上周在一个企业培训的时候,学生A在休息时间问我,用什么方法可以把30张以上不同大小的照片放在一张Word文档的其他页面上,每张照片,所有照片都调整到相同大小。她现在正在复印一张照片,粘贴到Word的其他页面上,手动调整图片的大小。这个方法不仅费时费力,以后还想重新调整图片大小,需要一张一张地调整。
事实上,小A的这种需求可以通过Word强大的邮件合并功能轻松实现。
必要的步骤很简单。首先,在Excel中,根据下表设置图片的保存路径。前面的“图片”一词是保存照片的文件夹名称,两个“//”表示子路径,后面的1.jpg是照片的名称。在这个文件夹里放了12张名为1-12的照片,后缀都是。这是jpg。
接下来,创建新的空Word文档。小A希望图片更大,因此可以横向调整纸张方向,并在接下来的四个步骤中进行邮件合并。
01选择集成类型
单击“开始邮件-邮件合并”,选择合并类型“邮件”,在一封信中显示图片。
02选择收件人
单击“选择收件人-使用现有列表”,选择刚才照片保存路径的Excel表单。
03插入合并域
对于纯文本字段,请单击“插入合并的字段”以插入该字段。但是,对于照片字段,必须插入字段代码并插入。
如果你订阅了我的《Office高效办公秘诀之邮件合并》课程,只要点击“ET插件-插入照片字段代码”,这个字段代码就会自动插入。这里的“照片”一词指的是刚刚在Excel表格的照片路径中的列的列名。
如果您没有订阅此课程,也可以手动输入。请注意,大括号不是手动输入的,而是按[CTRL F9]插入的。
然后点击“ET插件-隐藏域代码”查看图片。
04完成并合并
调整图片大小后,单击“完成并合并”,然后选择“编辑单个文档”。
这是合并完成后看到的效果。一页一张。
使用此方法的优点是,要调整图片的大小,只需修改主文档中的图片大小,然后重新合并,即可将新文档重新生成为调整后的大小。另外,如果添加新照片,只需将照片放入文件夹,在Excel数据源表中展开文件名行,然后打开此Word的主文档,重新完成并合并,就可以获得包含新照片的文档。
和这种大量文档制作和生成要求一样,下次不要手工做,尝试合并Word邮件。
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