Todoist 用 OmniFocus 3 完成了上千个任务后，我总结出了这些经验

OmniFocus 3发布已经半年多了。在这半年里，我用OmniFocus 3完成了上千个任务。在这个过程中，经过不断的尝试和优化，我终于找到了一套非常适合自己的工作流程。

本文篇幅较长，全长约8000字。建议看两遍。前半部分主要介绍时间管理的一些理论，后半部分我会和OmniFocus 3分享我自己的工作流程。

首先，在开始之前，我想说“工具其实是次要的，观念才是关键”。有了基本的想法，不管是OmniFocus，Todoist还是Things，都可以用自己的方式去实践。另外，每个人都有自己的工作流程，读者不用按照我写的去操作。正确的做法是从中得到一些启发，去实践，去融入自己的工作流程。

什么是好的任务管理系统

首先，任务管理系统的目的是更好的完成任务，所有偏离这个基本条件的系统都是不可用的。如果你认为最简单的Todo List就能很好的完成任务，那么这就是最适合你的任务管理系统。

在我看来，一个优秀的任务管理系统至少需要满足以下条件:

收集能力在特定的情况下要知道可以做哪些事情

为什么至少需要满足这两个条件，或者说这两个条件对于任务管理系统的重要性是什么？

“收集能力”是指任务系统应该能够容纳(几乎)所有的内容，比如一个任务、一个想法、一封未读邮件、一张纸条、一个链接、一张不需要报销的发票等等。

如果你读过《把事情做好》或者学过GTD理论，你可能知道“收集”是整个过程的开始。要做的任务如果分散在各处，难免会被遗忘。如果没有收集任务，就没有后续的处理流程。

实际上，没有必要把所有东西都塞进任务系统。比如我用Evernote作为切割和做笔记的工具。显然，将每个音符复制到OmniFocus中是不现实的。不过我会在OmniFocus中添加一个“定期清理Evernote收件箱”的任务，相当于把Evernote作为OmniFocus的子收件箱进行统一管理。对于一些支持URL Schema的应用程序，可以在OmniFocus中设置一个链接直接指定，这样也可以直接在OmniFocus中打开其他应用程序的内容。

收集能力决定要处理的内容，第二个条件决定一个任务系统是否稳定可用。具体情况下，你要知道早上做什么，上班做什么，无聊的时候做什么。这样，在某种情况下，你就可以直接进入状态，而不是花时间思考现在该怎么办。

如果一个任务系统做好了这两件事，就不会让你陷入“感觉有很多事情要做，却不知道该做什么”的尴尬境地。

任务管理系统的三要素

到目前为止，我还没有谈到具体工具的使用。因为工具是次要的，知道了本质思想，用什么工具都没问题。看各种任务管理工具:OmniFocus、Todoist、Things、org-mode，它们也支持不同的功能。是项目、无限层次、延期、到期、重复、上下文、标签、标记、过滤器、透视等。被这些术语吓到了？每次换系统都需要重新学习吗？

抛开这些名词，我们来分析一下任务系统是由什么组成的。在我看来，一个任务系统中只有三个必不可少的东西:任务、附加元素和过滤器。

任务:最小可执行单元是一个任务。这是最容易理解的，不要解释太多。

附加元素:作用于任务的不同维度的约束。这句话读起来有点别扭。举个简单的例子，“去XXX快递(从今天10:00开始)”，其中“从今天10:00开始”是对这个任务在时间维度上的限制。类似地，“项目”、“标签”等等都是作用于任务的附加元素。

过滤器:结合不同附加元素的过滤器规则。仅附加元素并不奏效，但是使用过滤器，您可以编写不同的过滤规则来过滤指定规则的任务。例如，如果我想知道“最近10天的重要事情”，过滤规则可能是“截止日期”

了解以上三个基本概念后，可以从宏观的角度重新审视各种任务管理工具，也可以避免切换工具带来的再学习成本。

这三个概念与Hum在《更现代的任务管理》中提出的LTF (List，Label，Filter)理论非常相似，Hum用了更大的篇幅来叙述这个概念，有兴趣的可以订阅这个专栏阅读。

OmniFocus 3练习

任务系统的上述三个基本元素应用于OmniFocus，任务是单独的待办事项，附加元素是待办事项所属的项目，到期日期、延期日期、标签、标志、重复规则等，过滤器是透视图。

接下来我将以OmniFocus 3为载体介绍如何实现一个可靠的任务管理系统，并介绍一些实用的Workflow流程。

项目设置

建议使用一套统一的项目设置进行项目设置。比如我的OmniFocus的项目和Evernote的项目几乎是一对一的，可以保证你的项目分类始终处于有序状态。

如果要保证项目有序，可以分为三个层次:大字段(文件夹)-子字段(文件夹)-项目。

例如，我的项目的评分如下:

OmniFocus项目分类(单击查看大图)

