【怎么看ppt的制作步骤】制作PPT的基本工作(学好实用技术)

1.从右键单击快捷菜单生成

右键单击计算机桌面，从弹出式快捷菜单中选择“新建”，然后从下一个菜单中选择“Microsoft PowerPoint演示文稿”，新创建的空白演示文稿图标将出现在桌面上。

2.在“文件”选项卡中创建

启动PowerPoint 2016并单击“文件”“新建”后，您可以根据需要选择其他模板，单击右侧的“空白演示文稿”将创建空白演示文稿。

3.使用快捷键创建

在PowerPoint 2016中，按快捷键Ctrl N立即创建空白演示文稿。

6.2.2选择幻灯片布局

1.幻灯片布局

幻灯片板是幻灯片的布局格式，其中包含要在幻灯片上显示的所有内容的格式、位置和占位符。在PowerPoint 2016中，单击“开始”“幻灯片”“布局”。Office主题共提供11个内置幻灯片布局，包括“标题幻灯片”“标题和内容”“空白”，每个布局都以虚线显示占位符，用于向幻灯片添加文本、图形等元素。

2.常用幻灯片布局

启动PowerPoint 2016，双击“空白演示文稿”创建新的空白演示文稿。这是“标题幻灯片”。可以在占位符框内双击以添加标题和副标题。

使用快捷键Ctrl M或单击“开始”“幻灯片”“新幻灯片”下的下拉按钮，然后从弹出的“Office主题”下拉菜单中选择“标题和内容”，即可轻松地在空白演示文稿的第一张标题幻灯片下显示“标题和内容”

3.插入幻灯片编号

欢迎使用PowerPoint'PPT。单击“插入”“文本”“幻灯片编号”。在打开的“页眉和页脚”对话框中，选中“幻灯片编号”复选框并单击“应用”按钮，将在当前幻灯片的右下角插入幻灯片编号。要将所有应用编号添加到所有幻灯片中，必须单击“全部应用”按钮。

6.2.3文本、图片、图形、表格和图表的基本操作

1.使用文本

(1)封面。在桌面上创建一个名为“任务摘要”的空白演示文稿。点击添加“标题”文本占位符、输入文本“任务摘要”、单击添加“副标题”文本占位符、输入报告者和报告日期选择文本“任务摘要”，然后单击“开始”“字体”“字体”右侧的下拉按钮，即可添加“微软雅黑”“字体”组可以设置字体、大小、大小增加、大小减少、粗体、倾斜、下划线、字符阴影、删除线、字符间距、大小写更改、字符颜色等。

(2)目录。单击“开始”“幻灯片”“新幻灯片”下的下拉按钮，选择“标题和内容”，输入文本并创建目录幻灯片。在“目录”中选择4行文本，然后单击“开始”“段落”“行距”右侧的下拉按钮，选择“1.5倍行距”。调整段落间距，使幻灯片更加美丽大方。“段落”组可以设置项目符号、编号、列表级别降低/升高、行距、左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐、分布对齐、添加或删除列、文字方向、文本对齐以及转换为SmartArt图形。

(3)内容。根据目录幻灯片，至少需要4张幻灯片来显示演示内容。由“标题和内容”组成的四张新幻灯片将复制并粘贴幻灯片标题中目录的四个内容。

(4)背面。封底幻灯片一般是审计信息、联系信息等。

2.图片操作

(1)插入图片。选择幻灯片3“检查作业”，然后单击“插入”“图像”“图片”。在打开的“插入图片”对话框中，选择要插入的图片或照片，然后单击“打开”将图片插入到幻灯片中。

(2)编辑图片。在幻灯片中插入图片后，PowerPoint 2016任务界面的功能区中将出现“格式”选项卡。使用此选项卡上的各种命令按钮，可以根据需要调整图片，包括位置、大小、旋转、堆叠顺序、组合、图片的颜色效果、艺术效果、压缩和裁剪。

“格式”(format)选项卡

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3.图形操作

PowerPoint 2016提供了强大的绘图工具用于在幻灯片中加入形状，如线条、形状、箭头、公式、流程图、标注、动作按钮等。
选中需要绘图的幻灯片，单击【开始】→〖绘图〗→"文本框"按钮。这时鼠标变为"↓"，按住鼠标左键不放拖动鼠标进行绘制，绘制完成后，释放鼠标左键。
绘制了一个文本框后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择"编辑文字"，这时文本框中出现闪烁的光标，就可以输入文字了，还可以调整文字的字体、字号、段落间距等。单击"绘图"右侧的"其他"按钮，在下拉列表中可以选择需要绘制的各种形状。图形绘制完成后，还可以根据需要添加文字、调整图形的位置和大小、对图形进行旋转或翻转、设置叠放次序、进行对象的组合等。

