【excel怎么分级设置】告别隐藏的行/列！显示excel层次结构，使表单自动折叠

你好，我在上班时间上班。还在学习excel的凉爽~

最近我在处理事情的时候，无意中看到了计算机文件浏览器的等级文件，一级一级的展示，非常方便查找！

所以，作为“资深excel白玩家”，我觉得excel好像还有分组功能。

然后马上打开Excel准备打开！

本来我们要看什么数据，用切片机点击按钮就能搞定。(莎士比亚，斯图尔特)。

但是，有时需要在层次显示中使用分组功能，如下图所示。在某些情况下，您可以使用结构图查看表数据。

那么什么是等级标志呢？

“数据”选项卡下方是“显示层次结构”选项功能，使您能够合并和汇总行和列中的多行或多列数据。

使用层次结构显示可以快速显示摘要行、摘要列和数据详细信息。

但是，数据列表只能创建一个层次结构显示，层次结构显示最多允许8个层次结构显示。

首先，我们来看一下评级工作的几个知识点，有助于理解案例中的工作，然后说明上面效果图中的评级工作程序。

分类工作中必须知道的知识点

详细数据方向

首先，在上图中，详图数据的方向位于上方，因此必须设置详图数据的方向。

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❷ 选择分组显示下三角，出现设置对话框，由于我们需要的明细数据方向是上方的，所以我们需要取消勾选【明细数据的下方】的复选框，单击【确定】按钮；

▋手动分组操作

❶ 我们选中部门列中的销售部，在【数据】选项卡下，单击【组合】按钮，单击【确定】按钮，此时数据就组合完成了；

❷ 当然，我们也可以选中区域，按住快捷键【Alt+Shift+→】进行分组；按住快捷键【Alt+Shift+←】进行取消分组。

❸ 将数据进行折叠，我们可以看到销售部整个都被折叠了。

所以我们需要在每个部门前面都加上一个摘要行，方便在折叠后可以清楚地看到数据明细。

❹ 如果想要取消刚刚的组合，我们可以在【数据】选项卡下，单击【取消组合】，也可以利用快捷键【Alt+Shift+←】进行取消组合。

通过前面知识点的讲解，我们可以知道：

① 明细数据的方向，案例中需要在上方，所以在分组前，我们需要事先对设置方向进行设置；

② 由于分组后，会将整个区域进行折叠，所以在制作案例中的分级显示前，每组数据前需要有一个摘要行。

明白了分组的一些知识点，下面我们就来看看案例的具体操作。

主要有两个部分，摘要行的插入以及利用合并计算功能进行自动组合。

摘要行的插入

❶ 选中 A 列，按住快捷键【Ctrl+Shift++】，插入一列；

❷ 复制 B 列数据，错位粘贴到 A2:A13 区域，然后选中 A2:B12 区域；

❸ 按住快捷键【Ctrl+\】定位行内差异值，鼠标右键-单击【插入】-单击【整行】-单击【确定】按钮；

❹ 选中 B2:B15，按住快捷键【Ctrl+G】进行定位，单击【定位条件】-单击【空值】-单击【确定】按钮；

❺ 活动单元格等于下一个单元格，按住快捷键【Ctrl+Enter】进行批量填充：

❻ 将 B 列复制粘贴为值，同时删除辅助列 A 列。

此时摘要行已经制作完成，接下来就是进行分组。

如果用手动进行分组的话，我们需要手动一个个选择区域后，再一个个进行分组。

数据少的时候还好，数据一多就显得特别的麻烦。

下面我们就来介绍如何利用【合并计算】来实现自动分组。

【合并计算】功能进行分组

具体操作：

❶ 新建一个工作表，取消勾选明细数据的下方。

❷ 在【数据】选项卡，单击【合并计算】选项；

函数选择：【计数】；

引用位置：选择刚刚处理好的数据源区域；

标签位置：勾选首行，最左列，创建指向源数据的链接；

单击【确定】按钮。

此时分组已经大致完成。

具体的动图操作如下：

❸ 选中下图所示区域，按住快捷键【Alt+;】定位可见单元格，按住【Delete】键删除数据；

❹ 全部展开后，鼠标右键将（自动新增的）工作簿名称列删除；

❺ 这个时候，我们可以看到此时的数据还是引用单元格的形式，为了方便后续操作，我们将数据复制粘贴为值；

❼ 最后表格美化一下，即可。

总结一下

❶ 本文中涉及到的快捷键有：

分组：【Alt+Shift+→】;

取消分组：【Alt+Shift+←】;

插入行/列：【Ctrl+Shift++】;

定位：【Ctrl+G】;

定位行内差异值：【Ctrl+\】;

定位可见单元格：【Alt+;】

批量填充：【Ctrl+Enter】。

❷ 需要事先设置明细数据的方向；

❸ 可以利用合并计算中的创建指向源数据的链接的功能，实现自动分组。

分级显示在工作中非常常见，大家在工作中利用分级显示一般用在哪里？

可以留言区中与我互动讨论哦，或许下次的选题就是它~