照片册 国家标准： 照片档案管理规范

1范围

本标准规定了银盐摄影资料摄影档案的收集要求、整理程序和保管条件。

本标准适用于各级档案馆和档案馆的照片案件管理。

2 .规范性参考文件

以下文件中的条款通过引用本标准成为本标准的条款。所有随后的修订或日期参考文件的修订版本不适用于本标准。但是，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可以使用这些文件的最新版本。对于未注明日期的参考文件，最新版本适用于本标准。

GB/T 7156文件分类代码

GB/T 15418《档案分类标引规则》

文件描述规则

文件主题标引规则

JGJ 25档案建筑果汁设计规范

中华人民共和国档案法实施办法

国家档案局关于机关档案保存期限的规定27号

中华人民共和国保守国家秘密法

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1

照片档案

具有保存价值的历史记录，由国家机构、社会组织或者个人在社会活动中直接形成，主要以静止摄影图像反映。照片档案一般包括底片、照片和描述。

3.2

核心照片架

用于固定照片或底片和标记说明的中性碱性纸载体是相册和底片相册的组成单元。

4照片文件集

4.1收集范围

4.1.1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

4.1.1.1领导和知名人士参加本单位、本地区重大公务活动的照片。

4.1.1.2组织或参与的重要外事活动照片。

4.1.1.3记录本单位和本地区的重大事件、重大事故、重大自然灾害以及其他异常情况和现象的照片。

4.1.2.4记录了这个地区的地理概况、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光、民俗风情和名人照片。

4.1.3其他有保存价值的照片。

4.2收集要求

4.2.1属于收集归档范围的照片，应按规定定期向本单位档案机构或档案人员归档，并实行集中管理。任何单位和个人不得占有。

4.2.2应采取必要措施，对怀疑真实性的照片进行鉴定。

4.2.3对于反映同一内容的多张照片，应选择主要照片存档。主要照片应具有主题清晰、图像清晰、画面完整、剪辑朴实无华的特点。

4.2.4底片、照片和描述应完整。

4.2.5底片应与摄影图像一致。

4.2.6对于没有底片的照片，应翻拍底片；没有照片的底片要拍照片。

4.2.7照片档案的传递和收集应符合相关标准的要求。

4.3收集时间

4.3.1具有归档价值的照片，由摄影师或组织者及时整理，归档于档案馆，一般不跨年归档。

4.3.2根据《中华人民共和国档案法实施办法》，照片档案应当以备案单位的其他载体形式随档案一并移交给相关档案馆。特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意，可以提前或推迟移交。

4.3.3档案馆应根据收集范围，随时收集对国家和社会有保存价值的零散照片。

5.照片文件的排列

5.1布置原则

照片档案的整理应遵循保持照片档案的有机联系、保存照片档案、提供照片档案使用的原则。照片文件的底片和照片应分开存放。

5.2照片和底片的识别

5.2.1储存期限

储存期是根据照片和底片的价值定义的保留期，可分为永久、长期和短期三类。照片、底片保管期限的划分，按照《国家档案局机关档案保管期限设想》执行。

5.2.2分类

安全级别是指照片和底片的安全程序级别。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB/T 7156及相关规定确定密级。

5.3底片的整理

5.3.1底片的序列号

负片号是一组固定和反映整个宋代负片顺序的字符码，由整箱号、存放期码和片号组成。格式如下:

全宗号。-储存期代码-张编号

全宗号。:档案为归档单位编制的编码。

储存期代码:“1、2、3”或“Y、C、D”分别代表永久、长期和短期。

表单号:某个家庭某个托管期内从“1”开始排列的底片序号。

5.3.2底片号的登记

5.3.2.1要用铁笔在胶片乳胶贴片边缘水平刻负片号，不得影响画面；您也可以使用其他方法将负片号贴在胶片感光乳剂贴片的边缘，而不会污染胶片。

5.3.2.2电影编号的注册顺序应与照片编号的注册顺序一致。

5.3.3底片袋的标记

把底片放在底片袋里妥善保管，一张张放好。胶卷号应该标在胶卷袋的右上角。翻拍电影的话，在片袋的左上角要标上“F”字。对于拷贝胶片，应在胶片袋的左上角标记“K”字。

5.3.4底片的记录

5.3.4.1电影书一般由几个297mm×210mm大小的核心页、封面和封底组成。

5.3.4.2应该按照电影编号的顺序将电影袋插入电影资料册。

5.3.4.3核心页的插袋应标有相同的底片号。

5.3.5大底片的放置

对于宽度超过底片书芯页尺寸的大底片，感光乳剂面应衬以柔软的中性碱性纸，然后放入专用的档案袋或档案盒中，按负数顺序排列。

5.3.6批量准备表格

《5.3.6.1书》的备考表中的项目包括:书的描述、书的作者、考官、书的制作时间。书上的备考表要放在书的最后一个位置。书中的测试准备表格见附录a。

5.3.6.2中对本书情况的描述:在本书中填写底片的缺陷、补充、去除和销毁。对于画册出版后出现或发现的问题，相关档案管理人员应填写说明，签字并标明时间。

5.3.7电影书的封面

电影书的封面应印有“电影书”字样。

5.3.8底片书的书脊

负片书书脊的项目包括:全家人数、保管期限；起止页号和卷号。底片书的书脊见附录b。

5.3.9底片书的排列

底片书按全宗、存放期、书号顺序排列，上架保存。

5.4照片的排列

5.4.1照片的分类

应该是按照族内储存期-年份-问题来分类的。跨年和不可分的照片也可以按照存放期-问题-年份分类。分类方案要一致，不能随意更改。

5.4.2照片的排列

应按问题的时间和重要性排列在分类方案的最底层类别。为了方便提供和使用，在安排和注册照片时，应考虑不同安全级别照片的定位。

5.4.3照片数量

照片号是固定和反映全宗中每张照片的分类和排列顺序的一组字符码，由全宗号、保管期限码、书号、页号或全宗号、保管期限码和页号组成。照片号码有两种格式:

格式一:全宗号。-储存期代码-卷号-表号

格式二:全宗号。-储存期代码-表号

如果采用格式2，可以采用照片和底片分开编号的方法，也可以采用统一编号的方法。组合编号方法应以照片和底片的完整性为基础。

全宗号。:档案为归档单位编制的编码。

储存期代码:“1、2、3”或“Y、C、D”分别代表永久、长期和短期。

书号:某一氏族某一保管期内，从“1”开始的照片书的序号。

表单号:单张编号格式1指的是从“1”开始在书中排列的照片的顺序号。格式2中的张数是指全宗某一保管期内从“1”开始排列的照片的序号。

5.4.4照片注册

5.4.4.1相册一般由几个核心页面组成，大小为297mm×210mm，封面和封底。核心页应该在30页左右，有活页型和固定页型两种。关于核心页面格式的参考示例，请参见附录c。

5.4.4.2应按照分类和排列顺序将照片固定在核心页面上，以形成相册。

5.4.5大照片的放置

对于不能放入相册的大照片，可以放入专门的档案袋或档案盒中，按照照片编号的顺序排列。如果垂直放置，照片应先固定在专用纸板上。然后装进袋子和盒子里；如果水平放置，照片的堆叠高度不应超过5厘米。建议垂直放置。

5.4.6填写单张照片的描述

5.4.6.1的解释格式

说明应以水平格式和章节形式书写。格式如下:

标题:

PhotoNo。：

底片号:

见否。：

时间:

摄影师:

文本描述:

5.4.6.2解释了什么

5.4.6.2.1标题应简洁、概括，尽可能完整、准确地反映照片的基本内容、人物、时间、地点、原因等要素。

5.4.6.2.2照片编号按5.4.3执行。

5.4.6.2.3底片号应符合5.3.1的要求。

如果照片和胶片一起编号，胶片编号可能不会填写。

5.4.6.2.4参考号是指与此照片密切相关的其他载体文件的文件号。格式如下:

文件编号

注意:所选描述的内容在括号中

示例1:文档文件0113-2-18

例2:科技档案g-j-21

照片档案从档案馆移交到档案馆后，应检查其参考号，与实际情况不符的应及时调整。

5.4.6.2.5照片拍摄时间用8个阿拉伯数字表示，第1至第4位代表年份，第5至第6位代表月份，第7至第8位代表日期。

例:1953年3月2日，写作19530302。

5.4.6.2.6摄影师一般填写个人，必要时可以添加单位。

5.4.6.2.7书面说明应综合应用理由、时间和地点，

人物、背景、摄影师等元素。，总结照片和图像反映的所有信息；或者只是补充标题不足内容。其他需要说明的事项也可以在本栏说明。比如照片所有权不属于本单位的，要注明照片的版权和来源。

