在公文写作中,有时无法避免在附件中使用表格,但很多部门发现,对与公文一起排版的附件表格的处理不规则,尤其是横向表格更是一个问题。

今天,我们用WORD以横排表格的方法和大家一起交流,不妥之处,敬请批评指正。

一般情况下,公文中的表格应尽量以附件的形式编排在公文主体之后版记之前,跟正文一起装订和编排页码。这样可以方便文件管理,避免正文和附件分家的情况。

但文字排版和表格排版不大相同,对于横排表格,版心位置不同,页码位置也不同。

首先,我们先看一看图1所示的横排表格的问题。

注:图示中的内容为网页随机生成内容,仅作为本文示例。

图1

从图中至少可以看出四个问题:一是单元格无间距;二是表格第二页及后面的内容无表头;三是同一段项目内容跨页处理不当;四是备注列多余。

针对上述问题,我个人一般处理横排表格的方法如下:

一、处理表格间距和内容行间距

(一)调整表格间距。选择整个表格,在“表格工具”选项卡下,点击左侧“表格属性”,打开“表格属性”对话框,在“行”选项下取消勾选“指定高度”。

图2

然后在“单元格”选项下点击“选项”(如图3),打开“单元格选项”,取消勾选“与整张表格相同”,按图4红框所示设置上下边距为0.1厘米,左右边距为0.15厘米(可根据需要设置不同数值)。

图3

图4

(二)调整内容行间距。保持表格选中状态,在“开始”选项卡下,点击┘打开“段落”,如图5中❷所示位置,打开“段落”对话框。

图5

在“缩进和间距”选项下,“间距”功能组下的“行距”选择“固定值”,“设置值”为15磅(可根据实际情况调整为其他磅值)。如图6。

图6

二、删除备注列

因此表中的所有备注均无内容,所以作删除处理。

选中备注列,在“表格工具”选项卡下,选择“删除”—“列”即可。

删除备注列后,该列位置将空出,全选表格,在“表格工具”选项卡下,点击“自动调整”—“适应窗口大小”,表格将自动铺满版心。

图7

三、多页表格设置每一页表格都有表头

选择标题行,在“表格工具”选项卡下,点击“标题行重复”,这样,在不拆分表格的情况下,往后的每一页该表格均有相同的表头,如果要改变表头字体格式,只需要在第一张表设置即可。

图8

设置标题行后的效果图如下:

图9

四、合理处理同一段表格内容跨页的问题

通过上图我们发现,单位和项目内容均跨页了,如果同一段上一页内容不多,我们可以调整上一页表格内容的行间距。

如果内容过多,我们在压缩行间距都不能完全显示的时候,我一般的做法是拆分表格,在新的表格中第一行插入一行,复制表头到新插入行中。

还有一种情况,拆分后,同一段内容不得不安排在两张表中,做法是把上一页铺满版心后面的内容剪切放到新拆分的表格,使内容有效衔接上一页内容。同时要把上表中的序号和单位复制一份到新表中。

五、横表中的页码设置

在公文中,对横排表格页码编排其实不难,但《党政机关公文格式》并未给出具体的表格编排方法,只是简单的阐述了原则上用3号仿宋体字,但附件也属于公文的一部分,在编排时要结合实际。此例,我们介绍一种处理横排表格页码的方法。

在横排表格的上一页定位光标,在“页面布局”选项卡下,依次选择“分隔符”—“下一页分节符”,插入一个分节符,然后在分节符后面再插入一个“下一页分节符”。

这样做的目的是把需要排版横排表格的页和版记分开,单独设置横排表格页为横向。

图10

第一,判断横排表格的第一页所在页码是单还是双,可以把光标定位在横排表格页的任意位置,鼠标左键按住右边滚动条即可查看页码。

如果是单页码,则要在表格左下角设置页码,如果是双页码,则要在表格左上角设置页码。

鉴于阅读习惯,公文一般是竖着看,编排横排表格时如果把页码放在表格下方且和表格同向,不方便看页码。

第二,勾选“页面设置”中“版式”项下“页眉和页脚”功能组的“奇偶页不同”,双击横排表格的上边距或下边距,在“页眉页脚”下方取消“同前节”。

图11

第三,以表格第一页为单数页为例,保持光标定位在页脚,在“页眉页脚”选项卡下,点击“页码”,选择“页脚左侧”,页码设置样式选择页码样式“1,2,3”,应用范围“本页及之后”。点击“重新编号”,选择“页码编号续前节”。

图12

图13

图14

选择文本框里的页码数字,在其前后各加一个一字线和空格,将字体大小设置为四号字体。

图15

第四,点击页码文本框,在“绘图工具”选项卡下,选择“旋转”—“向右旋转90°”,然后把页码文本框拖动到合适位置,这样即可把页码设置为纵向查看时的同一个方向。

图16

图17

按上述方法设置偶数页,只是偶数页的页码要设置在页眉,就是表格的上方。

以上就是公文中用到横排表格的排版方法和页码的设置方法,若有更好的方法,欢迎大家一起交流。

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