发函 工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项（保证你会用到）

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来源|百度文库

一、工程信函

(a)在若干情况下需要发函

1.督促对方履行义务。

如催甲方支付工程款，确定材料品牌和价格，尽快审核结算书，并督促监理人或甲方进行验收。

2.向对方提出意见、异议和建议。

如果不同意甲方的指示，不同意甲方的信件，或者对监理工作、监理岗位有意见等。

3.向对方提出要求和要求。

如需甲方支持，可提前支付工程款，并请监理人进行工作指导等。

4.向上级或主管部门报告。

比如向上级公司汇报最近的工作安排，向主管部门汇报工作。

(二)几个主要字母的书写

1.催款信。

催款函是用于督促甲方支付工程款的信函，在建筑工程中较为常见。

首先需要注意的是，信函名称要一目了然，准确反映信函内容，如“请尽快支付2007年5月进度款”、“请尽快支付工程款”；

其次，信的内容要简洁明了，要写明付款的时间、金额和依据。比如“根据合同规定，贵公司应在当月日期前支付最后一个月的进度款，但贵公司至今未支付”；

第三，信的内容要反映相关事实。如果只写提醒，信的内容会比较单薄。建议提醒流程可以酌情书写，如“我司于(月)、(月)日给贵司发函”，如项目因欠款已停工等情况。；

最后，要注意信的语气。在双方关系比较好的时候，要注意提醒信的语气不要太过严厉，要真诚认真，避免矛盾激化。

2.结算提醒函。

结算提醒函是用于督促甲方审核结算的信函，在建筑工程中也很常见。撰写结算提醒时应注意:

首先，信要及时寄出。当发现甲方未在约定的结算期限内完成结算时，应立即发送提醒结算函；

其次，内容要全面，提交的时间和价格要在信中描述清楚。

如“我公司将于年月日向贵公司发送结算书，日期为年月日(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)(年月日)

最后，观点要明确，写明价格评估的期限和依据，指出对方违约。如果合同中约定提交评审的价格是超出评标时间的标准，则应在信中写明要求对方按照提交评审的价格支付工程款，这种情况下不应给予对方宽限期，否则会错失提交评审的价格是标准的最佳时机。

3.终止合同通知书。

请求解除合同的信函是一方当事人在合同约定的解除原因或者法律规定的解除原因出现时，向另一方当事人发出的通知解除合同的信函。施工方在向对方发出终止合同的信函时应注意以下几点:

首先，寄信的时候要小心。发信前最好先征求律师意见，并仔细考虑发信依据和发信可能产生的后果；

其次，内容要有理有据，通知解除合同的信函要注明解除合同的合同依据或法律依据，还应注明解除合同的理由，说明因发生这种情况而满足解除合同的条件；

最后，根据法定或约定的程序，注意根据合同法第94条给予对方宽限期。因此，如果建设单位因甲方欠款而要求解除合同，应提前催促给予对方合理的宽限期。

此外，施工单位在发出的所有信件中要注意，不要为了眼前利益而承认违约或其他不利，这将成为今后向对方索赔的隐患。如果有施工单位希望甲方提前支付工程款，愿意按照对方的要求在信件或报告中承认工期和质量上的错误；更何况信是甲方写的，施工单位直接盖章，但不知道这是甲方的圈套，会不会成为以后纠纷中最直接的违约证据。

(3)信件的接收、确认和保留

信函的收到应以以后可以作为证据为原则，注意保证其证明力。

首先，要注意通信的形式。

如果信中有多页，要注意骑缝的封口，避免换页。

第二，要注意收文的形式。

收到信要直接在信上签名，写上人和日期，而不是只为这封信签名。由于收条书中只记录了字母名称，有时记录的字母名称与字母的真实名称不同，或者字母名称不能反映内容，所以有些施工单位根本不写字母名称，只写一个“字母”字，无法证明对方签收了什么。

第三，要注意签名人的身份。

信件签名人应注意合同中约定的签名人，或对方代表，或指定的收件人的最佳签名，以便日后证明自己的身份。在某些情况下，双方经常否认签名者是他们的雇员，并且不承认签名者的身份。所以，为了保证签名信的有效性，最好由上述人员签收。如果上述人员无法签收，需要注意需要其他相应的文件来确认签收人的身份。

四、对方拒签的，可以在工商登记时送达对方地址，由法定代表人接收。

这时，你要注意快递单上文件的内容和页码；如果是更重要的文件，比如结算

书籍等。，建议使用公证快递。

第五，要注意保持原创。

信的一个重要作用是在发生纠纷时作为证据使用，证据必须有原件。如果没有原作，就无法辨别真伪。因此，施工单位应保留经信函签字的原件，并作为工程档案长期保存。

(4)收到信件的处理

1.签字确认。

应保留签署记录，包括签署时间。应充分注意已签名的信件，所有信件都应存档以备查询。

2.如有异议，应及时回复。

如对信中所述内容有异议，应及时回复澄清并发表意见。

3.如果对方回复表示新的不同意见，应再次回复澄清。

如果没有新的评论，就不用回复了。

二.会议记录

会议纪要是参加会议各方的记录。例会纪要是施工中常见的，即施工过程中每周召开一次的例会纪要，由监理、施工单位和甲方参加，一般由监理公司会后分发给参加单位。施工单位在会议纪要中应注意以下事项:

1.例会中要提出建设中遇到的资金、劳动力、气候、甲方配合等困难。收到例会纪要后，应认真检查纪要是否真实、全面，尤其是甲方已当场发表意见和认可的事项。如果发现纪要有误，应及时致函监理公司和甲方，要求纠正。

2.应注意保留例会的原始会议记录，通常由主管用蓝色印章密封。

3.如果其他会议纪要涉及会议各方就某一内容达成一致，则会议纪要是合同不可分割的一部分，应注意会议纪要应由多方盖章签字。

三、通知、信函服务合同

建设工程合同标准文本规定，通知送达的要求是派人或者派人到专用条款规定的地址。如果一方拒绝在另一方的通知上签字，另一方将按照专用条款中约定的方式将通知发送到专用条款中指定的地址，如特快专递，即视为送达。

合同约定的地址一般为注册地址，实际上通知一般在建设工程现场送达。如果合同中指定的人或建设单位的现场监理和现场工程师在现场签字，也符合合同和法律的要求。但拒绝签字的，应按合同约定的方式和地址交付。

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