4.表格和图表操作

（1）使用表格。在"工作总结"PPT的第4个幻灯片中插入表格，单击【插入】→〖表格〗→"表格"按钮，将鼠标指针移至下拉菜单中的小栅格处。可以看到，随着鼠标指针的移动，被选中的小栅格变色，幻灯片中出现表格预览。确定了表格的行和列后单击鼠标即可。
若要插入比较复杂的表格，可以在"表格"按钮的下拉菜单中单击"插入表格"，此时弹出"插入表格"对话框。在该对话框中设置表格的列数和行数，单击"确定"按钮即可。
表格可以像文本框一样被选中、移动、调整大小和删除。还可以使用选项卡中的其他命令设计表格样式，如插入表格的行和列、改变行高和列宽、进行单元格的拆分和合并等。
（2）创建图表。图表是通过图形来表达表格数据的一种直观、有效的方法。图表根据表格内的数据自动生成，如果表格中的数据被修改，则相应的图表也随之变化。
在"工作总结"PPT的第5个幻灯片中插入图表，单击【插入】→〖插图〗→"图表"按钮，随即弹出"插入图表"对话框。在该对话框中先单击图表类型，如"柱形图"，然后在右侧选择某种柱形图，如"簇状柱形图"，单击"确定"按钮即可。
插入图表后进入图表编辑状态，系统显示Excel数据表窗口，这时用户需要输入自己的数据以替代原来的模板数据，使图表符合自己的需要。在功能区的"设计"和"格式"两个选项卡中，可以更改图表的样式、布局、形状和字体等，如图6.43所示。

“图表工具”的“设计”和“格式”选项卡

6.2.4 创建SmartArt图形

1.插入SmartArt图形

在"工作总结"PPT的第6个幻灯片中插入SmartArt图形，单击【插入】→〖插图〗→"SmartArt"按钮，随即弹出"选择SmartArt图形"对话框，如图6.44所示。在该对话框中选择所需的类型和布局，单击"确定"按钮即可。

“选择SmartArt图形”对话框

插入SmartArt图形后，新增了“SmartArt工具”功能区，有“设计”和“格式”两个选项卡。单击图形中的文本框直接输入文字，也可以在左侧的“在此处键入文字”窗口中输入文字。

（1）在现有SmartArt图形中添加形状。单击幻灯片中的SmartArt图形，然后单击距离要添加新形状位置最近的现有形状，如“团队”。单击“SmartArt图形”的【设计】→〖创建图形〗→“添加形状”右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“在后面添加形状”。于是在“团队”的后面添加了一个新的形状。可以单击“在此处键入文字”窗口，将指针移到“团队”文本之前，然后按Enter键，于是在“团队”之前添加了一个形状。

（2）删除SmartArt图形的形状。单击要删除的SmartArt图形的形状，按Delete键即可。如果要删除整个SmartArt图形，先单击SmartArt图形的边框，即选中SmartArt图形，然后按Delete键即可。

2.编辑SmartArt图形

（1）更改SmartArt图形的布局。创建SmartArt图形后，还可以通过更改布局，换用其他SmartArt图形来表示。选中SmartArt图形，单击"SmartArt工具"的【设计】→〖版式〗→"其他"按钮，在弹出的菜单中选择"表层次结构"，幻灯片中SmartArt图形的布局立刻随之改变。
还有一种方法，选中SmartArt图形后，鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择，于是会弹出"选择SmartArt图形"对话框，在此选择适合的SmartArt图形，单击"确定"即可。
（2）更改SmartArt图形的样式。选择好适合的SmartArt图形后，还可以进一步更改其颜色和图形的呈现效果。
选中SmartArt图形，单击"SmartArt工具"的【设计】→〖SmartArt样式〗→"更改颜色"按钮，在弹出的菜单中选择"彩色"，幻灯片中SmartArt图形的颜色立刻随之改变。
选中SmartArt图形，单击"SmartArt工具"的【设计】→〖SmartArt样式〗→"其他"按钮，在弹出的菜单中选择"鸟瞰场景"，幻灯片中SmartArt图形的样式立刻随之改变，。
（3）更改SmartArt图形中形状的样式。如果还需要进一步更改SmartArt图形中的形状，可以先选中形状，如"团队"，单击"SmartArt工具"的【格式】→〖形状样式〗→"其他"按钮，在弹出的菜单中选择"金色"，幻灯片中"团队"形状的样式立刻随之改变。此外，还可以更改形状的颜色、边框和立体效果、形状中的文字效果，更换形状、放大缩小形状等，从而制作出更具个性化的幻灯片。

