【word延长线怎么延长】这篇关于Word技术的文章价值有点高！

今天的知识点都是4分。

Word谁都可以使用。高手和新人最明显的区别是效率。有的人一个小时能掌握好几个Word，有的人加班到深夜嗓子疼，还没做一份工作。不管使用什么办公软件，效率都是第一个追求的。第一点：

如何快速选择文字

将鼠标放在左边距上：

单击以选择鼠标单击位置的整行文本。双击以选择整个文本。单击三次将选择整个文档中的字符。但是，选择全部时，通常使用快捷键Ctrl A

按住Ctrl键并用点按文字，可以选择多个非连续的文字。(例如，如果需要以粗体选择一个段落中不连续的多个字符，或者需要更改颜色，请使用此选项。)按住Alt键并单击文字，可以选择矩形区域内的文字，而不考虑行。(例如西藏)

按住Shift键并单击其他位置，选择起始光标位置和后续光标位置之间的所有字符。(例如，需要更改其中一个内容的字体和颜色时使用。)

Shift这个功能其实用鼠标左键拖动也可以，但是由于很多高手根本不用鼠标作为Word，Shift还是很常用的。

使用形式刷更方便

在Office操作中使用快捷键很容易记住。我们都知道Ctrl C是复制，Ctrl V是粘贴。格式笔刷实际上是格式复制。快捷键将Shift添加到常规复制粘贴中。也就是说，Ctrl Shift C=复制格式，Ctrl Shift V=粘贴格式。(PPT中也有此快捷键。）

如果熟悉鼠标流，双击格式笔刷可以在鼠标上记住格式笔刷，可以连续格式化多个段落的文字内容，不需要格式笔刷时，按ESC键或再次单击鼠标可以解除格式笔刷的记忆。(大卫亚设、Northern Exposure(美国电视剧)、形式刷、形式刷、形式刷、形式刷、形式刷)

快速调整文字大小的方法

通过单击顶部“开始”菜单栏右侧的两个A，可以放大鼠标流。单击键盘流快捷键Ctrl [和Ctrl]进行放大和缩小。(键盘P右侧的两个方括号)(此方法也适用于PPT。）

表不需要Excel支持

有时需要在Word中使用Excel函数(如SUM、COUNT和AVERAGE)进行计算。新手打开Excel列表，复制和粘贴。其实可以用Word来做。

方法：

插入表单，输入原始数据，设置菜单栏表工具——布局3354数据——公式，设置公式和编号格式，然后单击“确定”即可。

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需要注意的是，如果原始数据修改了，公式的数字是不会自动刷新的，手动刷新的方法也很简单，选中公式的数字，右键——更新域，就刷新成功啦！

❺让表格每页都自动生成表头

有时候我们会尴尬的发现，Word里面要插入的表格有点长，正好赶上表格出现的位置在某一页的下半部分，结果延长到了下一页，但是下一页没有表头又会显得不专业，设置的方法很简单。

➤方法：

选中表头——表格工具——布局——数据里面的重复标题行点一下，就可以啦，如果想要取消，再选中第一个表头然后再点一下重复标题行就好了。

❻表格最后多出一行怎么办？

大家曾经应该都遇到过这样的事情，发现表格最后一行是空行，但是怎么删也删不掉，甚至多出了一页，每次打印的时候都有一种浪费纸张的罪恶感，同时心里怨恨Word为什么这么难使。

➤方法：

在顶部开始菜单栏里面找到段落设置的那里，然后在行距那里设置为固定值、1磅。

❼从网页复制过来的文字格式错误怎么办

有时候我们在做Word时候需要无耻的Copy网上的内容过来，结果发现复制过来有大量的空行，如果手工删除非常耗费时间，这时候我们就需要取巧，用替换功能批量删除。

➤方法：

Ctrl+H可以打开查找对话框，在查找内容那里输入^l^l（^是英文输入法状态下Shift+6，l是hijklmn里面的l），然后在替换为那里输入^p，然后点击全部替换。

有了前面的技巧，你的效率已经大大提升了，但是仅仅快还不够，你给出的文档一定是要规范的，一份Word是否规范，你发给的对象会很轻易的发现哦。我们来学习第二部分，规范格式。

❶自动编号要用就用好

自动编号是Word经常自作聪明帮大家做的事情，相信绝大多数人都不太喜欢，因为不够灵活，所以宁可用手工编号也不愿意用自动编号。

但是使用手工编号的话，一旦遇到文档内容顺序调整，就会带来大量的工作了、更多的校对时间。只要出现一次这种情况，你所浪费的时间就足以让你熟练自动编号的工作原理和操作技巧！

❷标尺的作用

大家可能没用过标尺，但是一定被标尺坑过，为了对齐使劲儿按空格的事情还是发生过的，直到某一天知道了标尺原来可以这么玩：

➤调出标尺：

在视图——显示里面把标尺打勾即可。

标尺的功能

➤首行缩进：每个段落第一行空几个格。（放在标尺的2就是空2个格，4就是空4个）

➤悬挂缩进：每个段落除了第一行以外空几个格。

➤左缩进：设置文字最左边的边界

➤右缩进：设置文字最右边的边界

➤另外标尺上我们发现左右有个灰色底的部分（左边距、右边距），这个是设置页面左右边距的。注意：操作的时候记得先选中要调整的文字那一行，再拖拽滑块。

❸段落格式的灵活设置

在PPT里文字的黄金行距是1.3，在Word这种几乎纯文字的文档里面段落更是尤为重要，根据不同的文档内容，我们可能需要不同的行距、段落间距设置。

当然还有快捷键法，推荐使用1.5倍行距，快捷设置

❹换页的技巧

我们在做文件的时候经常需要换页，比如章节之间的区分，留出手写区域等等。菜鸟们习惯狂敲回车，然而一旦上面的文字有调整（比如行距、字号甚至多加了一句话），第二页顶部就会多出来一些回车

