资深文员工作技巧

职员代表：张文(办公室文员)

服务部门：主席办公室

作为公司的文员，我主要负责整理公司的日常文件，同时每次都要写好公司会议记录。

经过多年的工作磨练，我掌握了不少文档处理技巧。

奇偶不同 页眉也能玩个性

除了正规的页眉外，经常需要对页眉进行特殊设计，比如：奇数页显示章标题，偶数页显示节标题，此类页眉便于读者根据目录，快速查阅需要的内容，应用也很广泛。对于这类特殊的页眉也是有妙招进行处理的。

首先打开文档，选中文档的章标题，切换到“开始”选项卡，在“样式”中选择“标题1”，再选中文档的节标题，在“样式”中选择“标题2”；然后在页眉处双击进行编辑状态，切换到“设计”选项卡勾选“奇偶页不同”，再将光标置于第1页的页眉处，选择“文档部件→域”弹出对话框，在“类别”下选择“链接和引用”，单击StyleRef后选择“标题1”，这样章标题会显示奇数页的页眉；同样将“标题2”添加到偶数页的页眉。如果奇数页中有两个章标题，则默认添加前面一个到页眉，节标题也是如此。

文档正规我有一套 轻松玩转文档页眉页脚

为了推进公司档案管理正规化，同时为了文档美观和便于归类、查看、归档，公司要求2013所有会议文档必须加上页眉，内容是“公司Logo+2013会议纪要字样”，页脚则为页码。这对我来说是小菜一碟。

事半功倍——批量添删页眉和页脚

第1步：打开Word2013新建一个文档，然后点击“视图→页眉和页脚”，按提示在页眉处插入公司Logo和添加“2013会议纪要”，接着点击页眉页脚设置菜单的“插入自动图文集→第X页总共Y页”（图1）。

第2 步：点击“文件→保存”，将其保存为“会议.dot”模板文件，放置在“C:\Users\当前用户\AppData\Roaming\Microsoft\Templates”下保存。这样以后需要新建会议文档的时候，点击Word“文件→新建”，我们可以在Word文档窗口的右侧窗格看到新建文档的选项，点击下方的“本机上的模板”选项，然后在打开的模板窗口中，选择上述制作好的“会议.dot”模板文件，并单击确定，这样在任何新建的文档点击“视图→页眉和页脚”即可自动套用建好页眉页脚的文档了。

第3步：上述操作只是保证新建的文档可以套用页眉页脚，如果需要对之前的文档也批量添加上类似页眉和页脚，我们可以借助 “页眉页脚修改器” （下载地址：）来帮忙。首先将公司的所有文档都复制到同一个文件夹中，可通过搜索的方法集中文档；然后打开工具，按提示输入页眉和页脚文字内容，再单击“浏览”按钮选择文档所在目录，最后单击“批量修改”按钮即可（图2）。

小提示：

如果文档是DOCX格式，可借助“Batch DOCX to DOC Converter”（）这款小工具，将DOCX文件批量转换成DOC格式，再批量添加页眉页脚。

文档打印 随“机”应变 无线打印平板文档

 日常的操作中少不了文档的打印，普通文档的打印倒是简单。麻烦的是老总平板里的一些商务文档的打印，这些文档打印通常要的比较急。常规的方法是使用数据线将平板连接到电脑，然后通过优盘读取方式打印。有线连接方法总是麻烦，有时数据线不在身边，我找数据线就忙活半天。对于这类移动平板设备的打印，现在我借助的是SambaFilesharing，它可以直接使用Wi-Fi实现无线打印。这样在日常工作中，电脑里普通文档我使用的是常规打印，移动设备则使用Wi-Fi打印，做到文档打印的随“机”应变。

 第1步：首先下载SambaFilesharing并安装在平板上。在平板上启动程序后点击“菜单→setting”，打开设置界面，然后依次点击Password和Usename，分别设置访问Android平板的密码和用户名。

 第2步：完成上述设置后，点击“菜单→Enable”，程序会开始设置Android平板上SD卡和内存盘的共享，成功完成设置后，在平板界面会出现“enable →Running”以及共享IP（图1）。

第3步：在电脑上启动资源管理器，接着在地址栏输入手机屏幕上显示的IP地址（或者直接输入\\android），类似\\192.168.0.32的形式，回车后按提示输入上述设置的用户名和密码(即访问平板共享资源的的用户和密码，而不是PC上的用户和密码)即可打开平板上共享目录，SD卡对应共享名为Sdcard（平板内存盘对应share2）。现在展开“\\192.168.0.32\sdcard”，右击选择需要打印的文档选择“打印”，然后按提示进行打印即可。

小提示

SambaFilesharing使用的是SMB协议（它可以轻松实现不同系统之间的共享），这样无需在电脑上安装任何软件即可远程访问平板内容。除了无线打印，我们还可以用于电脑和平板之间互访，比如直接在PC上利用高速有线网络下载平板所需的软件。如果是iPad平板，我们则可以在电脑和平板上都安装91手机助手，在电脑和平板上启动手机助手，然后使用Wi-Fi方式连接，成功连接后即可使用Wi-Fi方式访问和打印平板文档。

