职责描述 如何撰写一份合格的部门职责说明书？

部门责任是组织结构设计的重要组成部分，是以书面形式明确一个组织的含义、方向、工作范围和责任的基础。一般在部门职责和写作中使用“部门职责三级分解”的工具方法。

所谓部门职责三级分解:就是明确部门的职能定位和方向，确定部门职责的内容，按照流程或功能模块层层分解部门职责，然后输出系统一级、二级、三级职责的过程。

通过部门职责的三级分解，公司可以明确各部门的定位和职责、各岗位的职责、岗位职责与部门职责的关系，从而优化部门岗位设置，完善部门岗位序列，建立科学的职级体系。

三级责任的定义

一级职责:指部门工作的一级流程或一级功能模块；

次要职责:按照流程分解主要职责。一般来说，每个主要职责可以分解为多个相关的次要职责；

三级职责:按照流程进一步分解二级职责。一般来说，每个二级责任可以分解为多个相关的三级责任。

部门三级责任分解运行原则

检验部门职责与岗位设置的匹配程度和合理性，需要建立结构检查和优化标准，使各部门能够持续优化其岗位体系，同时保证优化结果在质量和形式上具有内在统一性。

1.全覆盖:分解部门职责时，一定要全面，保持部门职责完整，不遗漏不遗漏；

2.相互独立:三级职责分解后的职责必须相互独立，避免职责重叠；

3.相关性:每个岗位所承担的责任是否具有合理的相关性(避免同一岗位在多个二级责任下覆盖一些三级责任)。

三级责任分解的具体步骤

第一步:思考部门的定位

思考部门的定位:思考部门在公司的独特价值及其存在的原因。

部门定位描述:用一句话明确部门在公司的定位(根据…，结果是…)

例如:

基于“供应链-首次公开发行”模式的部门定位思考

第二步:阐明部门层面的业务流程或功能模块

按照流程划分部门职能，可以保证部门职能的完整性、遗漏性和独立性；如果有些部门不能按流程分解，可以按功能模块分解。

第三步:按照流程(或职能)对部门职责进行三级分解

部门的职责像剥洋葱一样层层分解，每一层的分解尽量按照流程划分，保证职能清晰、完整、不遗漏、相互独立。

以某公司人力资源部为例:

第四步:写部门职责描述

根据规范的要求，写出部门职责的描述(根据...结果是...)

示例:

编制职责分解表应注意的问题

1.1级功能的描述应该准确

一级职能的描述要考虑部门的工作流程，即以流程为中心，以客户为导向。如果经理对业务流程图有很好的理解，那么编制的二级和三级功能就会非常清晰。

2.不要混淆第二和第三功能

有时候一些二级和三级功能很容易混淆。要解决这个问题，可以通过业务流程链来判断是二级功能还是三级功能。

3.功能细分表是动态的，应及时调整

功能细分表编制完成后，应根据市场情况、产品和企业任务的变化，定期复核，看是否需要调整功能。一般情况下，一年一个小调，三年一个大调。职能表变更后，组织架构也可能会有一些变化，组织手册需要重新制定。

企业各业务部门的完善的职能分解表，是公司管理文件的一部分，是组织结构中的企业组织手册。组织手册包括组织机构图和职能分解表。公司外部的人或者公司的员工通过组织手册对各个职能部门及其一级、二级、三级职能非常清楚，有利于企业的规范化管理。

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