【excel怎么跑数据】办公提示：Excel数据报告速度更快——，即统计数据。

一般来说，经常使用Excel统计数据。统计类别多的话，查看统计结果时要在列表中轻松查找和排序。以下表为例，如果您想计算PVC-1产品销售总额，则总额必须先对产品进行排序，然后再进行汇总，因为多个部门都在销售。改变顺序会破坏原始表格的排序，每次查询每个产品都需要重新排序和汇总，因此操作非常不方便。(David Assell，Northern Exposure(美国电视剧)，March)现在，只要从下拉列表中选择类别，就可以使用“用于数据验证的下拉列表统计总和”来解决这个问题，以便快速查看统计结果(图1)。

图1下拉统计示例

如示例图表所示，此组合主要由“数据验证”“总计”组成，因此要获得此效果，必须根据原始数据将相应的类别合并到“数据有效性”下拉列表中，并合计这些值的总和。

首先，设置数据有效性下拉列表。这是因为多个部门销售相同的产品(例如，销售1份和销售2份都销售PVC-1)。为了便于过滤，将表转换为动态表，选择所有表内容，然后单击“插入表”，切换到“表工具设计”，选择“标题行”、“边框行”、“过滤器按钮”(图2)。

图2转换表

然后将单元格D2:D25的内容复制到单元格m23360m25，在单元格M1中输入“序列”，选择单元格m23360m25的内容，单击菜单栏上的“数据删除重复项”，然后在打开的窗口中选择“全选”和“数据包含标题”

图3删除重复产品

上述操作会自动删除重复产品中的数据，仅保留唯一的产品值，因此可以用作数据有效性的序列数据(图4)。

图4保持唯一的产品值

转到单元格J1，输入“查询产品选择”，在单元格K1中输入“销售额”，转到单元格J2，在菜单栏中单击“数据数据验证设置”，从允许列表中选择“序列”，在“源”后单击数据源，然后选择下一步

图5数据验证设置

现在，您可以从J2单元格扩展下拉列表中依次选择上述产品内容。接下来，在储存格K2中设定总计值。总计使用SUMIF函数移动到K2单元格，并输入公式"=SUMIF(表1[产品]，J2，表1[金额])"。从单元格J2的下拉列表中选择产品后，相应的金额会自动显示在单元格K2中，因此查询数据更加方便。

图6设置求和函数

提示：

在上述公式中，“表1[产品]”参数表示总和的条件范围是“表1中的产品字段列”。其中“表1”是上述“插入表”操作过程中动态表的基本名称(“表工具设计切换到表名)参数“J2”表示条件，合计的条件是产品序列中J2所示的指定产品(随着下拉列表中的选择动态更改，合计条件也会同时更改)。”表1[金额]”参数的合计范围为“表1中的产品金额列”。也就是说，J2选择产品后，将H列中相应的产品金额相加。

因为我们使用动态表(总和条件和范围通过表

的字段来设置），完成上述设置后，以后如果需要添加数据，比如在A26:H26单元格中增加了PVC-6的销售数据，那么K2单元格中的求和也会同步发生变化。

SUMIF是单条件的求和，如果是多条件的求和，我们还可以借助SUMIFS来完成。假设现在需要同时查询部门和指定产品的销售数据和，如查询销售一部的PVC-1销售数据。同上在I1单元格中输入“部门查询”，在I2单元格中再设置一个数据有效性验证序列（序列的内容为销售一部到销售三部）。定位到K2单元格输入函数“=SUMIFS(表1[金额],表1[部门],I2,表1[产品],J2)”，即可同时对部门和产品两个条件进行查询（图7）。

图7 多条件求和查询

小提示：

参数“表1[金额]”表示“求和的范围”是表1[金额]字段下的数值，参数“表1[部门]”表示条件的范围是[部门]字段，参数“I2”表示求和的条件是单元格显示的具体部门，参数“表1[产品],J2”则分别对应范围是[产品]字段，求和条件是“J2”显示的产品名称。如果有多个条件，继续添加“条件范围”、“条件”参数即可，比如可以添加“表1[订单ID],N2”，增加产品对应的订单ID的查询。

如果部门和产品很多，可以进入“数据→数据验证→设置”，在允许列表中选择“任意数值”，这样只要在I2和K2单元格中自行输入部门和产品数值即可进行查询。如果统计的报表很多，我们可以新建一个工作表专门用于查询，同上在每个原来有数据的工作表中插入动态表，比如在Sheet2中插入“表2”，依此类推。那么只要在“查询表”中的C3单元格中输入公式“=SUMIFS(表2[金额],表2[部门],A3,表2[产品],B3)”（需要查询哪张表格数据，这里就将表名称和字段修改为对应的名称即可），就可以在一张专用表中非常方便地查询其他工作表的所有数据了（图8）。

图8 专门查询表