➤方法：

不需要回车，在你认为需要换页的文字或标点后，Ctrl+回车就可以直接换到第二页啦，不仅节省无数个回车，上面无论怎么变动，只要没超过一页，对下面没有任何影响！

规范学好了，排版不专业也不行！下面我们趁热打铁进入第三部分，编辑排版。

Word的排版这里更多的是指产品手册、合同协议、标书、毕业论文这种比较长的文档，需要一个相对正式的结构，可能涉及到封面、目录、正文等部分。甚至对文档的页眉页脚页码也有严格要求。这些就需要我们在编辑排版的过程中通过一系列的设置来实现。

主要步骤有：

❶设置标题样式

❷自动生成目录

❸设置页眉页脚

❹添加文档封面

❶设置标题样式

什么是标题样式，对于一个正规的文档，如果希望Word可以自动根据文档的内容来生成目录，就需要把所有的文档标题设置成标题样式。

➤首先我们要选中Word默认样式里的标题1。在开始——样式——标题1。（其他的级别选择方式以此类推）

➤默认的样式如果不是你想要的，那么就在标题1那里右键——修改，然后设置你需要的文字格式。

设置的标题是不含有自动编号的，如果你需要自动编号，可以设置将标题样式和自动编号进行关联，让所有设置的标题都可以自动进行编号。

➤设置方法：

选中需要关联的标题——开始——多级列表——选择列表库里面第一种列表——再次点击多级列表——定义新的多级列表。多级列表的位置还记得吗？

点开定义新的多级列表之后弹出的窗口可以设置标题样式和自动编号关联。

在①处可以选择不同级别的数字；在②处可以设置这个编号的格式，这里支持中文；在③处可以选择编号的样式，1、2、3还是一、二、三还是A、B、C等等。

最后一步很重要，不要着急点确定，点左下角的更多。然后选择将级别链接到样式，然后在①处对1级编号链接到标题1，2级编号链接到标题2，以此类推。

❷自动生成目录

设置好了标题样式，自动生成目录就会非常方便，点击菜单栏的引用——目录——自动目录，就可以生成了。

如果内容调整了，需要更新目录，只需要点击一下目录边上的更新按钮即可。

目录生成以后，我们需要让目录和正文真正的分隔开，这里如果用分页符就错啦，分页符只能换页，但是无法从本质上把目录和正文隔开，会对后面工作造成不便。所以我们要用分节符。

➤方法：

先将光标放在目录的最后，点击菜单栏页面布局——分隔符——分节符——下一页。

❸设置页眉页脚

我们在需要打印并装订成册的文档里需要设置页眉页脚，还需要奇偶页对称的页码设置，我们一步步来。

先设置页眉页脚

➤方法：菜单栏插入——页眉/页脚——选择合适的奇数页页眉/页脚

➤选好之后，如果想要奇数页页眉和偶数页页眉不同，双击进入页眉/页脚，勾选奇偶页不同，然后再将文档下拉到偶数页，再编辑偶数页的页眉页脚。

接下来看设置页码

➤双击进入正文第一页的页眉/页脚，如果前面设置目录的时候插入了分节符，我们就要点击取消“链接到前一条页眉”

➤然后点击页码下拉条——设置页码格式，起始页码设置为1。

❹添加文档封面

在完成了所有内容的编辑以后，我们可以添加一个封面，让这份文档显得更专业。

➤方法：菜单栏插入——封面——选择合适的封面

如果需要打印，我们需要在封面后面插入一个空白页当作封二，避免装订的时候目录页直接装订在封面背后。

最后我们来说一个完成以后要做的事情。我们做完一份文档，肯定要给自己的上级或者对接的客户发过去，基本上都会有所修改，然而最头疼的事情就是对方发给你以后你根本不知道他修改了什么东西，或者你的同事、客户、下属发给你一份Word，你要怎么修改才能保证你们对接的效率最大化。

这就是今天要讲的压轴技巧，他人协作

❶批注

批注不修改内容，只写评语

首先我们选中要批注的段落（或段落里的某句话、某个词），然后在菜单栏审阅——新建/删除批注，就可以写评语。选择文字后，右击下拉菜单和使用快捷键也有。

❷修订

修订可以对文档进行修改，如果你想直接对文章内容进行修改，在审阅里面点击修订，这样你在文档里面做的修改都会被记录下来

如果你要给你的领导或者下属展示你修订的文章，可以在不关闭修订的情况下直接保存，这样他们会直接看到你的修订内容。

❸老板没开修订就改了？

总有一次，你的老板没有开修订，或者恶意的关了你的修订悄悄把文档给改了，这个时候，就需要使用另一个小技巧：比较。

打开审阅——比较——比较文档——设置原文档和新文档，然后Word就会自动比较并用修订功能标出所有的不同。