07版word如何插入批注？我来告诉你答案Word 审阅 - 批注、修订、更改、比较、保护

在工作中，我们经常遇到几个人，同时审阅同一个文件。在这种情况下，其实很混乱。

是谁，在哪个位置，批注了什么，修订了什么，更改了什么，与原文档的差异在哪里，如何保护文档不被别人编辑，这些都是我们要关注的点。

今天我们就来详细讲解一下。

一、批注

Word 批注是审阅文档的功能之一，其作用是注释、评论文档内容。

实际上，批注它并不会影响或修改文档原本的内容。当文档中有很多批注时，可以通过上一条和下一条来快速定位相邻的批注。

（一）批注的添加和删除

（1）批注的添加

多人审阅文档时，大家需要对文档内容的修改情况进行解释，或者向文档作者询问问题时，可以插入【批注】。

添加批注的方法有三：

方法一：直接添加法-选中需要批注的文本，单击【审阅】-【新建批注】，然后在批注框中输入注释即可。

方法二：快捷键法-选中需要批注的文本，按【Ctrl+Alt+M】组合键，然后在批注框中输入注释即可。

方法三：选中需要批注的文本，单击【插入】-【批注】，然后在批注框中输入注释即可。

除了在文档中插入文本批注外，还可以根据需要插入音频或视频批注。

（2）批注的删除

方法一：点击批注框，单击【审阅】-【批注】-【删除】/右键-【删除批注】（删除单个批注）

方法二：【审阅】-【批注】-【删除】-【删除文档中的所有批注】（删除所有批注）

方法三：【审阅】-【修订】-【显示标记】，在弹出的菜单中选择【待定人员】-【所有审阅者】，然后取消勾选要删除批注的审阅者的姓名。（删除某个人的批注）

（二）批注的显示和隐藏

为什么有的批注只能看到一个样式，看不到批注的具体内容？（如上图）

原因：批注隐藏了。

解决办法：批注显示。

单击【审阅】-【显示批注】，即可以看到批注的具体内容，而不单单是样式。

PS：单击【审阅】-【显示批注】，可以来回切换显示和隐藏批注。

（三）批注的答复和作者的修改

（1）批注的答复：

方法一：将鼠标定位到需要进行答复的批注内，单击【答复】，输入批注答复内容即可。

方法二：右键-【答复批注】，输入批注答复内容即可。

（2）批注作者的修改：

如果文档需要多人传阅批注，可以更改用户名。修改后，多人批注会以不同颜色进行区别显示。

单击【文件】-【选项】-【常规】-【找到用户名】，输入你想要输入的名字，点击确定即可。切记勾选【不管是否登录到Office都始终使用这些值】。

PS：如果不想要保留文档的作者信息，也是可以删除的。

单击【文件】-【信息】-【检查文档】，之后在文档检查器的界面中勾选【文档属性和个人信息】，然后点击【检查】-【全部删除】，最后关闭即可。

（四）批注颜色和批注位置的更改

（1）批注颜色的更改

单击【修订】-【高级选项】，在批注中更改颜色即可，点击确定即可。

（2）批注位置的更改

如果我们想将批注放在左边，只要在批注边框选择“左”即可。

二、修订（重中之重）

（一）修订模式的开启和退出

Word中的修订功能是多人协作编辑文档必不可少的技能。

修订模式的开启/退出：

单击【审阅】-【修订】，即可开启文档的修订模式（呈现灰色选中状态）。再次单击【修订】，即可退出文档的修订模式。

在修订模式下，无论是增删内容还是修改格式，所有的修改都会被标记出来。

PS：每一处有修改的地方，都会在修改部分所在行的左侧出现一条红色竖线来显示修订。

（二）修订标记的显示方式、显示标记和审阅窗格

（1）修订标记的显示方式

共有四种，它们分别是：简单标记、所有标记、无标记和原始版本。

①【简单标记】：在做出修改的文本左端显示一高亮红竖线。（会隐藏右侧的修改内容）

简单标记

PS：左侧这条根竖线标记有什么作用？

通过点击左侧的竖线，可以让修订的显示方式在所有标记和简单标记之间切换。

②【所有标记】：显示具体的修订内容，修订部分会自动用颜色标记出来，并在左侧保留竖线标记。

所有标记

③【无标记】：只显示文档修改后的版本，所有修订痕迹将会被隐藏起来。

无标记

④【原始版本】：显示原始的，未修改的文档。

原始版本

（2）显示标记

①设置格式：取消勾选【设置格式】，可以忽略格式的修订。

②批注框：可以选择是否以批注的形式显示修改。

默认情况下，Word 文档中以【仅在批注框中显示备注和格式设置】显示批注和修订。

三种显示方式，分别是【在批注框中显示修订】、【以嵌入方式显示所有修订】、【仅在批注框中显示备注和格式设置】。

【在批注框中显示修订】：所有批注和修订将以批注框的形式显示在标记区中。

【以嵌入方式显示所有修订】：所有批注与修订将以嵌入的形式显示。

【仅在批注框中显示备注和格式设置】：标记区中将以批注框的形式显示批注和格式更改，而其他修订会以嵌入的形式显示在文档中。

仅在批注框中显示批注和格式

PS:如何将修改的内容显示在文字后面，且不显示批注框内容呢？

单击【审阅】-【修订】-【显示标记】-【批注框】-勾选【仅在批注框中显示备注和格式设置】即可。

③特定人员：可以显示特定修改者，这一点对于接受和拒绝修改十分的重要。