我主要分为五个比较大的项目:工作、学习、生活、兴趣、系统，基本可以涵盖所有涉及的领域。把每个大项目细分成小项目，小项目可以根据自己的需要细分。OmniFocus支持无限级项目划分，但只建议将项目分为三级，最后一级直接是任务，以保证项目级不会太复杂。

你可以看到很多项都用[]括起来，这是Single List项，这样一些不属于某项的内容就可以放到这个列表中。

项目的分类不一定要遵循我自己的规则，只要保证一定的规律性即可。

一些项目设置的提示:

如果不是 Single List，项目需要一个既定的完成条件，在某一时刻或某一条件下，这个项目是要能够被标记为 Completed 或者 Dropped，这样可以避免一个项目长时间地呆在任务系统中；项目中的任务最好是最小可执行的，如果是比较大的任务，可以利用 OmniFocus 的无限任务层级继续细分。 标签的设定

OmniFocus 3的标注系统可以在自身功能的基础上增加更多的附加元素，从而在设置过滤器时更准确地过滤出符合要求的任务。为此，我们可以根据自己的需要建立一个适合自己的标签系统。

OmniFocus 3一个常见的缺失功能是Schedule。任务在时间维度上应该有两个元素:到期和计划。到期是指必须在某一天之前完成，计划是指将在某一天完成，因此可以设置以下选项卡来完成计划的功能:

Schedule ThisMonth：被安排到这个月 ThisWeek：被安排到这周 Today：被安排到今天 Recenly：最近需要做的事

这样，在规划的时候，就可以放上相应的标签，过滤掉相应的任务。例如，如果我想看到“与本月工作相关的任务”，我可以将项目指定为“工作”，并将其标记为“本月”，以便通过此筛选器筛选出相应的任务。下面将描述具体的过滤器设置。

另一个可供参考的设置是能量值标签:

Energy LowEnergy MediumEnergy HighFocus

比如工作了一天，我们还有一段时间下班，精力已经降到了一个很低的值。这个时候已经不适合完成一些需要重点的任务了。但是，一些简单的任务，比如打印东西，提交报告，这时候就可以完成了。此时，我们可以设置一个过滤器来过滤掉项目为“工作”且标签为“低能量”的任务。

我们可以看到，标签系统可以极大地扩展附加元素的内容，并为过滤器添加更多的过滤维度。标签制度要根据自己的需要来设置。如果过滤器中没有使用集合标签，添加一个没有使用的附加元素只是一个任务，意义不大。

过滤器的设置

过滤器的目的是结合各种条件，过滤出所需的任务。之前任务的所有附加元素都是为过滤器设置的。

过滤器是OmniFocus 3中的透视图。在OmniFocus 3中，透视功能得到了极大的增强，支持类似iTunes智能播放列表的设置。

ITunes智能滤镜

但是仔细使用，你会发现OmniFocus 3的滤镜设置还是有限的，不能像iTunes那样自由操作元素。

OmniFocus过滤器可以设置元素

尽管如此，与OmniFocus 2相比，相同的过滤器设置要好得多。用过Todoist的同学可能知道Todoist的过滤设置支持一套自定义语法，但是OmniFocus 3还是比它差很多，主要是提供的可过滤元素太少，过滤条件不够自由，但是标签系统的组合基本可以满足日常使用。

和贴标系统一样，滤镜设置还是需要结合自身情况。我主要设置以下过滤器，在实践中经常用到。

OmniFocus过滤器常规过滤器

这个滤镜主要用来做计划。比如每天早上去公司都会有晨会复习来规划今天的工作任务。这个时候我只需要打开这个滤镜，依次完成上面的事情，今天的计划就出来了。

过滤器的详细设置如下:

常规过滤器设置

其中，「例程」文件夹是设定的具体内容:

常规过滤器视图

此过滤器的设置与我的工作流程密切相关。如果没有做晨评的习惯，就不需要设置这个滤镜。

今日过滤器

此过滤器使用次数最多，类似于预测的功能，但比预测更具定制性。

过滤器的详细设置如下:

今日过滤器设置

此筛选器将筛选出满足以下条件的任务:

即将截止或者标注为 Today 标签的任务状态为 Available 的任务非 Routine Folder 下的任务

显示模式以“项目”作为尺寸显示:

今日过滤器视图

与预测视角相比，它只显示相应的任务，任务的级别没有用户定义的那么明确。

预测过滤器视图

如果希望预测显示带有特定标签的任务，可以参考以下设置:

预测过滤器设置工作过滤器

此筛选器类似于“今日”，只是它指定了“工作”文件夹下的任务，该文件夹主要关注与工作相关的任务。

过滤器的详细设置如下:

