1范围

1.1本标准适用于办公用品(以下简称“股份公司”)员工的日常办公文具(以采购部《办公用品价目表》为准)、办公自动化所需耗材(包括磁盘、蝴蝶结、墨盒等)和其他特殊物品(文件柜、桌子、椅子等)

  1.2本标准适用于股份公司本部,股份公司下属全资、控股公司可参照执行。

  2职责

  2.1秘书室负责办公用品的归口管理,每半年核定一次办公用品费用定额,实施定额管理。

  2.2采购部负责外购办公用品的采购。

  2.3股份公司设立文具仓,负责办公用品的入库、保管、发放、建帐及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。

  2.4人力资源部负责每半年核定一次各部门(厂)应该领用办公用品的管理人员和非管理人员人数,报送秘书室和相关部门(厂)。

  3规定

  3.1办公用品由部门(厂)统一领用,其费用按秘书室核定定额标准执行。部门(厂)管理人员每人每月10元、非管理人员每月1元;其他特殊用品费用另计(用于印制生产报表所用的纸张,不列入办公用品定额内)。一次性领用总额超过800元或单价在400元以上的,需经总经理批准。

  3.2办公用品费用(其他特殊物品除外)可月度间调剂使用,年底结算、考核。

  3.3特殊物品需专题报告,经股份公司主管领导批准后,方可购买,不受定额限制。

  3.4打字室等公共使用的办公用品应单独做计划,由秘书室审核,纸张按各使用单位的实际印数摊入该单位办公用品费开支,报股份公司主管领导审批。

  3.5办公自动化设备所需用的备品备件和入固定资产部分的用品,按设备工程部《非生产设备的管理》等有关规定办理。

  4程序

  4.1办公用品的计划审批

  4.1.1采购部负责填报《办公用品价目表》,公布现采购的办公用品价格,如有变动,应及时发布。

  4.1.2办公用品(其他特殊物品除外)领用计划每季度制订一次,于每季度最后月份20日前,各单位根据人力资源部核定的管理人员和非管理人员人数,按实际需要,本着节约原则,在定额范围内制定本单位《办公用品领用计划》一式三份,经部门(厂)领导审核签名后,交秘书室;超过上述标准的,需经过股份公司主管领导审核,并报送总经理批准。

  4.1.3秘书室对各单位上报的《办公用品领用计划》进行审核(核定是否超定额,品种是否适宜),并将审核的各单位《办公用品领用计划》汇总成《办公用品计划费用汇总表》一式两份(包括公共使用的办公用品计划),附一份各单位《办公用品领用计划》报股份公司主管领导审批。

  4.1.4秘书室将经批准的《办公用品计划费用汇总表》、各单位《办公用品领用计划》一式一份,交文具仓;一份《办公用品领用计划》退回各部门(厂)作领用文具的依据;另一份《办公用品计划费用汇总表》及一份《办公用品领用计划》由秘书室留存。

  4.1.5文具仓根据股份公司各单位《办公用品领用计划》,核对库存,汇总并整理成《股份公司办公用品采购计划》一式两份,经文具仓的主管领导审核签名后,交一份给采购部采购,文具仓留存一份。

  4.2办公用品采购、储存、发放、核算考核

  4.2.1采购部根据文具仓制定的《股份公司办公用品采购计划》实施采购,并及时办理入库手续。

  4.2.2采购部应将办公用品采购的供方详细列出,分别报公司和文具仓,如有变动应及时更改。

  4.2.3文具仓负责办公用品的验收、发放、保管,并按财务部的有关规定建立台帐。

  4.2.4每季度第一个月的8日后,各单位凭公司领导审批后的《办公用品领用计划》、领料单,到文具仓领取申领的办公用品。仓管员对《办公用品领用计划》、领料单审核后发放,并登入各单位领料台帐。

