公司费用报销流程 分公司费用报销制度

中建市政建设有限公司路桥分公司费用报销管理制度 第一章 总则 …………………………………………………… 2 第二章 费用报销的管理职责 ………………………………… 2 第三章 费用的预算管理 ……………………………………… 3 第四章 备用金借款的管理 …………………………………… 4 第五章 预算费用报销的审批 ………………………………… 4 第六章 业务招待费的管理规定 ……………………………… 6 第七章 差旅费的管理规定 …………………………………… 7 第八章 报销票据的管理规定 ………………………………… 9 第九章 报销时间和付款的规定 …………………………… 11 第十章 附则 ………………………………………………… 12 第一章 总则 第一条 为了加强和规范分公司的费用报销管理，理顺报销审核批 复程序，合理有效地控制费用开支，确保年度预算指标的顺利实施，依 据中建市政公司的管理要求和相关规定，特制定本制度。 第二条 本制度适用于分公司各职能部门，报销费用的范围包括： 部门综合管理费用、专项管理费用等其他费用。 第三条 部门综合管理费用包括： 办公费 、会议费、电脑费用 、资料书刊费用、差旅费、业务招待费、培 训费、宣传费用及其它业务费用。 部门专项管理费用：即分公司各部门因职能性质主管的专项费用， 主要包括工资奖金、其它补助补贴、社保费用、诉讼费、办公车辆费用 及其它专项费用。 第四条 费用管理总原则：预算控制，计划开支；分级管理，责任 明晰；定期反馈，年度考核。 第二章 费用报销的管理职责 第四条 分公司各部门费用报销实行三级审核。 第五条 各职能部门负责费用报销的一级审核 。费用发生部门的主 要负责人对本部门报销费用进行确认，负责审核费用是否在本部门年度 预算之内，费用开支是否符合规定标准，报销单据是否与本部门业务相 关等。费用发生部门的部门主要负责人对本部门报销费用的合法、 合规、 真实、准确负有审核和管理责任。 第六条 财务部负责费用报销的二级审核 。财务部作为费用报销综 合管理部门，会计稽核负责费用报销单据的真实、合理性审核以及数据 检验，财务部的部门负责人负责费用报销最终环节的审核。 第七条 分公司总经理签字为三级审核， 在费用超出预算或开支超 过规定标准的情况下必需由分公司总经理进行审核把关。 第三章 费用的预算管理 第八条 部门综合管理费用、专项管理费用纳入预算管理，实施年 度总额管理，分部门总控，按月计划具体实行控制。 第九条 财务部负责部门费用年度预算的编制、预算的过程控制、 预算执行的分析与通报。 财务部每年末牵头组织下一年度分公司费用预算的编制、审核、报 送批复，负责在费用预算额度内进行费用预算执行情况监控、通报、分 析和反馈。 财务部按月统计各部门综合费用、专项费用以及分公司总体费用的 预算执行情况， 并于每月 10 日前以电子邮件形式分别向各部门主要负责 人和公司领导通报。及时做好分项统计、便于各部门和公司领导合理安 排、控制各项费用的支出。 年度终了，财务部对全年预算执行情况进行全面总结，进而为下一 年度预算编制提供依据。 第十条 各部门发生超过年初核定不可预见支出预算额度，由部门 提出超预算费用专项申请报告，经部门负责人审核、总经理批复后再按 预算内费用管理。 第四章 备用金借款的管理 第十一条 员工因公出差、零星采购等需要，方可借用备用金，包 括借用的现金及支票。 借用备用金实行定额制，分公司领导借款额度最 高为壹万元。一般管理人员借款额度最高为伍仟元。 第十二条 备用金按照“一事一借，事毕归还”的原则管理，一般 定期 7 天内归还。 第十三条 现金、支票借款流程：经办人填写借款单，由部门负责 人批准，经财务部负责人审核，总经理审批后财务部付款。 第十四条 借款应严格按照借款申请单的用途使用，不得自行挪作 他用。如借款核销与借款用途不符的，财务部门有权不予办理。 第十五条 按照“谁借款谁还款”的原则，借款的归还或者核销应 与原借款为同一人，避免混淆。 第十六条 财务部会计根据借款备查联，每月末进行催款。备用金 借款应及时凭有效票据核销，除特殊情况外，期限最长不得超过借款 15 第十七条 借款人以现金形式归还借款时，财务部门向其开具收 据。借款人核销借款时，核销额不足的，现金退款。 第十八条 员工调离、辞退、辞职或退休时，必须到财务部办理结 清备用金手续。未办理的，不允许公司相关部门办理正式手续。 第五章 预算费用报销的审批程序 第十九条 费用报销流程：经办人填写报销单，部门主要负责人审 签，财务部会计稽核及部门主要负责人审签，分公司总经理审批，财务 部付款。 第二十条 报销部门的审批程序 费用支出部门的经办人填写公司统一制定的报销单，由该部 门主要负责人审核签字。 