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做PPT不知道从哪里开始吗?是不是总是花费大量时间,使之无效,导致反复修改?你是不是很着急,工作经验很差?
有什么办法可以避免这些问题?答案是形成PPT工作流程。
什么是工作流程?※?
参见维基百科:Workflow,是对工作流及其操作步骤之间的业务规则的抽象、概括和描述。
其实一般来说,工作流就是工作流。
由计算机软件系统控制的程序的执行是一个工作流。PS中的动作也可以看作是一个工作流,企业部门的请假报销工作也会有工作流。
为什么要形成工作流?※?
好的工作流不仅可以提高工作效率,充分利用所有资源,还可以减少错误和延迟。
建立和应用正确的工作流程可以让你的PPT像产品一样高效地“批量生产”。
本文将谈谈PPT大师的工作流程。
第一部分软件设置
PPT高手的软件设置和普通人不一样。虽然每个人都会有一些个人喜好,但是有一些设置是共通的。设置软件对后续工作有很大帮助。
①自定义快捷工具栏
在PowerPoint中,可以自定义快捷工具栏。默认快捷命令只有几个图标可以保存和取消,而主控形状的快捷工具栏会有一行小图标,如下图所示:
在“主工具栏”中,以下工具按图标顺序添加:
向左、居中和向右对齐
顶部对齐、中间对齐和底部对齐
合并形状(布尔运算)
横向分布和纵向分布
插入文本框,插入形状
这个快捷工具栏有什么好处?好处可以说是非常多。我们可以用一个按钮对齐文本框,用一个按钮调整图层顺序,用一个按钮执行布尔运算...以下动画是使用对齐和分布工具快速调整形状布局的示例:
掌握了这个操作之后,可以根据自己的习惯增减工具。原理是让你需要在界面不同部分点击几次才能一步找到的常用工具(比如布尔运算)。
②设置自动保存
做PPT的时候,难免会忘记保存或者电脑罢工。为了避免浪费工作,有必要设置自动保存。
设置操作是:文件>:选项>:保存。除了更改自动保存的时间(不建议太短,三五分钟可以),还可以更改自动保存的文件位置。
③增加撤销次数
在PPT中很难一直做到完美。有时候,如果你忽略了一点,你将不得不取消它,甚至重新取消它。
但是,PowerPoint的默认撤销次数是20次。此时,手动增加撤销上限,可以解决没有几次撤销就无法撤销的问题。
设置方法类似于自动保存:文件>:选项>:高级,然后将次数改为50-100次。
关于撤销的另一个小技巧是:在快捷工具栏中点击撤销图标右侧的小三角形,会出现一条操作记录。不需要不停的按Ctrl+Z就可以一次撤销很多步骤。
④更改画布的大小
为了达到更好的演示效果,画布的大小要考虑屏幕分辨率的大小。如果适合桌面显示设备,我们一般会把它的高宽比设为16: 9。
在PowerPoint中,画布以厘米为单位。建议使用48cm × 27cm大小的画布,两者都方便计算。你什么意思?
比如我们要讲一个PPT上的三个点,水平排列,每个点都有一个短文本和一个副标题。这时我们会直观的反应过来,去掉缝隙后每一列的宽度大概是14cm多一点。
如果从宽度为48厘米的画布导出的图片尺寸不够大,可以增加到64厘米×36厘米。
画布尺寸不建议太大。画布尺寸越大,意味着分辨率图片越大,计算量越大,内存越大,笔记本容易卡死。
⑤编辑幻灯片母版
幻灯片母版在企业使用较多,设计师使用较少。在幻灯片母版中添加Logo,自定义页码,可以使整个文档保持一致的Logo和页码格式,一步到位,方便快捷。
对于页面较少的PPT,也可以先预留一个Logo和页码位置。PPT完成后,选择一个页面确认这两个元素,然后在不同的页面上复制粘贴一个。
⑥使用好快捷键及其组合
你连他做了什么都分不清,只知道屏幕上的东西都在飞快地换格式,太神奇了,只留下一张蠢脸来夸你!