资深文员 办公答疑解惑

使用宏设置Excel工作表实现编辑就自动保存

对于一些重要文档，我们可以利用Excel的宏实现文档已编辑就自动保存，打开Excel后按ALT+F11打开VBAProject，在需要保护的表里写入如下代码：

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

T

End Sub 

保存，关闭，然后设置允许宏运行，这样保护的工作表只要一进行编辑就会自动保存。

记事本也要自动保存

记事本因为它的小巧，打开快速，占用内存小，常常是我们随手打开记录文字的常用工具。系统自带记事本无法自动保存，如果你希望记事本也可以自动保存文档，可以到互联多下载“记事本自动保存工具”，启动程序后会跳出提示窗口，提示软件会在系统后台等待20秒，在这20秒内激活欲保存的记事本文本。点击“是”打开软件，并新建记事本文本。然后点击“自动保存位置”栏后的“…”按钮选择文本自动保存位置并且命名。在“间隔(秒)”栏内输入自动保存的时间间隔，默认为10秒。这样每10秒就会自动保存记事本内容。

自动保存的文件丢失如何找回？

我在使用Word 2007编辑一份公文时，突然遇到停电事故，重新启动电脑并运行Word 2007时，在里面怎么也找不到关机前自动保存的文件了。最后在网管员的协助下用如下办法解决了问题：

通过资源管理器进入系统安装分区（一般在C分区）。找到并进入Documents and Settings文件夹，然后进入以系统登录用户名命名的文件夹。依次进入Application Data\Microsoft\Word文件夹，从该文件夹下找到断电之前Word自动保存的文件。

如果在编辑文件之前，将自动保存时间设置为几分钟甚至更短，就可以最大限度地减少因断电或其他突发故障引起的文件内容损失。

Excel表格文件无法启动怎么办？

我电脑中的一份Excel旧文件无法通过双击方式直接正常打开，只显示标题栏和工具栏，不显示文件内容。但通过打开Excel图标然后用“文件”中的“打开”就能正常显示。我修复和重装过了Office，但是都没有用，而Word没有任何问题。这个问题如何解决？

后来发现，是因为我误选了Excel选项中的“忽略其他应用程序”，这样Excel会忽略掉其他应用程序的打开请求，所以当通过资源浏览器来打开Excel文件时，Excel并不会执行打开命令。恢复设置的方法是：

启动Excel，在主界面的菜单栏用鼠标单击“工具”选项。然后依次选择“选项→常规→设置”。将“忽略其他应用程序”的选择取消，保存退出后就可以直接双击Excel文件来打开文件了。

安全为上文档自动保存有高招

在日常处理文档过程中，我最怕的就是突然断电，这样自己辛辛苦苦撰写的文档经常会丢失。幸好Word、Excel都有自动保存文档功能，以Word2003设置为例，启动Word后点击“工具→选项”，然后切换到“保存”选项，勾选自动保存时间间隔，然后设置为5分钟，这样没5分钟文档就会自动保存，Excel设置类似。

文员办公产品导购

办公产品导购：录音笔

作为文员，公司很多会议的记录都需要记录的。参加会议很多部门领导的语速都较快，很多时候记录者根本无法完整记录下来。因此在日常会议记录中，我们大多需要借助录音笔来先期完成会议的语音记录。为此这里为大家推荐一些是和会议记录相关的录音笔产品。

联想B360 4GB录音笔

联想是国际化品牌，B360 4GB录音笔功能强大、设计时尚科学、易用性强，特色是录音效果好。B360 4GB整合了“一键开机录音功能”、“声控录音”、AGC自动增益、动态录音电平显示、变速播放功能、第二代时间戳功能，支持本机查看录音时间、内置高保真扬声器等功能。

新科RV-18 8GB录音笔

新科RV-18内置了8GB大容量容量，并且这款产品有一个突出的特色就是录音时间长，电池超长续航可达到60小时连续录音，超越行业产品不少。除此之外，新科RV-18还有一个特殊功能，那就是支持电话录音。

紫光电子V-P915 8GB

紫光电子V-P915 8GB录音笔特色是支持加密录音，安全效果好。为了应对必要的保密问题，V-P915支持密码设置，不输入正确的密码则不能拷贝、开机播放、录音，甚至连连接电脑都会被安全系统拒绝，有效保护我们的会议记录不泄密。

希捷Backup Plus 1TB

怕备份太复杂？别担心，希捷Backup Plus系列与其他产品最大的不同就是备份系统。内置革命性Dashboard软件，只需轻点一下Protectnow就可自动创建备份计划，全盘持续备份。 我们还可以自由选择所需备份文件的时间：按照每月，每周，每天，每小时或手动来备份。 按类型备份也非常方便，我们可以指定备份内容：文档，音乐，照片，视频甚至某个文件。

文员办公健康小贴士

俗话说，身体是革命的本钱。没有健康的身体，努力工作就会成为一句空话。作为文员，我们常常要长时间面对电脑工作，下面一些办公小技巧可以有效保护我们身体健康。

1.显示器散发出的辐射多数不是来自它的正面，而是侧面和后面。因此，不要把自己显示器的后面对着同事的后脑或身体的侧面。

2.常喝绿茶。茶叶中含有的茶多酚等活性物质，有助吸收放射性物质。其中含强效的抗氧化剂以及维他命C，不但可以清除体内的自由基，还能使副肾皮质分泌出对抗紧张压力的荷尔蒙，对于情绪暴躁有很大改善。

3.在电脑桌附近摆放一盆植物或水，可以吸收电脑所发出的电磁波。

4.尽量避免上肢长时间处于固定、机械而频繁活动的工作状态下，使用鼠标或打字时每工作一小时就要起身活动活动肢体，做一些握拳、捏指等放松手指的动作。