文的紧急程度，应在公文首页左上角用3号黑体标示。如果复印号、安全级别、保密期限、紧急程度都有，则应自上而下标注在左上角。

4.发证机关的标志。由发证机关全称或标准化缩写加“文件”二字组成，也可以使用。此类文件是机关或部门的大宗文件，一般指报送或下发的政策性文件。文件头也可以使用发行机构的全称或标准化缩写。联合行文中，发证机关的符号可以使用联合发证机关的名称，也可以单独使用主办机关的名称。发文机关标识用一套红色小标宋体印在公文首页前半部分。logo从版型上沿到上沿为35mm，字号不大于上一级发证机关的logo，醒目庄重，规范美观。

5.标记文件编号。文件编号一般标注在发证机关标志下方，版头红线上方。还有那些标在版头红线下面的，功能一般的公文比较多。文件编号由发文机关的代字、年份、文件序号组成。这里要注意的是，文号的文字要仿宋三号，年份和顺序号要用阿拉伯数字完整填写。不可能把“2014”写成“14”，造成误解。序号不需要虚数，比如1号，不能写成001号；使用六角括号“]”代替“()”或“[]”。

6.由发行人标记。提交的正式文件应标明发行人的名称。一般应标明发行机构主要负责人，联合行文时，应同时标明所有联合机构的发行人。发行人的标记应与文件编号的右侧平行排列。帖子编号为左空1，发卡行名称为右空1；“发行人”使用3号仿宋，后面加一个全角冒号，冒号后用3号斜体标明发行人名称。如有多个发行人，主办单位的发行人名称应放在第一行，其他发行人的名称应按照发行机关的顺序从主办单位的发行人名称下的第二行开始依次排列，红色反转线下移，使发文字号与最后一个发行人的名称在同一行。

(二)主体部分。从标题到印章，属于正文，是公文最重要的部分。这一部分有九个要素。

1.文件标题标记。公文标题由发文机关的名称、事由和体裁组成，不能省略。应特别注意不要遗漏发证机构的名称。下列3个机关联合撰写文章的，应当列出所有发文机关的名称；当4个以上机关联合撰写文章时，增加“等”的方式以发证机关的名义在前面可以采用。

红线空下2行，用2号小标宋体(比正文大一个字)排列在中间一行或多行；回去的时候意思要完整，不要手动分支短语和名字。多行标题以梯形或菱形排列，不能采用上下等长的矩形和上下长中间短的沙漏形。另外，除法律法规外，一般不加书名和标点符号。如果确实需要使用，可以使用书名、引号、停顿号、连接号、括号等，其他标点符号一般不能使用。如《河北省人民政府关于做好“7·21”洪灾区恢复重建工作的指导意见》和《中共河北省委河北省人民政府关于印发河北省党政机关公文处理实施细则的通知》中，引用“7·21”，使用“河北省党政机关公文处理实施细则”书名。

2.主要交付机构。主送机关是公文的主受机关，应当使用全称、规范简称或者同类型机关的通称。主送递机构名称位于正文左上方，与正文空标题一行，打印在顶部网格，仿宋GB2312第3号，多主送递机构的各机构名称之间用停顿隔开，最后一个主送递机构名称用全冒号标注。市政府各部门向市政府提交的请示或报告，规范名称为“市人民政府”。一般来说，主要派出机关很多，一般称为(县、区、单位)。一般来说，有一个主要的发送权限，不能同时给这家报纸和那家报纸。如果领导的指示不一致，就很难执行。指令、回复、意见、信件只能有一个主要发送机关。没有公布的官方文件，如公告、通知等。，特指主发送权限。

3.文字。文本是公文的主体和核心部分，用来表达公文的内容。正文一般模仿宋朝三号，转发和打印文件的通知用楷书三号写..公文首页必须显示公文正文。特别是几个部门联合撰写的公文标题过长，必要时可以减少标题中的字数，留出部分空空格用于撰写公文的主要内容，避免只有公文首页标题没有公文的情况。本文中，“一”、“一”、“1”、(1)和“①”依次采用。一般第一层用粗体标出，第二层用斜体标出，第三、四层用斜体标出。第一层作为字幕时句尾没有标点，第二层作为字幕时句尾的标点是可选的。正文的标准字数是每页22行，每行28个字。

4.附件说明。附件说明是公文附件的序号和名称。公文中有附件的，在正文下左空一行标注“附件”三号仿宋，后面加全角冒号和附件名称。如果有多个附件，它们将按行和向下的顺序分别排列。附件序号用阿拉伯数字，每行位置要对齐(如“附件:1。× × ×”，附件名称后不得添加标点符号。

5.签署并标记发证机关。这是新添加的元素。发证机关的签名应注明机关全称或标准化简称，连同正文或附件说明空，并注明3号仿宋，排在右行，后面跟着空。《实施细则》规定，从2013年7月1日起，提交的公文和签发的公文均须由发证机关签署。政府部门签发的公文，包括签发机关的签名、书写日期、印章等，缺一不可。联合行文中，签发机关的签名应当按照签发机关的顺序排列在相应的位置。

