预付账款 财务分析之预付账款的业务流程

第一步：采购提出预付款申请。

采购员在遇到需要预付款的时候，会提出预付款申请。因为财务管理系统是一个单独的系统，没有跟进销存系统进行结合。所以，这个预付款申请的话，需要采购手动提出。

一般采购员会填写一张预付款申请单，有相关领导签字确认以后，拿到财务，让财务人员付款。财务人员看到这张预付款申请单的时候，在系统中输入相关的单据内容，并进行付款。

在系统中操作的时候，要注意两个问题。

一是单据类型的选择。为了与其他正常付款进行区别，在财务管理系统中，一般为预付款业务设置了一个特殊的的单据，即“预付款单据”。这个单据跟其他单据的区别在于，系统在开立普通付款单的时候，会去查询这个预付款单据，看看有没有未结账的预付款单，若有的话，则会提示用户。其实，从财务管理上来说，预付款跟其他付款也有一定的区别。因为预付款是其他的资产，而不是负债。所以，无论从实际操作上来考虑，还是从财务理论上来说，把两者进行分开都是非常有必要的。有些财务管理系统，在单据上不做区别，但是，会有一个付款类型字段来进行分类。道理也是一样的。

二是最好在注明具体的采购定单号。因为财务管理系统没有跟其他的系统相关联，所以，预付款单只能够财务部门自己开立。在这开立的过程中，要注意写明具体的采购定单号码。这主要是为了后续冲销作业的方便。因为在冲销的过程中，一般都是要对应到具体的采购定单上，而不是只要供应商对，什么采购定单都可以冲销的。若在这里注明采购定单的话，那在冲销业务的时候，就可以一目了然的知道，这张预付款单是针对哪张采购单的。用户在选择的时候，就会非常的方便。

最后，还要注意一点，就是这张预付款单据的冲销状态。刚开立预付款单据的时候，这张单据的冲销状态显示为“未冲销”。这个字段一般不能手工维护，而是根据下面的冲销业务进行自动的更新。

第二步：付款单录入。

到了实际付款的时候，采购人员在填写付款申请的时候，一般会提交多张单据。如公司采购单、公司收货单、供应商发票。若有预付款单的话，也会附上预付款单据。这里要注意一点，就是发票的问题。现在大部分企业的操作习惯是，供应商在收到预付款的时候一般不开发票，而是要等到货款结清的话，一次性开发票。当然，具体如何操作，还是要企业跟供应商之间进行协商。若有多张发票的时候，为了后续稽核的方便，则要在发票管理中或者付款单中输入多张发票号码。