发文字号格式 干货丨公文版头的格式规范

党政机关公文格式整体分为三个部分:首长、主体和备案。每个部分包含什么要素，每个要素有什么具体要求，这不仅是我们公文审查的重点，更重要的是要在实际工作中应用。掌握它尤为重要。今天一起学习公文头的格式规范。

公文版本前部包含的要素有:份数、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号和发文人。

1.复印号码

文案号是指公文印刷份数的序号，是同一稿件印刷若干份时每份的序号。《规定》规定:“机要公文应当标明副本编号。”

【说明】首先不是所有公文都要标注，只需要“涉密公文”。为什么？因为涉密公文含有国家秘密，所以要知道这个公文印了多少份，哪些公文送到那个机关了。一方面有利于保护秘密；另一方面，一旦泄漏发生，泄漏者的身份可以被快速确定。其次，要掌握副本号的书写格式。这六个阿拉伯数字位于版本中心左上角的第一行。

2.分类和保密期限

《条例》规定:“机要公文应当按照保密程度标明绝密、机密、秘密和保密期限。”

如果需要标注密级和保密期限，一般用3号黑体，顶部网格排列在版心左上角第二行；保密期内的数字用阿拉伯数字标注。如“秘密★1年”。

【说明】还强调要标注涉密公文，根据保密程度标注绝密、保密、保密期限。如有具体规定，保密期限应以实际情况为准。如果没有标明保密期限，应采用默认形式。绝密一般30年，秘密一般20年，秘密一般10年。

3.紧急程度

根据紧急程度，紧急文件应分别标明特别紧急和紧急，电报应分别标明特别提及、特别紧急、紧急和紧急。

【说明】扁平件的紧急程度不需要标注。只有在急需加快处理的情况下，才需要根据需要先处理还是立即处理来标记紧急和额外紧急。我们刚才说的这三个要素，并不是每个公文都有的，看具体情况而定。

4.发证机关的标志

【说明】每一个公文都是标准的，用红色字体书写，所以我们的公文也叫红头文件。具体格式上，一个是由发证机关全称或标准化缩写加“文件”二字组成；第二，也可以使用发证机关的全称或标准化简称。联合行文中，发证机关的符号可以使用联合发证机关的名称，也可以单独使用主办机关的名称。

5.文件号

文件编号由发文机关的代字、年份、文件序号组成。联合行文时，使用主办单位的文号。

【说明】每个公文的发文号都不一样，相当于我们的身份证。公文的标引和检索主要由发文字号决定。至于文件编号的格式，我们可以从下面的图片中了解。第一个有三个组成部分，即文档权限的生成、年份和文档序号。第二，在它的具体写法上，发证机关用文字表示是哪个机关发的这份文件，用年份表示是哪一年发的。用四个阿拉伯数字表示。要看清楚，数字外面的括号是六角括号，签发顺序号表示今年发的是哪一个公文。是用阿拉伯数字写的，没有补空位置，也没有加“不”字。

6.发行人

《条例》规定:“发行人的名称应当标注在正文上方。”

【说明】向上写是写给上级的，上级不会知道下级的一切。如果上级机关在阅读公文时有问题，可以知道这个公文的签发人是谁，由谁负责，可以大大提高工作效率。

真题再现

1.(单项选择)下列项目中不属于公文标题部分的结构要素是()

A.官方文件的标题

C.文件编号d .分类

2.(单项选择)以下正式文件以正确的字体大小印发()

A.国发[2016]1号

C.国发[2016]1号

参考答案

1.【回答】a .分析:表头部分一般由份数、保密级别和保密期限、紧急程度、发证机关标志、发证编号、发证机构组成。公文标题属于主体部分。所以这个问题的答案是a。

2.[回答] c .分析:文号排列在发证机关标识下空2行位置，中间用3号仿宋体排列；年份和序号用阿拉伯数字标注；年份要标全称，用六角括号括起来；序号不是虚数(即1不是001)，不加“否”字。所以，这个问题的答案是c。

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