  4.2.5文具仓每年、季分别统计各单位实际领用文具的数量、费用总额,列表报秘书室,供考核用。

  4.2.6秘书室每年对各单位文具费用进行考核,对超标单位进行减发。

  5其它

  5.1文具仓应每月盘点,盘亏盘盈应查找原因,并向主管领导和秘书室汇报。

  5.2秘书室对办公用品的定额、采购、仓储、领用进行全方位监督管理,对文具仓办公用品进行监督抽查,对办公用品使用情况进行月度通报。

  6文件与记录

  6.1《办公用品价目表》表9401-1

  6.2《办公用品领用计划》表9401-2

  6.3《办公用品计划费用汇总表》表9401-3

  6.4《办公用品采购计划》表9401-4

  还有另外一个简单的版本:

  办公用品管理办法

  一、办公用品的分类

  1. 消耗性办公用品:便笺、信纸、复写纸、信封、公文袋、复印机碳粉、打印机墨盒、打印纸、复印纸、印章、印油、订书钉、大头针、回形针、小夹子、胶水、胶纸、双面胶、标签纸、涂改液、单页夹、抽杆夹、记事贴、笔记本、自动铅笔芯、签字笔、圆珠笔芯等,根据使用情况适当领取;

  2. 个人使用的耐用品:剪刀、裁纸刀、计算器、直尺、订书机、笔刨、笔筒、自动铅笔、圆珠笔、磁盘、文件盒、各式文件夹、办公桌、办公椅、电脑、电话、衣架等根据情况一次性领用,使用至报废,以旧换新;

  3. 非个人使用的耐用品:打孔机、档案盒、印盒等根据使用情况适当领取,使用至报废,以旧换新;

  4. 部门负责领用和保管的物品:复印机、传真机、打印机、碎纸机、文件柜、文件架、报刊架等,公司根据使用情况添置;

  5. 注:未列入的用品可比照列入。

  二、办公用品的采购、领用

  1. 采购流程

  办公用品采购申请单 分管领导审核 总经理审批 办公室购买

  办公用品入库、登记

  2. 办公用品采购详解及领用

  1) 办公用品的采购及管理由办公室统一管理及分配;

  2) 公司及部门需要添置办公用品时,应先填写《办公用品采购申请单》,见附表-1,分管领导审核、总经理审批后办公室方可购买;

  3) 办公用品采购完成后,办公室要将此办公用品登记并入库,应先填写《办公用品采购登记表》,见附表-2,采购人签名后入库;

  4) 办公用品领用,应先填写《办公用品领取登记表》,见附表-3,领取人签名后方可领取。

  三、办公用品的保管

  办公用品类别及对应品种一览表

  类别 办公用品的品种

  A类 低值易耗品 便笺、信纸、复写纸、信封、公文袋、复印机碳粉、打印机墨盒、打印纸、复印纸、印章、印油、订书钉、大头针、曲别针、图钉、小夹子、胶水、胶纸、双面胶、标签纸、涂改液、单页夹、抽杆夹、记事贴、笔记本、自动铅笔芯、签字笔、圆珠笔芯等;

  B类 限额使用消耗品类 签字笔、白板笔、修正液、票夹、电池、信封、信纸、稿纸、复印纸、传真纸、墨盒、色带、硒鼓等

  C类 非消耗品类 剪刀、直尺、文件夹、订书机、U盘、计算器、印台等

   低值易耗品(A类)由办公室根据实际需要采购,以不影响正常工作、适量储备为原则;

   限额使用消耗品类(B类)、非消耗品类(C类)由各部门填写《办公用品采购申请单》见附表-1,分管领导审核、总经理审批后办公司方可购买;

   所有办公用品统一由办公室保管;

   各部门应在每月25日前将下一月的办公用品报办公室,以便指定计划统一采购,预期不报视为无需求,届时办公用品管理人员有权据发;

   礼品的购买、管理与赠送(或发放)类同低值易耗品,办公室统一办理。

  XXXX有限责任公司

  2011年2月25日

  附表-1:

  办公用品采购申请单

  名称 数量 申请日期 申请人 备 注 分管领导审核 总经理审批 完成日期

  附表-2:

  办公用品采购登记表

  采购日期 产品名称 数 量 采购地点 单价(元) 采购人签名 备 注

  附表-3:

  办公用品领取登记表

  领取日期 品 名 数 量 领取人签名 部 门 备

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