（3）审阅窗格

审阅窗格对我们查看修改的数量、内容和修改人等信息非常有用。

审阅窗格的开启/退出

开启：单击【修订】-【审阅窗格】，打开审阅窗格，有垂直显示和水平显示两种。

退出：如果审阅窗格不再需要，可以再次单击【审阅窗格】或者单击【审阅窗格】右上角的X（关闭）即可。

（三）锁定修订和修订选项的设置

（1）锁定修订

多用户对同一文档进行修订时，做主文档的人最好将修订锁定，以保证任何人都在修订模式下编辑。

适用于：领导发给下属，下属修订后再由领导来确认是否修订。

第一步：单击【审阅】-【修订】-【锁定修订】后设定一个密码，即进入强制修订状态。

第二步：如果要退出修订模式，则再次点击【锁定修订】，输入密码，后再点击【修订】即可。

所以发给别人修订文档时，强制对方在修订模式下编辑，无法退出修订模式。这样收到的文档，修订情况就比较清晰了。

（2）修订选项的设置

单击修订选项里的小箭头，即可调出【修订选项】对话框。在弹出的对话框，单击【高级选项】即可以对修订的多个参数进行设置。比如下划线的颜色，删除线的颜色等。

（四）修订格式和修订打印

（1）修订格式：

当文档格式发生变化时，在【所有标记】模式下，可以选中修订处，右键-【接受格式更改】/【拒绝格式更改】。

（2）修订的打印：

如果不想文档打印出来时有修订标记：（常用）

方法一：可以通过单击【接受】/【拒绝】来删除修订标记。

方法二：将修订标记的显示方式设置为【无标记】。

如果想文档打印出来时有修订标记：

方法：只需要确保修订标记的现实方式不是【无标记】，且在打印界面勾选【打印标记】即可。

三、更改

【更改】选项卡下，有【接受】、【拒绝】、【上一条】、【下一条】功能。

（一）【接受】/【拒绝】修订

接受或拒绝修订后，修订就会删除，修订标记将不复存在。

（1）【接受修订】

确定修订的内容没有问题后，可通过单击【更改】-【接受】来接受修订。

①接受单个修订

单击【接受】 - 【接受此修订】/ 【接受并移到下一处】。

②接受所有修订

单击【接受】 - 【接受所有修订】 / 【接受所有更改并停止修订】。

（2）【拒绝修订】

确定修订的内容不合适而需要恢复到修改之前的内容时，可通过单击【更改】-【拒绝】来拒绝修订。

①拒绝单个修订

单击选择【拒绝】– 【拒绝更改】/【拒绝并移到下一处】。

②拒绝所有修订

单击选择【拒绝】 – 【拒绝所有修订】/【拒绝所有更改并停止修订】。

PS：以上操作，也可通过单击鼠标右键-【接受】/【拒绝】来处理。

（二）【上一条】/【下一条】修订：快速定位

单击【更改】选项卡-【上一处】/【下一处】，即可快速定位到上一处/下一处的修订位置。

四、比较

【比较】功能，包含【比较】和【合并】两种。

【比较】：可以精确比较修订前后两个文档的差异。

【合并】：将多位作者的修订合并到一个文档中。

（一）快速比较文档：

将原文文档和修改后的文档进行比较，可以很直观明了地看出修改的内容。

第一步：单击【审阅】-【比较】-【比较】，在弹出比较文档窗口，左边放入原文档，右边放入修改过的文档，单击【确定】。

第二步：此时Word会自动创建新的文档显示对比结果。点击【审阅】-【修订】-【所有标记】，文档会出现四个窗口，分别是【审阅窗格】、【比较的文档】、【原文档】和【修订的文档】。

【审阅窗格】：可以看见修订的类型、数量和具体的内容。

【对比的文档】：综合了原文档和修订的文档的内容，并通过特殊的标记显示出来。

PS：点击左下角的【更多】，可以根据需求自定义设置比较的项目、范围和修订的显示情况。

（二）快速合并文档：

多人同时审阅文档，可以快速地将多个修订的文档合并到一个文档中。

第一步：单击【审阅】-【比较】-【合并】 ，在弹出合并文档窗口，左边放入原文档，右边放入修改过的文档，单击【确定】。

第二步：根据需要进行相应的设置， 如在【修订的显示位置】 选择【原文档】按钮；设置完成后单击【确定】 。

第三步：按【Ctrl+S】 组合键保存文档， 重复前面的操作， 通过【合并文档】 对话框依次将其他审阅者的修订文档进行合并。

五、保护

一些重要文档为预防被其他用户篡改，可以对其进行加密保护。

第一步：打开要加密的文档。

第二步：单击【审阅】-【保护】-【限制编辑】，勾选【限制编辑】，确认【是，启动强制保护】即可。

根据提示输入两次密码。点击确定，就开始保护了。

第三步：强制保护成功后，用户只能查看文档而不能进行任何修改。

PS：没有密码仍能重新编辑文档方法：

新建一个空白文档，单击【插入】-【对象】-【文件中的文字】，找到要编辑的加密文件，单击【插入】，该文档就可以自由编辑了。

总结：

【批注】和【修订】的比较：

相同：

都可以显示在文档的右侧，作为一种修改或需要修改的提示。

不同：

批注并不在原文的基础上进行修改，而只会在文档右侧显示批注的内容。而且，批注只能被答复、解决或者删除，而不能被接受或者拒绝。

修订则是在原文中进行修改，每一处修改（内容和格式）都会有相应的标记。

总之 个 人觉得，修订的方便之处大于批注。