工作过滤器设置

除了指定一个特殊的项目目录之外，其他设置与今天的设置没有什么不同。

To-Sth筛选器

在我的日常使用中，我会在OmniFocus中存储我没有读过的张文、我需要写的东西、我想读的书和我想搜索的内容，所以我需要一个过滤器来快速过滤掉这些内容。

要首先使用该过滤器，您需要设置一个标签系统:

To-Sth标签设置

过滤器的详细设置如下:

To-Sth筛选器设置

实际使用场景:例如，如果我想阅读与Python(一种编程语言)相关的东西，我只需要打开这个透视图，选择标签“To-Read”，然后从搜索框中搜索Python关键字。

待办事项过滤器视图未来过滤器

此过滤器主要用于计划，在每周回顾和每日回顾中经常使用。需要基于以下内容的标签设置:

计划选项卡设置

过滤器的详细设置如下:

未来过滤器设置易多过滤器

这个过滤器会过滤掉一些简单的任务或者不需要太多精力的任务

过滤器的详细设置如下:

EasyDo过滤器设置

完成时间少于15分钟或标记为“低能量”的任务将被过滤掉。

工作流程

今年，OmniFocus已经完成了1500多项任务。经过这么长时间的使用，它有了自己的一套任务处理流程。随着OmniFocus 3的更新，这套任务处理流程得到了优化。在整个工作流中，主要分为三个部分:计划、执行和总结。

计划

很多人不重视规划，想着做什么，这样不仅会让事情变得杂乱无章，还会混淆任务的轻重缓急。

一般来说，如果你不知道如何制定计划，你可以有一个长期计划和一个短期计划。长期规划主要是大方向，可以是年度计划，也可以是月度计划；短期计划需要明确做什么，可以是每周做，也可以是每天做。

在实践中，最常用的是周计划和日计划。在OmniFocus中，我设置了两个项目，即周评和晨评。

在做每周回顾的时候，我会先在Evernote中写下这周需要做什么，然后在OmniFocus中打开未来过滤器，选择这个月标签，把这周标签放在需要完成的项目和任务上。

在进行“晨间回顾”时，我将打开“未来”过滤器，选择“本周”和“最近”标签，然后选择“今天需要做什么”并将其放在“今天”标签上，这样我就可以在“今天”和“工作”过滤器中看到我今天想要做什么。

进行

执行应该是整个工作流程中最重要的一环。如果只是规划，但最终任务没有完成，那么规划只是徒劳。

执行的关键是在正确的时间做正确的事，这也是为什么有这么多过滤器的原因。工作的时候只显示工作相关的事情要做，没有精力的时候只显示简单的事情要做。

如果做事情容易分心，可以参考pomodoro手法。一般我会设定50分钟专注，然后休息10分钟。默认的25分钟时间太短，一进入状态就可能中断。

此外，你可以尝试使用“结构化拖延症”。结构化拖延是指忽略优先级高的事情，而是从小事和优先级低的事情开始，慢慢进入工作状态，然后完成优先级高的事情。

总结

总结是为了更好的规划。总结为计划提供了更多的参考条件，可以作为计划的准绳。

很多时候，我们在做计划的时候，总是对自己完成任务的能力评价很高。结果，我们发现计划的内容实际上在一周后就不能完成了。如果没有总结，我们下次计划的时候会按照这个数额来计划，当然也完成不了。久而久之，我们就会失去计划的动力。如果你每周做一个总结，你就可以知道这周完成了什么，没有完成什么，为什么，这样你就可以在下周的计划中有所改进。这种“反馈-调节”机制可以促进整个任务处理流程的良性循环。

一方面，如果在Evernote中写一个周计划，可以在周回顾中打开对应的Project，在Project视图中选择All，可以显示所有任务(包括已完成的任务)，方便查看哪些已经完成，哪些没有完成。

项目视图设置

另一方面，OmniFocus 3提供了自己的审查视角，您可以在创建每个项目时选择审查多少天。在实践中，对于一般工作中需要每天跟进的事项，审核时间会设置为每天一次，一般事项可以每周审核一次。为防止忘记复习，您可以将此复习任务添加到晨间复习或每周复习中。

附笔

OmniFocus 2发布的时候用的，这期间用的是org-mode和Todoist。OmniFocus 3在发布后立即被重新迁移。OmniFocus 3虽然还存在一些不足，但是可以很好的满足目前的工作流程。主要使用场景多在macOS上，ios基本上只是为了查看。

本文所写的是经过长期实践所获得的经验。一个好的任务系统需要不断的优化和迭代。如果你觉得你的系统不是很好用，不妨想想有什么需要优化的地方，然后慢慢完善。掌握了任务管理的本质之后，无论切换到什么工具，都可以轻松做到。

注意:如果想系统地学习OmniFocus的使用，Sainho的教程《用OmniFocus 3构建任务管理系统》即将连载。在本教程中，您将学习:

系统的任务管理理论实用的任务管理经验细致的功能介绍紧跟新功能进阶 OmniFocus 技巧

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