6.书面时间。以领导签发日期为准，联名书写以最终签发机关领导签发日期为准。根据《实施细则》，从2013年7月1日起，公文的书写日期用阿拉伯数字标注。没有主送机关和发证机关签署的正式文件，书写日期标注在标题下方括号内。有些演讲稿和演讲稿往往会在题目下面的括号里标注写好的日期。有主送机关和发证机关签署的正式文件，在发证机关签署的下一行标注。无论用哪种方法标注书写日期，都要用阿拉伯数字代替汉字。所有标注的年、月、日都使用全称，没有虚构的位置或缩写。例如“2014年8月1日”不能写成“2013年8月1日”。书写时间仿宋三号，位于发证机关签名右下方。一般是用right 空这几个字排的。由单一机关书写时，签发机关的签名应排列在书写日期上方的中心位置。联合行文中，发证机关的签名按照发证机关的顺序排列在相应的位置，发证机关的签名用印章压下，发证机关的签名和书写日期用最后一个印章压下。

7.封印。公文中有发证机关签名的，应当加盖发证机关印章，并与签名机关一致。由特定签发机关标记的一般文件、会议记录和电报不得盖章。联合书写时，联合代理机构的印章应与签发机关的签名相对应，印章应排列整齐、不连贯或相切。主办机构印章应在前，每排不超过三个印章，两端不得超过版心。最后一排，比如一两个封条，要排在中间。印章应为红色，并按下书写日期，不得出现空白色印章。烫印应距文字2mm-4mm，并以正确居中的方式压下一个书写时间。

特例描述。当文档排版后留下的空空白不能容纳印章位置时，应采取措施调整行距和字距，保证印章和文字在同一面，不应采用“本页无文字”的标记方法。

8.笔记。笔记是需要说明的事项，如发文范围、沟通等。主要是标注公文的交流范围或者联系人姓名、电话号码等。，一般在书写日期左下方的括号中标出。用3号模仿宋，左行上行空，括号内为空首字。如果括号在语句中重复出现，用中文六角括号括住括号。提交的请求文件必须标明联系人和电话号码，以便上级机关在办理文件时与熟悉文件的人员联系沟通，协调事宜。

9.附件注释。附件是公文的说明、补充或参考材料。附件应排列在另一面，与公文正文装订在一起，并在附件左上角的3号顶格上用粗体标出“附件”。有序号的，要标识序号，序号和附件名称要一致。如果附件和文件正文不能装订在一起，应在附件左上角第一行的顶框中标记文件编号，并在其后标记附件一词。如果有两个以上的附件，应标明附件序号。序列号后不加标点符号。附件标题和“附件”空之间有两行。

*下级机关批复的公文或上级、同级机关转发的公文不是公文的附件，应在批复转发《通知》后单独打印一页。

(3)版本注释。即文末，这部分有四个要素，其中常用的只有一个。这四个要素是cc权限的标注、签发权限和日期、页码和二维条码。从2013年7月1日起，取消带有主题词的公文，各类公文不再标注主题词。

抄送机关是指需要执行或者知道公文的上级机关、下级机关以及其他没有隶属关系的机关(我们一般没有这个标注)。

签发机关和签发日期是指公文的发送机关和发送日期。制作公文的部门的发文机关一般写其部门办公室(室)，如“衡水农牧局办公室”，但我们一般不标注此项。

页码。这里指的是文档页码序号。公文的页码有两种标注方法。首先，公文正文包括几个附件，都是正文的一部分。所有附件必须包含在公文的整个部分，页码要统一排列。印刷版本应标记在正式文件的末尾。二是公文有几个附件，但各有独立，要么单独排版，要么自行装订，要根据其文件的内容特点进行编排。页码用4号半角阿拉伯数字标注，放在版心下沿下一行。数字的左右两边各放一条4号线，该线距版心下沿7mm。单页码为右空1，双页码为左空1。空白页和空白页之后的页面不识别页码。

二维条码标识是存储文档管理元素在水平和垂直两个维度空之间的信息的条码。

(四)文件版式规范。根据《实施细则》，公文使用A4型纸，宽度尺寸为210mm×297mm。公文的边缘和中心尺寸:公文纸顶部(上白边)37mm±1mm，下部空约33mm±1mm，纸缝(左白边)28mm±1mm，中心尺寸156mm×225mm(不含页码)。

排版规格:一级标题(小标宋，中宋)用黑色宋体2号，正文用仿宋体3号，二级副标题用粗体3号，三级标题用黑色斜体3号。一般每边22行，每行28个字。行距固定在28.8点。为了打印方便，每页的行数可以根据情况增加或减少1-2行。增加或减少行数时，应调整行距，以保持版心高度不变。