对于额度较大的部门日常费用， 必须经部门负责人审核签认， 总经理审批，如：单项费用金额在 1 万元以上、实际发生 费用标准不符合公司制定相应标准等事项。 对于超预算额度的预算外费用，一律经总经理审核签字后方 可办理。 第二十一条 财务部审批程序 财务部审核各部门所报销的费用金额是否在预算额度内；是 否在月度支出计划内。 财务部会计稽核主管应对各部门上报原始单据的合法、 合规、 真实性进行审核；审核报销部门审核手续是否齐全、审批权限是否符合 规定、审核报销单的费用金额是否与原始票据累计金额相符；审核费用 开支是否符合规定标准等。 完成上述审核程序后， 财务部会计稽核在报销单上签字确认， 由财务部负责人审批签字，分公司总经理签字后，财务部办理付款。 第二十二条 分公司领导费用报销审批程序 财务部负责人专门负责公司领导预算内费用的管理，对于领 导费用的报销，在履行上述财务部的审核流程后，须经总经理审批后方 可报销。 对于预算外不可预见或超预算额度费用必须经总经理审核批 准后方能办理报销业务。 第六章 业务招待费的管理规定 第二十四条 业务招待费是为了满足分公司对外经营管理的需要而 发生的招待费用，具体包括：招待餐费、馈赠礼品、业务交际活动费等。 第二十五条 部门主要负责人以上人员 , 因工作需要 , 可以宴请客人 或用工作餐。其他人员确因工作需要，经部门主要负责人批准后可以邀 请客人用餐。 第二十六条 宴请标准 分公司外部业务往来招待用餐或交际活动费标准为 : 一般客户原则 上不超过 80 元/ 人，重要客户原则上不超过 300 元/ 人。 第二十七条 馈赠标准和审批权限 部门主要负责人、 分公司副三总师以上人员馈赠 礼品需报总经理批准。 第二十八条 综合办公室可根据需要统一办理购置分公司的商务礼 品，按各部门需要领用商务礼品，由牵头部门将部门领用记录书面通知 财务管理部，将领用礼品费用登记到各部门的招待费用或办公费中。 第二十九条 业务招待费发生后，必须及时报账，对于单笔支出超 过 5000 元的招待费用须经总经理审核批准后才能报销。 分公司各部门确因工作需要而发生的加班餐费，出外勤餐费，在差 旅费中列支，各部门在报销加班餐费时，应在报销单据后面附上加班的 部门人次及事由。 第七章 差旅费的管理规定 第三十条 差旅费管理总则 差旅费列支范围：主要包括洽谈业务、赴外埠下属单位指导 工作、参加会议和培训、探亲、市内交通费等。 因参加各种会议、考察、培训、交流及其它公务活动的人员， 食宿及其它费用由主办方负担或由公司统一支付的，不再重复报销相关 费用，只报销往返交通费。 第三十一条 除分公司领导以外的 出差人员事前应填写“出差审批单” ，差旅费报销时必须附审 批后的“出差审批单” ，财务部将“出差审批单”作为原始凭证保存。 第三十二条 出差审批权限 公司副三总师以上领导出差，由总经理批准；部门经理出差 , 由分公 司主管领导批准；一般员工出差 , 由部门经理批准。 第三十三条 国内交通工具 部门经理以下员工在特殊情况下需乘坐飞机时， 须经主管领导批准， 出差人员应本着勤俭节约的原则选择价格低廉的交通工具。 第三十四条 差旅住宿费 由于工作的需要到下属单位进行内部检查、调研及指导工作的，一 般应选择下属单位的定点、协议酒店。外埠出差属于洽谈生意或重要约 见等商务活动的，必须经过总经理的审批尚可适当提高标准。 第三十五条 差旅伙食费 出差期间乘坐火车就餐以及在出差地就餐的，根据以下标准报销： 北京、上海、广州以及经济特区 ， 标准 30 元/ 人/ 餐以内。 除上述以外的其他地区 . 标准 20 元/ 人/ 餐以内。 到分公司下属单位进行检查、调研及指导工作的，凡项目经理部自 有食堂的，尽量安排在食堂就餐。 外埠出差属于洽谈生意、重要约见等商务活动或到分公司下属单位 以外地区出差的，可以根据上述标准凭票限额报销。 出差期间发生的宴请招待费用执行本制度业务招待费的标准以及相 应的规定。 第三十六条 差旅市内交通费 出差人员到达或离开时往返飞机场、火车站和其它交通站点的交通 费凭票报销。 出差期间在所在城市发生的市内交通费，按照不超过 50 元/ 天的标 准凭票限额报销， 超支自负。 陪同重要客户或上级单位领导的商务出差， 可凭票据实报销，但需总经理审批。 第三十七条 各部门交通费 部门交通费要根据实际发生情况据实限额报销，每月费用控制在部 门年度预算核定的标准以内，不得采取备用金借款的方式无票预支。市 内交通费报销需要提供合法的发票包括：出租车票、过路过桥票、汽油 费、停车票、维修费的发票， 属于个人承担的车辆保险费、车船使用税、 养路费等票据不得报销。 报销发票的日期必须是当年有效票据，跨年发 票不予报销。 