【PMP备考】工作说明书

在PMBOK中，有个概念可能很容易被大家搞混，就是工作说明书，英文是Statement of Work。为什么说容易搞混，因为还有个说明书叫范围说明书，这两个东西的内容不同，但是叫法很像，所以在面对不同题目时，总是容易搞错。今天我们就来谈一下这个工作说明书。

最早我们看到工作说明书，是在制定项目章程过程中所用到的输入。书中对其描述如下：

项目工作说明书(Statement of Work, SOW)是对项目需交付的产品、服务或成果的叙述性说明。

对于内部项目,项目启动者或发起人根据业务需要及对产品或服务的需求,来提供工作说明书。

对于外部项目,工作说明书则由客户提供,可以是招标文件(如建议邀请书、信息邀请书、投标邀请书)的一部分,或合同的一部分。SOW 应包括以下内容:

业务需要。组织的业务需要可基于市场需求、技术进步、法律要求、政府法规或环境考虑。通常,会在商业论证中,进行业务需要和成本效益分析,对项目进行论证。

产品范围描述。记录项目所需产出的产品、服务或成果的特征,以及这些产品、服务或成果与项目所对应的业务需要之间的关系。

战略计划。战略计划文件记录了组织的愿景、目的和目标,也可包括高层级的使命阐述。所有项目都应该支持组织的战略计划。确认项目符合战略计划,才能确保每个项目都能为组织的整体目标做出贡献。

项目工作说明书(Statement of Work, SOW)是对项目需交付的产品、服务或成果的叙述性说明。

对于内部项目,项目启动者或发起人根据业务需要及对产品或服务的需求,来提供工作说明书。

对于外部项目,工作说明书则由客户提供,可以是招标文件(如建议邀请书、信息邀请书、投标邀请书)的一部分,或合同的一部分。SOW 应包括以下内容:

业务需要。组织的业务需要可基于市场需求、技术进步、法律要求、政府法规或环境考虑。通常,会在商业论证中,进行业务需要和成本效益分析,对项目进行论证。

产品范围描述。记录项目所需产出的产品、服务或成果的特征,以及这些产品、服务或成果与项目所对应的业务需要之间的关系。

战略计划。战略计划文件记录了组织的愿景、目的和目标,也可包括高层级的使命阐述。所有项目都应该支持组织的战略计划。确认项目符合战略计划,才能确保每个项目都能为组织的整体目标做出贡献。

业务需要。组织的业务需要可基于市场需求、技术进步、法律要求、政府法规或环境考虑。通常,会在商业论证中,进行业务需要和成本效益分析,对项目进行论证。

产品范围描述。记录项目所需产出的产品、服务或成果的特征,以及这些产品、服务或成果与项目所对应的业务需要之间的关系。

战略计划。战略计划文件记录了组织的愿景、目的和目标,也可包括高层级的使命阐述。所有项目都应该支持组织的战略计划。确认项目符合战略计划,才能确保每个项目都能为组织的整体目标做出贡献。

我们总结一下，关于项目范围说明书的内容：

项目工作说明书的英文缩写是SOW；

SOW是对项目的产品服务或成果的叙述性说明；

如果是内部项目，发起人提供；

如果是外部项目，客户、招标文件、合同提供；

内容包括3项：业务需要、产品范围描述、战略计划；

SOW没有详细的工作范围、成本或进度信息。

项目工作说明书的英文缩写是SOW；

SOW是对项目的产品服务或成果的叙述性说明；

如果是内部项目，发起人提供；

如果是外部项目，客户、招标文件、合同提供；

内容包括3项：业务需要、产品范围描述、战略计划；

SOW没有详细的工作范围、成本或进度信息。

再看看范围说明书，这是定义范围这个过程的输出，其内容为：

项目范围说明书是对项目范围、主要可交付成果、假设条件和制约因素的描述。

项目范围说明书记录了整个范围,包括项目和产品范围。

项目范围说明书详细描述项目的可交付成果,以及为创建这些可交付成果而必须开展的工作。

项目范围说明书也代表项目干系人之间就项目范围所达成的共识。

为了便于管理干系人的期望,项目范围说明书可明确指出哪些工作不属于本项目范围。

项目范围说明书使项目团队能进行更详细的规划,在执行过程中指导项目团队的工作,并为评价变更请求或额外工作是否超过项目边界提供基准。

项目范围说明书是对项目范围、主要可交付成果、假设条件和制约因素的描述。

项目范围说明书记录了整个范围,包括项目和产品范围。

项目范围说明书详细描述项目的可交付成果,以及为创建这些可交付成果而必须开展的工作。

项目范围说明书也代表项目干系人之间就项目范围所达成的共识。

为了便于管理干系人的期望,项目范围说明书可明确指出哪些工作不属于本项目范围。

项目范围说明书使项目团队能进行更详细的规划,在执行过程中指导项目团队的工作,并为评价变更请求或额外工作是否超过项目边界提供基准。

根据以上描述，我们可以看出，项目工作说明书和项目范围说明书，虽然名称比较接近，但是内容完全不同，项目工作说明书是对项目产品、成果的叙述性说明，而范围说明书是对产品、成果的详细说明，还要加上验收标准和除外责任等。

这里可能有同学还提出一份文件，叫做“采购工作说明书”，而且英文也叫SOW，那这个采购工作说明书和项目工作说明书有什么区别？

我会告诉你：没有区别。至少内容上是没有区别的。

采购工作说明书是规划采购管理过程的输出，在得到自制外购决策之后，确定了要外购，我们会有一个外购内容的叙述性说明。

还记得项目工作说明书的来源么？对于外部项目，项目工作说明书来自于客户、招标文件或合同。那么我们在外购的时候，给卖方一个工作说明书，对于卖方来讲，我们不就是客户么，卖方拿到了这个工作说明书，了解到我们的需求，以便制作投标文件，如果得到了合同的授予，还要根据这个SOW来制作自己的项目章程。

如果你了解了这两个工作说明书的区别，那么我们来看两道题：

例1. 一个新项目经理在项目的早期阶段加入项目，项目经理可以从哪里找到项目可交付成果的相关信息？

A.项目需求

B.商业论证

C.项目工作说明书

D.组织过程资产

本题比较典型，因为题目已经明确说明了在项目的早期阶段，而且还提到了项目可交付成果的相关信息，答案呼之欲出。

解析：答案C。本题考制定项目章程输入—项目工作说明书。项目工作说明书（Statement of Work，SOW）是对项目需交付的产品、服务或成果的叙述性说明。符合题意。A选项的项目需求是规划过程组才有的，不符合题目中描述的“项目早期阶段”。

例2. 在一次管理会议期间，团队讨论了内部制造项目材料可能延迟的问题，团队决定从第三方制造商采购这些材料。

项目经理下一步应该怎么做？

A.投标人会议

B.采购谈判

C.采购工作说明书

D.制定预算

这一题也比较简单，因为我们刚刚完成了自制外购决策，那么下一步当然是要弄清我们要做什么。

解析：答案C。本题考规划采购管理输出—采购工作说明书。团队已经决定从第三方采购这些材料，说明项目团队完成了自制外购分析，得到了自制外购决策。为了能够进行下面的招投标环节，就需要先制定采购工作说明书，以供潜在卖方编写建议书，所以选择C最好。A、B选项属于实施采购过程，D选项和本题关系不大。