3.文本转换为SmartArt图形

为了制作图文并茂的幻灯片，可将幻灯片中的文本转换为SmartArt图形。
以"工作总结"PPT的第3张幻灯片为例，选中文本框，单击【开始】→〖段落〗→"转换为SmartArt图形"按钮 。在弹出的菜单中单击选中的SmartArt图形布局即可。
还有一个方法，先选中文本框，鼠标右击，在弹出的快捷菜单中单击"转换为SmartArt"按钮，在下拉菜单中选择合适的SmartArt图形即可。

6.2.5 音频和视频的基本操作

1. 插入音频

（1）插入来自PC上的音频。打开"工作总结"PPT，在第4张幻灯片中插入音频作为背景音乐，单击【插入】→〖媒体〗→"音频"按钮，在弹出的下拉列表中单击"PC上的音频"，随即打开"插入音频"对话框，找到所需的音频文件，单击"插入"即可。这时幻灯片中出现一个喇叭状的音频图标，当将鼠标指针移到该图标时，会出现音频播放条，单击播放按钮即可。如果对插入的音频不满意，选中音频图标，按Delete键删除即可。
（2）插入录制音频。单击【插入】→〖媒体〗→"音频"按钮，在弹出的下拉列表中单击"录制音频"，随即打开"录制声音"对话框，单击录制按钮，录制结束后单击"确定"按钮，这时幻灯片中出现喇叭状的音频图标，单击该图标就可以听到刚录制的声音了。
（3）设置播放选项。在幻灯片中选择音频后，顶部出现"音频工具"工具栏，单击"播放"选项卡。在"音频选项"组中设置音量大小、播放方式、播放时是否隐藏音频等，在"编辑"组中可以剪裁音频，在"书签"组中可以插入书签以指定音频剪辑中的关注时间点等。

2.插入视频

（1）插入联机视频。打开"工作总结"PPT，在第2张幻灯片中插入视频，单击【插入】→〖媒体〗→"视频"按钮，在弹出的下拉列表中单击"联机视频"，随即打开"插入视频"对话框。
（2）插入PC上的视频。单击【插入】→〖媒体〗→"视频"按钮，在弹出的下拉列表中单击"PC上的视频"，随即打开"插入视频"窗口，找到所需的视频文件，单击"插入"即可。这时幻灯片中出现一个视频窗口，当将鼠标指针移到视频窗口时，出现播放条，单击播放按钮即可。如果对插入的视频不满意，选中视频窗口，按Delete键删除即可。
（3）设置视频效果。选中幻灯片中的视频，单击"视频工具"下的"格式"选项卡，在"调整"组中可以对视频的颜色、对比度等进行设置，或者可以在"视频样式"组中设置样式、边框和形状。还可以对视频的播放方式进行设置，单击"播放"选项卡，在"视频选项"组中设置音量等。

6.2.6 幻灯片的放映

1. 放映幻灯片

打开"工作总结"演示文稿，按F5键或单击【幻灯片放映】→〖开始放映幻灯片〗→"从头开始"，表示从演示文稿的第1张幻灯片开始放映。选择某张幻灯片，按快捷键Shift+F5或单击"从当前幻灯片开始"按钮，可从当前幻灯片开始放映。还可以单击任务栏中"幻灯片放映"按钮，从幻灯片窗格中的当前幻灯片开始放映。

2.自定义幻灯片放映

自定义放映是指在放映演示文稿时，可以指定放映其中的某些幻灯片，这些幻灯片之间可以是连续的，也可以是不连续的，用户可以自行确定幻灯片的放映顺序。

3.联机演示

联机演示功能可以向通过Web浏览器观看的远程观众广播幻灯片。

2.设置幻灯片放映

在PowerPoint 2016中，演示文稿的放映分为3种类型：演讲者放映、观众自行浏览和在展台浏览。
● 演讲者放映：指由演讲者自行放映幻灯片，如进行学术报告、专题讲座等。
● 观众自行浏览：指由观众自己动手在计算机上放映幻灯片，体现交互效果。
● 在展台浏览：这种方式是让幻灯片自动循环放映，无须操作，如展会等。