发放相关车补的相关人员，不允许再报销相关的汽油费、停车费、 过路费等相关费用 第八章 报销票据的管理规定 第三十八条 为严格执行财务管理和会计制度，规避税务稽查和财 务检查的风险，对报销票据严格要求。 第三十九条 合法有效的报销票据包括： 1）支付给境内单位或个 人的发票； 2 ）行政收费和政府性收费的财政票据； 3 ）支付境外单位和 个人的票据，以该单位或个人的签收单有效； 4 ）其他税务认可的票据。 第四十条 报销票据应当按照规定的时限、 顺序、逐栏、如实开具， 如：收款单位、付款单位、项目、金额、日期等票面内容应真实、完整 填写，不得漏项。发票开具有错误的，应当由出具单位重开，不得人工 涂改票面内容，即使涂改后加盖印章也属无效。单位应填写全称，不得 以简称、俗称代替。付款单位完整填写“中建市政建设有限公司路桥分 公司”字样。 通常发票上加盖的印章有两种：一是发票专用章或票证专用章，二 是财务专用章。印公章或其他字样一律无效。 第四十一条 当年的发票应在本年进行报销，严禁跨期。为切实解 决跨年费用报销的问题，设置延期 1 个月。即当年的发票可以延续到次 年的 1 月 31 日前办理核销， 过时一律不得办理。 财务部将该费用作为跨 年结算事项进行帐务处理，费用记入开具发票的当年。 第四十二条 各类费用报销单据的要求 劳保费用需提供购买劳保用品的销售水单或加盖销售单位财务专 用章的劳保用品明细表。 办公用品费需提供购买办公用品的销售水单或加盖销售单位财务 专用章的办公用品明细表。 会议费需提供相关的会议费证明材料，如会议纪要、会议通知等明 确会议时间、地点、出席人员、内容等。 业务招待费除日常发生的业务招待费外，差旅中发生的宴请餐费等 也列入业务招待费中。 礼品费需提供商场的购物小票或购物清单。 中介机构费要求提供咨询费、审计费、诉讼费的协议合同，合同原 件由财务管理部作为原始凭证保存。 车辆修理费提供修理发票及明细单；车辆保养提供发票及明细单 。 部门交通费要根据发放金额提供相关的支出票据，发票不得为车辆 保险费、车船使用税、养路费等标明车主的票据。 第四十三条 发票丢失处理 现金付款的原始发票丢失，由丢失人自负，不予报销。支票或汇款 的发票丢失，要求经办人到收款单位，将发票存根联复印并加盖财务章 ；若经办人无法取得相应凭据，按发票金额的 25%予以 第九章 报销时间和付款规定 第四十四条 分公司财务原则上规定每周二、三、四为报销日。 第四十五条 费用报销的付款包括现金和支票两种形式， 经办人报 销时针对具体付款形式填写 “费用报销单”。现金报销有付现金和现金 入卡两种方式，在现金“费用报销单”中予以注明。选择现金入卡方式 的，还须在报销单中完整填列银行卡的户名和卡号。 第四十六条 “费用报销单”应使用签字表或钢笔填写， 禁止用圆 珠笔；经办人、部门主要负责人、领款人签字要完整，填写有误应重新 填写，不得随意进行涂改；原始凭证粘贴要规整、牢固，杜绝订书钉。 第十章 附则 第四十八条 如有虚假报销、重复报销等费用报销舞弊行为的，一 经发现，当次报销单据作废不予受理， 同时处以舞弊金额的双倍罚款 ，并向本人所在的部门主要负责人通报。 第四十九条 本制度自发布之日起执行，发布之前的相关规定和办 法与本制度相悖的，以本制度为准。以上未涉及到的报销审批内容，处 理时参考市政公司的相关规定。 第五十条 本制度由分公司财务部负责解释和修订。 附件： 1、财务审批授权书 2 、出差审批单 3、综合管理费用审批流程 附件 1： 财务审批授权书 路桥分公司财务部： 本人授权委托 在 年 月 日至 年 月 日 期间代理本人行使财务报销费用的审批权利。 特此授权。 授权人签字： 代理人签字： 日期： 日期： 出差审批单 单位 南昌九龙湖项目部 出差事由 培训财务工作 出差人员 1 李玲 职务 出纳 出差路线、目的 自 南昌 到达 北京 往返时间 自 9 月 9 日至 9 月 14 日共计 4 天 飞机： □商务舱 □经济舱 票价： 折 元/ 人 往返交通工具 轮船： □头等舱 □二等舱 □三等舱 火车： □软卧 □硬卧 □硬座 星级酒店 : □商务间 □标准间 元/ 间/ 天 住宿标准 当地单位定点或协议酒店 : 元/ 间/ 天 项目负责人意见 附件 3： N 预算会计将单 会计人员将单 据对应到预算 据对应到会计 票据是否 科目 科目生成凭证 Y 合规 报销人 报销部门 预算会计 是否预算内 填制单据 经理审核 审核 稽核会计 报销标准是 财务负责人 审核 否标准内 审批 单笔金额是 否2万内 部门主管领导 总经理批复

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