大型会议 做好大型会议会务工作的五个要点

大型会议的会议工作繁重、要求高、难度大、复杂。如何做好大型会议事务，本文从以下五个方面谈一些粗浅的想法:

首先，提前计划，仔细制定会议计划

会议计划是会议组织的总大纲，制定会议计划时应注意以下几个方面。第一，认真细致，规范程序。会议计划应紧密围绕会议的总体工作目标和任务，明确会议日程安排和各议程之间的内在逻辑关系，合理安排会议议程，使每届会议都能顺利衔接，避免死胡同和盲点。计划一般应包括会议名称、时间和地点、与会人员、会议任务、议程、工作组设置和文件起草、会议秘书工作、人员组织工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等。二是加强沟通和整体协调。一方面要加强沟通和请示。大型会议规格高，影响力大，主题重要。中央领导同志通常被邀请参加中央召开的大型会议，这具有重要的政治意义。为了使会议效果达到相关要求，在组织筹备会议的过程中，要加强与单位领导和上级领导的沟通请示。另一方面，要加强横向沟通和衔接。大型会议的顺利开展是会议组织部门与文件起草、人事组织、宣传报道、后勤服务、安保等部门密切合作的结果。因此，在会议筹备期间，要加强与上述部门的横向沟通，合理调整工作日程，加强合作，共同推进全面有序的筹备工作。三是细化分工，逆转流程。要逐项细化分解任务，确定职责分工，使各部门明确会议各阶段、各环节的职责和分工，避免推诿扯皮的现象。要合理安排倒班工序所承担的任务，进一步细化方案的分工和时间节点，巩固岗位职责，让各单位按照倒班进度认真把关，确保按时完成，实现无缝对接。

二、把握细节，做好会前演练

首先，逐项钻取会议的详细信息。会前要逐项推导出每次会议的各项任务和分工，可能出现的情况和问题要提前研究解决。在此基础上，制定详细的分工计划表，让每个人都知道自己的任务和别人的任务，保证工作中没有漏洞，任务中没有漏项，人员中没有漏岗。二是在会场进行实地演练。随着会议的临近，会议组织者要深入会议会场和住所，根据会议日程安排对会议细节进行现场演练，按照“提前一天”、“提前两小时”、“提前一小时”的标准做好会议会场布置，即每个会议会场提前一天安排，每项活动提前一天部署到位；会议工作人员提前两小时到达会场，所有准备工作提前两小时做好；在全体会议上，提前一小时组织代表和与会者进入会场。三、会前关键环节练习。牵牛要牵着鼻子走，在准备大型会议的同时，要善于抓住关键关节。如果会议的关键环节存在缺陷，整个会议的效果会大打折扣，甚至会出现不可挽回的不良影响。在处理关键环节时，要加强会前演练，做到思想上高度重视，精力上倾斜，细节上突出，确保万无一失。

三、热情周到，做好会议期间的组织和服务

会议期间的服务分为现场服务和非现场服务，涉及会议登记、住宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导和就座、会议纪要、录音录像等诸多环节。只有热情周到地做好服务，才能把场内外的各个环节有机地联系起来。一是强化值班运行机制。会议值班的职能是收集和发送会议信息，协调和处理会议期间的所有工作和紧急情况，落实领导交办的事项。大型会议中，会议总值班室一般是各住所会议服务工作的总协调部，是发送文件、生活和安全、联系会议代表的联络机构。通过建立会议值班制度，畅通会议筹备机构、会议服务机构和会议代表之间的沟通，方便上传、发布、沟通和处理紧急事项，使会议代表得到更好、更高效的服务。第二，关注细节，把握场地节奏。会议期间，会议工作人员应保持警惕，密切关注细节。比如要做好与音响工程师和播音员的对接工作，为音响工程师和播音员准备一套会议主持发言，方便他们掌握议程安排；会议开始前，应安排专人清点会场人数，会议前五分钟及时提醒尚未到达会场的与会人员；会议期间检查会议室的声音、灯光、室温、通风、通讯屏蔽等情况，根据实际情况进行调整；维护会场秩序，防止无关人员进入会场，提醒与会人员关闭手机。

第四，改进会议作风，勤俭节约

组织筹备大型会议，要严格贯彻中央八项规定精神，采取有效措施，改善会议氛围。第一，简化会场布置，节约会议用品。会议场地的主席台应简化绿色植物和花卉的布局。报告席和发言席没有鲜花，没有欢迎标语，没有大显示屏；居住会场不得放置花卉、植物、地毯、logos或背景板。要加强会议用品的管理和回收，提高会议用品的利用率，减少一次性用品，根据需要提供笔、书、纸，有效降低会议成本。第二，简化接待，严格控制会外活动。不在机场、火车站和住宅为代表举行欢迎仪式，不张贴挂有标语的横幅，不铺地毯，不献花；代表们呆的房间里没有花。不要组织代表参观景点或举行晚会。第三，我们应该加强旅游管理，严格遵守餐饮标准。如果会议代表分散在多个住所，需要租用车辆，应严格控制会议租用车辆的数量，需要乘坐公共汽车出席全体会议的人员应集体乘坐公共汽车。所有会议将安排自助餐。本着保质保量、安全卫生、不浪费的原则，不会安排或组织高档菜肴、饮料、宴会活动。

五、自始至终，合理安排会后工作

一次成功的会议不仅需要充分的会前准备和周到的会议服务，还需要良好的开始和结束，提前规划和合理安排会后的相关工作。首先，对会后服务进行整体规划。要注重统筹规划和衔接，提前拟定会议闭幕后一系列后续会议和活动的组织实施方案，做好组织协调工作。二、会后做全面总结。及时总结会议工作的经验教训，修订完善现有会议工作流程和工作规则，更好地适应新时期会议工作的需要。要注意收集会议代表对会议工作的意见和建议，认真采纳合理的部分，促进会议运行能力的不断提高。第三，及时整理会议材料。要牢固树立档案意识，安排专人收集整理会议计划、会议通知、会议说明、发言材料、会议纪要、视听资料等会议档案。会前、会中和会后，按类别整理成资料汇编，为以后的会议提供工作参考。(文章摘自2015年《秘书工作》杂志第三期)

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