视频会议论坛 【微论坛】我们聊聊怎么办会务

我们来谈谈这个问题

如何迎接大会(三)

做好三包，开视频会议

随着新冠肺炎疫情的突然爆发，家庭办公、远程教育、远程医疗等远程视频服务成为社会热点，点燃了整个视频会议行业。视频会议可以大大提高会议效率，也可以适应一些特殊情况，尤其是处理突发事件和紧急会议。为了充分发挥现代信息技术的作用，市政府办公室建立了视频会议系统。目前，通过视频会议召开了80多次会议，有效提高了政府工作效率。

视频会议涉及要素多，不确定性强，技术要求高。视频会议运维保障的主要任务是保证承载网的正常通信和相关设备的稳定运行，通过保证人员的有序运行来保证会议的顺利进行。核心是通过制定保障计划和排练，反复测试网络连通性、视频显示效果、音频交互效果和整体视频会议流程，来保证会议效果。视频会议要从设备、流程、人员三个方面来保障。

◆一、视频会议的设备支持◆

设备状况直接影响视频会议系统的效果。如果网络或会议设备不稳定或出现故障，会议效果不会令人满意，或者会导致会议失败。

(a)确保通信线路

流畅的通信线路是视频会议成功举行的重要保证。安保人员接到会议通知后，应及时对通信线路进行测试，确保线路通信畅通，确保会议顺利进行。

(2)保证网络设备

如果网络连接条件不好，速度慢，丢包多，就会出现会议画面和语音延迟，马赛克，视频终端掉线点等现象。在保障工作中，要重点检查路由器、交换机、光纤收发器等的运行状态。，测试主会场和分会场之间的网络连通率和丢包率。

(3)确保会议设备

视频会议系统设备包括会议终端、视音频设备、中央控制等。，会议支持人员应进行全面检查，以确保质量没有问题，并将其调整到最佳状态。

◆二、视频会议的流程保障◆

为了让视频会议流畅自然，技术人员往往要完成大量的实时操作。一方面，这些操作必须与会议议题密切相关，时机很重要；另一方面，错误是不允许的，因为一旦出现错误，会立即被与会者察觉，从而干扰会议的进行，影响与会者的感受。上述技术支持要求给视频会议的组织带来了很大的困难。

解决方法是将视频会议分为三个阶段:会前联合调试、会中保证、会后关闭。

(1)会前联合调整

全国和省的会议，会前分半天和两小时，市县会议，会前分半天和一小时。点名和登记在两次联合转账中进行，形成点名台账。视频会议联合调试结束后，会议期间严禁随意更改参数配置。

1.熟悉会议流程。会议支持人员应与会议主办办公室沟通好，掌握会议议程和与会人员。根据会议议程，模拟会议期间完成的各种操作。通过操作彩排，一方面测试设备，发现漏洞；另一方面也是为了提高安保人员的动作熟练程度。

2.调整视频画面。摄像镜头应放置在会议室前方，面向与会者中心，略高于与会者的水平视线。摄像机屏幕应突出第一排座位。与会者应坐在中间，以确保摄像机图像完整。原则上第一排分会场3-5个不发言的领导和第一排会场1-3个发言的领导都在镜子里。

注意视频会议桌标志合适的字体大小、醒目的颜色和规则的字形，以保证在视频画面中能清晰识别。

3.调整会场的灯光。会场采用人工照明，窗户用遮光窗帘遮挡自然光，保证主要参会人员面部光线良好，图像清晰明亮，禁止混合照明。

4.调整音频设备。连接会议麦克风，逐个尝试，并调节音量。逐个检查麦克风声音是否正常，用调音台调节麦克风音量。除了有线话筒，至少要准备1-2个无线话筒，换成全新的电池，保证足够的电量。试听后及时关闭设备。

5.调整视频设备。打开场内所有摄像头，查看采集到的图像，预设座位。

(2)会议期间的保护

1.纪律严明。与会者应在会议开始前5分钟进入会场。与会者应在会议期间共同维护会场秩序。关掉手机或者静音。

2.加强联络。建立专门的工作支持小组，人员应单身并直接参加会议支持。各会场应与主会场保持联系，实时掌握会议进程的进展情况，并及时反馈和纠正。

3.控制声音。实时跟踪主会场和分会场的实际情况，将声音调到最佳音量。会议期间，没有发言时，请保持话筒静音。

4.控制视频。当参与者发言时，切换到演讲者的特写镜头。不涉及发言时，切换到会场全景图像。当主会场和各分会场的参与者交流时，主会场的屏幕播放分会场的画面，并给出演讲者镜头。主会场播放各场馆现场画面时，技术支持人员要密切关注画面内容，根据实际情况及时切换旋转画面。

5.信号切换。视频会议室信号源多，技术性强。工作人员应根据会议的实际要求操作视频矩阵和中央控制，并随时切换不同步的视频信号。

(3)会后闭幕

会后阶段的工作主要是关闭设备，安排好会议。具体包括:关闭信号源(摄像头、高清视频会议机)、关闭显示设备、关闭音频、关闭电脑、关闭矩阵、关闭电源。

◆三。视频会议人员安全

视频会议支持是一项即时性、技术性要求较高的工作，对支持人员的专业水平和心理素质要求较高。

(一)有奉献精神

视频会议通常很重要，并且需要很高的安全性。所以安保人员一定要负责敬业。会议开始前，安保人员应至少提前一小时到达会场，对会场的设备和音视频效果进行最终确认，完成会议的准备工作。开会的时候要集中精力，坚守岗位，把开始的事情做完。

(二)要有平和的心态

视频会议比较突然，现场各种情况安保人员要及时做好预案。万一突然失败，你应该能够迅速而冷静地做出反应。

(3)要有进取心

安全人员应加强视频会议专业知识的学习，使其有较深的知识积累。熟悉场馆内的音视频和网络设备，掌握各系统的软硬件操作，善于判断各种设备故障的原因并排除故障。

投稿人:技术服务部