5.4.6.2.8安全分类应按GB/T 7156规定的文字，在照片周围固定空白色处标注，也可使用印章。

5.4.6.3指出的地点

单张照片的描述可以根据照片的固定位置写在日历边、左边或照片正下方。

5.4.6.4的大照片说明

大尺寸照片的描述可以写在单独的纸上，并与照片一起保存。—密切相关照片组中的大照片应与照片组一起在书中编号，并填写单张照片的描述，并注明存放地址。

5.4.7填写组合照片的描述

将5.4.7.1一组密切相关的照片按顺序排列后，就可以对组合照片进行描述。对于组合照片的照片，可以简化单张照片的描述。

5.4.7.2的组合照片的描述一般应该提示照片中反映的所有信息以及其他需要说明的事项。

5.4.7.3应在组合照片的描述中指出所包含照片的开始、结束和数量。

同一组中5.4.7.4的每张照片应在描述单张照片的左上角或右上角标有组合符号。组合符号按组依次是“①”“②”“③……同一组照片的组合符号是一样的。如果书中只有一套照片和其他散片，组合符号应为“①”。组合符号不应积压。

由于储存期或安全分类的不同，在5.4.7.5整理照片时，同一组中的一些照片可能会分散在不同的相册中。在组合照片的描述中要指出这些密切相关的照片的存放期、相册号、组号。

示例:长期相关照片-4-6

在上面的例子中，存储周期也可以表示为“2”或“c”。

5.4.7.6组合照片的描述可以放在这组照片的第一张上面，也可以放在本书所有照片的前面。

5.4.8批量准备表格

根据5.3.6。

5.4.9相册封面

相册封面要印有“相册”字样。

5.4.10相册的书脊

相册书脊上的项目包括:全宗号、存放期、相册号、起止页号。

相册脊格式:格式1的照片号的相册脊见附录b相册脊；照片号为格式2的相册脊见附录b相册脊。

5.4.11相册的整理

相册按全宗号、存放期、相册号顺序排列，上架存放。

5.5照片档案目录的编制

目录描述

5.5.1.1项目描述

照片档案目录描述项包括:照片号、底片号、标题、时间、拍摄者、备注、参考号、书号、页码、一组张数、分类号、项目号、关键词或关键词、安全等级、保存期限、类型和规格、档案锭码、文字描述等。

5.5.1.2条目描述单位

以自然照片或几张照片为单位，成为照片归档目录中的一个条目。

5.5.1.3的组合照片描述

5.5.1.3.1以一组照片为单位进行描述时，标题应根据标题中要写的要素，简明扼要地概括和准确地反映一组照片的基本内容。

5.5.1.3.2以一组照片为单位描述时，照片号、底片号、页码应为起止号；时间应记录开始和结束时间；看到号码。摄影师可以描述不止一个。

5.5.1.4大照片的标记

对于大尺寸照片和底片，“大尺寸”和存放地址应在备注栏中登记。当以一组照片为单位进行描述时，其中包含的大型照片的照片号和底片号也应在备注栏中注明。

5.5.1.5对描述和索引的要求

照片档案描述和标引的方法和要求按DA/T 18、GB/T 15418、DA/T 19执行。

5.5.2目录的编制

5.5.2.1的目录类型

照片档案的目录类型包括书内目录、基础目录、分类目录、主题目录和摄影师目录。

5.5.2.2基本目录

照片档案基本目录中必不可少的项目有:照片号、标题、时间、拍摄者、底片号、备注，可根据需要添加项目。基本目录中的条目应按照片编号排序。照片档案基本目录参考示例见附录d。

5.5.2.3目录

书中的照片目录是可选的。其构成项目有:照片号、标题、时间、页码、胶片号、备注。目录中的条目应该按照片编号排序。书中的目录位于书的前面。关于书中照片目录的参考示例，请参见附录e。

