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打印Excel制作的精美表格向总经理报告时,表格打印在纸张左侧,第二页只打印了一列数据等,出现了一定程度的瑕疵。(大卫亚设,Northern Exposure(美国电视新闻))制作精美的表格,最后打印出这一步,真是太亏了。今天,亚宗老师整理了实用的表格打印技巧,让职场新手也能打印出漂亮的表格。

01.呼叫列印视窗(a)

您可以按一下「档案」-「列印」来载入列印视窗。

02.调用打印窗口(2)

您可以按Ctrl P键快速调用打印窗口。

03.调用打印窗口(3)

可以向Excel左上角的快速访问工具栏添加“打印”或“快速打印”按钮。

单击“自定义快速访问工具栏”,然后从列表中选择“打印预览和打印”和“快速打印”。

这将在快速访问工具栏中添加两个按钮,您可以单击“打印预览和打印”来调用“打印”窗口。

如果您认为不需要预览表单,可以单击“快速打印”。

以上四种打印呼叫方法中,你认为哪个更方便,哪个更适合你?

04.每页打印标题

选择“页面布局”标签,单击“打印标题”按钮,在顶部标题行文本框中输入标题单元格区域,或用鼠标选择标题行,然后单击“确定”完成。

05.在一页上打印表单(a)

单击“文件”菜单,选择“打印”,或直接单击快捷工具栏中的“打印预览”按钮。

单击“无缩放”,然后从列表框中选择“将工作表调整为一页”,使表单打印在一张纸上。

06.在一页上打印表单(2)

选择“页面布局”选项卡,然后在“适合大小”工作组中选择宽度为“第1页”。如果高度也选择“第1页”重新打印表单,则在一张纸上。

07.在纸张中心打印表单

选择“页面布局”选项卡,然后单击“页面设置”功能组右下角的按钮。在弹出式页面设置对话框中,选择“边距”页面,选择中心的“水平”,然后决定即可。

08.黑白打印

我们现在实行制度。

作表格时为了美观和缓解眼睛疲劳,设置了多种颜色,但打印机是黑白打印机,带颜色的表格打印出来反而不清晰了,可以用下面的方法解决。

选择【页面布局】选项卡,点击【页面设置】功能组右下角按钮;在弹出的页面设置对话框中选择【工作表】页面,勾选【单色打印】,最后【确定】即可。


09.打印部分表格(一)

我们制作的表格,有些内容不需要打印出来,可以作如下操作:

选中需要打印的单元格区域,选择【页面布局】选项卡,点击【打印区域】下拉按钮,选择【设置打印区域】完成。


10. 打印部分表格(二)

选择【页面布局】选项卡,点击【页面设置】功能组右下角按钮;

在弹出的页面设置对话框中选择【工作表】页面;

在打印区域文本框中输入需要打印单元格区域,或者鼠标拖动选择打印区域,最后【确定】完成。


11.每页纸都打印页码

选择【页面布局】选项卡,点击【页面设置】按钮,在弹出的页面设置窗口中选择【页眉/页脚】选项卡,点击页脚下面的组合框,选择【第1页,共?页】,这样打印出来的表格,在纸张下方显示了页码和此次打印的页数。


12.打印批注

点击【页面布局】选项卡中的【打印标题】按钮,调出页面设置窗口;

在窗口中间位置,点击注释右侧组合框,选择【如同工作表中的显示】;

最后点击【确定】,再打印时,批注就显示在纸上了。


13.打印公式

平常我们表格中的公式是不需要打印出来的,如果非打印出来不可,下面操作教你打印:

点击【公式】选项卡中的【显示公式】按钮,先把公式显示出来,再打印就好了。


14.不打印错误值

表格中使用函数公式出现了错误代码,我们不希望这些错误代码打印到纸上。

点击【页面布局】选项卡中的【打印标题】按钮,调出页面设置窗口;

在窗口中间位置,错误单元格打印为,选择【空白】;

最后点击【确定】,错误代码就打印不出来了。


15.设置页边距(一)

点击【页面布局】选项 卡中的【页边距】按钮,从弹出的菜单中可以选择系统预设和上次你使用的页边距。


16. 设置页边距(二)

进入打印预览界面后(01-03讲的调用打印窗口),点击右下角显示页边距按钮,然后我们可以拖动连线直接修改页边距大小,这样更直观看到页边距情况


17.打印指定页码的表格

鼠标点击【文件】-【打印】进入到打印设置,在打印范围中输入相应的页码范围即可。


18.打印行号、列标

点击【页面布局】-【页面设置】,打开页面设置窗口,选择【工作表】页面,勾选【行和列标题】即可。


19.横向打印表格(一)

Excel默认表格纵向打印在纸张上,如果表格列很多,纵向打印时无法显示到一页上,这时就需要横向打印了。

点击【页面布局】选项卡中的【纸张方向】按钮,选择【横向】即可。


20.横向打印表格(一)

选择【页面布局】选项卡,点击【纸张方向】按钮,选择【横向】即可。


21.打印全部表格

当一个Excel文件中包含多个工作表,选一个工作表打印一个很麻烦,我们可以一次性全部打印出来。

鼠标点击击【文件】-【打印】,然后在【设置】中的下拉列表中选择【打印整个工作簿】即可。


22.每页纸打印Logo图片

点击【页面布局】选项卡,找到【页面设置】组,点击右侧按钮调出页面设置窗口;

在页面设置窗口中选择【页眉/页脚】选项卡;

点击【自定义页眉】,打开页眉窗口,如果想把Logo放到左上角的话,就点击左部下方文本框,把Logo放到右上角的话,就点击右部下方文本框,然后再点击【插入图片】按钮,选择Logo图片;最

最后点击【确定】直到返回工作区,这样再打印时,每页纸上都会有LOGO图片了。



23.快速调整打印区域

设置打印区域后,可以切换到【视图】下的【分页预览】选项,通过鼠标拖动蓝色的线可以快速地调整打印页面中的数据。


24.打印会议桌牌

制作两列姓名,并上下、左右居中显示在单元格内,选中A列姓名,鼠标右键-【设置单元格格式】,在对齐页面,方向设置为-90度;

选中B列姓名,鼠标右键-【设置单元格格式】,方向设置为90度。

设置列宽为50,设置行高为400,字体为黑体,字号为100

选择【页面布局】选项卡,点击页面设置;在页边距页面,居中方式勾选【水平】和【垂直】

打印效果预览:


25.按类别自动分页打印

表格中需要每个“部门”单独打印到一页纸上,你怎么打印呢?拆分表格吗?还是复制-粘贴呢?

选中“部门”列单元格,点击【开始】-【排序和筛选】-【升序】,把各部门数据集合到一起;

点击【数据】选项卡中的【分类汇总】按钮,调出分类汇总窗口;

在分类汇总窗口中分类字段选择【部门】,汇总方式可以选择【求和】;选定汇总项可以选择【1月】、【2月】、【3月】,下面的勾选项:【每组数据分面】必须勾选,最后点击【确定】返回工作区;

完成后的效果图如下:

这样打印时就把每个部门分别打印在一张纸上了。



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