必备 | 英文邮件格式、内容，到底怎么回复才够正式？

英文邮件回复

出国留学、职场经常都会用英文邮件进行沟通交流。职场小白迈出第一步有时候也需要用邮件去自荐。

说发邮件很简单，但是到了真正要发的时候，你真的知道怎么样的一份邮件显得正式同时高效表达呢？

看邮件的第一眼就是格式，就像看人的衣服一样。格式就是邮件的外表，如果是格式就看起来很不舒服，很不正式的话；如果是在自荐邮件出现，你是绝对不可能收到回复的；如果是在职场里互相发邮件出现，给上级或者同事都会感觉你很不专业。

一封正式邮件的必备项就是：主题、称谓、正文、结尾、落款。

1

Subject line标题

邮件主题经常都有人忽略，要么就不写，要么写了，也不够具体，从主题上别人就当这封邮件是垃圾邮件。要知道你的老板、同事、或者客户可能每天要浏览几十上百篇邮件，所以你需要给邮件一个简单、明确、具体的标题，让对方看一眼标题，甚至不用打开就知道这篇邮件要说什么。

比如，不只是写“Application”，而是写“Application of Reduce Load”

2

Salutation 称谓

跟对方邮件来往较多

用Hi XX或者Hello XX，比如Hi William。这种方式通常是用来你和对方关系很熟，或者你已经和对方来往过很多次邮件。不知道姓名的还可以直接用Hi。

头一次跟对方联系，或者不熟悉

要正式一点，最好用 “Dear+姓”，比如Dear Mr. Green, Mrs. Green。如果不知道对方（女性）是否已婚，用“Ms.”来代替“Miss”或“Mrs.”最保险。如果不知道对方姓氏或性别，使用“Dear Sir/Madam”。

收件人不止一个

使用“Dear customers”或者“Dear partners”，给同事们可以写“Dear All”

3

Main point 正文

一般英文邮件刚开头都要开始寒暄一下：

开场白

Hope you are well.

回复开场白

Further to our conversation earlier……

As discussed over the phone……

Thanks for your kind reply.

Thanks for the update on the situation.

Regarding...

As per my email sent on xxxx

Please help to clarify....

道歉

* 如果回复晚了，道歉该怎么表达？

Sorry for the late reply

* 如果你出了小差错，比如发错邮件、搞错时间地点等，在重新发送邮件加以纠正时，在结尾加上 "Sorry for any inconvenience caused"。

但整体的正文内容一定要抓住3C原则。

Deliver a Clear message

Use Correct grammar, vocabulary and punctuation

Be Concise

Deliver a Clear message

Use Correct grammar, vocabulary and punctuation

Be Concise

所以3C原则就是Clear 清晰，Correct 正确，Concise 简明。记住重点在于更有效的传达信息，用更简单的句型和清晰的组织来使你写的东西更易读。

4

Closing 结尾

常用结尾

Let me know if you have any questions or concerns.

If you have any questions, please feel free to reach me out.

Please let me know if there are questions.

深盼贵公司及早回复

We are looking forward to hearing from you.

We trust you will share us a feedback at your earliest.

We hope that you could reply us as early as you can.

我会与你保持联络，让你知道实情的进展

I will keep you posted.

I will keep you updated.

5

Sign off 落款

Formal 正式

Yours sincerely,

Yours faithfully,

Semi-formal 半正式

Kind regards,

Regards,

Informal 非正式

Take care,

All the best,

Signature block

包括你的姓名 (name)、职称 (title)、公司 (company)、联络信息 (contactinformation) 等，比如：

▲作者 | 粒粒

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