6.照片档案的保存

6.1包装和配件

6.1.1薄膜袋

底片袋应采用表面略粗糙无光的中性碱性纸，其PH值应在7.2-9.5之间，α-纤维素含量应高于87%。

膜袋应使用中性粘合剂，接缝应在袋的边缘。

6.1.2影集和相册

底片和相册中使用的封面、封底和核心页应采用中性和碱性的纸质材料，酸碱度在7.2-9.5之间，化学性质稳定，不会产生碎片或脱落纤维。

6.1.3存储架

电影和照片应保存在可关闭的物品中，如储物柜、抽屉、带门的书架或文件架。

存放架应使用不可燃和耐腐蚀材料，应避免使用木制和类似材料。木质材料容易燃烧和腐蚀，可能会散发一些有害气体，导致底片和照片老化或褪色。储物柜喷涂材料应稳定耐用，对存放的底片和照片无有害影响。

在布置存储架时，确保空气体能够在其中循环。

6.2温度和湿度要求

6.2.1推荐的最高储存温度和相对湿度见表1。

6.2.2底片和照片应保持恒温恒湿。在长期储存环境中，24小时内温度的周期性变化不应大于2℃，相对湿度的变化不应大于5%。在中期贮存环境中，24小时内温度的周期性变化不应大于5℃，相对湿度的变化不应大于10%。

6.2.3应保证每个单独的存储设备或整个存储室的推荐湿度和湿度条件。

6.2.4如果胶片和照片存储的温度和湿度与提供使用的门的温度和湿度相差较大，应设置缓冲室，缓冲室应在提供使用前经过几个小时。

表1推荐的最高储存温度和相对湿度

类别类型

中期存储

长期贮藏

最高温度/℃

相对湿度/%

最高温度/℃

相对湿度/%

黑白底片

25

20~50

21

15

10

20~30

20~40

20~50

彩色底片

25

20~50

2

-3

-10

20~30

20~40

20~50

黑白照片

25

20~50

18

30~50

彩色照片/图片

25

20~50

2

30~40

注1:中期保存是指在表中规定的温度和湿度条件下，胶片和照片可以保存至少10年。

长期保存是指在表中规定的温度和湿度条件下，胶片和照片可以保存至少100年。

注2:在推荐值范围内的较低温度和湿度环境可以延长胶片和照片的寿命。

6.3 空气体调节和净化要求

6.3.1 空气体法规要求

6.3.1.1应配备独立的空空调系统，以确保仓库的温度和湿度条件。

6.3.1.2仓库的气压应保持正压状态，以防外部空空气渗入。

6.3.1.3除湿应采用恒湿控制的自动制冷除湿机，加湿应采用可控加湿器，而不是水盆或饱和化学溶液，以避免湿度过大。

6.3.2 空气体净化要求

空进入6.3.2.1贮藏室或柜内的气体应先用机械过滤器过滤，以避免空气体中的固体颗粒刮伤薄膜或与薄膜发生反应。过滤器应为干介质型，不可燃，其捕集率不应低于85%。

在6.3.2.2，应使用气体净化装置，如洗涤或吸收空来去除气体杂质，如二氧化硫、硫化氢、过氧化物、臭氧、酸雾、氨和氮氧化物。

6.3.2.3油漆挥发气体是一种氧化污染源，应加以控制和利用。如果储存环境是新刷的，三个月后要投入使用。其他有污染源的新储存环境也要搁置一段时间再投入使用。

6.3.2.4硝酸膜基胶片会释放有害气体，因此不应与其他胶片存放在同一地方，也不应与其他胶片使用同一通风系统。

6.4仓库的相关要求

仓库的防火、防火、防潮、防阳光和紫外线辐射、防污染、防虫害、防地震和防盗的条件和要求应符合JGJ 25的规定。

6.5保管要求和措施

6.5.1储存仓库应保持整洁，并有严格的使用和储存规定。

6.5.2照片文件在入库前应进行检查。对被污染的照片和底片进行必要的技术处理，防止被污染的照片和底片入库。

6.5.3接触底片者应戴干净的棉手套，轻拿底片边缘。

6.5.4胶片本和照片本应垂直放置，不应水平堆放，以免下面堆放的胶片和照片压缩造成粘连。

6.5.5珍贵、重要和经常使用的底片应复制并存放在不同的地方。拷贝胶片可用于更好地保存母片。

6.5.6底片和照片每两年抽样检查一次，综合检查不超过五年。如果温度和湿度波动严重，应缩短检查的门间隔。密切关注底片和照片的变化。)，并注意包装材料的变质情况，并做好检验记录。如果发现问题，要找出原因，及时采取补救措施。

来源:数字文件管理