根据《党政机关公文处理条例》的要求,报告适用于向上级机关报告工作,反映情况,答复上级机关的询问。报告的种类很多,根据内容的性质可以分为工作报告、情况报告、回复报告和提交报告。报告由标题、主要发送机关、正文、签发机关的签名和书面日期组成。其中,报告主体一般由理由、主体和报告结论三部分组成。
报告的理由,即说明为什么要写报告,回答领导的询问,或者定期向领导汇报情况。报告的主要部分,报告工作应重点介绍工作内容、进展情况、采取的措施、取得的成绩、存在的问题以及下一步的思路和计划;反映情况,要强调问题的表现形式,存在的原因和危害,以及解决办法;回答问题时,要把重点放在上级问的问题上,抓住重点,简明扼要地回答。一般情况下,报告的结论比较简单,大多使用情态语言,如“此处报告”、“请审阅以上报告”等。
我们在学习公文时使用的另一种常用语言是请示,适用于请示和上级批准。报告和请示都属于向上的风格,那么两者有什么区别呢?
首先,从写作目的来看,报告主要是根据情况,向上级机关汇报工作,反映情况,或者答复上级机关的询问,所以不要求上级机关给予答复;请示,就是在某件事情上请求上级的指示和批准,也就是恳求。为便于后续工作,要求上级部门在合理时间内尽快回复。其次,从行文内容来看,请求主要是针对需要上级明确指示或批准的紧急事项。为了方便后续工作和上级部门的回复,写请求只能是一篇文章;报道以报道或反映情况为主,对内容没有严格要求,可以是一篇,也可以是多篇。最后,从写时间来看,请求一定要提前写,不允许“先玩”;汇报主要写在活动期间和活动之后,活动期间随时向上级反馈工作情况,或者事后汇报总结工作也是可以的。
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