【钉钉文件怎么发到word】产品经理文件管理和文件存档的一般规范。

编辑指南：有时总是找不到想要的文件，不知道如何管理自己的文档？作者分享了自己的一些方法。让我们一起看看。

最近好朋友要转战产品，自己在学习产品经理的时候查阅整理的资料，发现文件内容特别乱，很杂。

毕业论文存在于原型文件中。您要查找的Axure组件位于面试文件夹中。有些文件我记得很清楚，但怎么也找不到。当时保存的文件对以下三个词来说是完美的。

我将与大家分享保存文件的自己的想法和具体方法。

一、文件归档分析

首先，和产品运作的场景一起看。需求来了，你要写需求文件。需求被审查了，发了一通牢骚后接着改。项目结束了，你要发公告通知。上网前，请填写培训文件，对相关同事进行产品培训。新同事来了，让我给你产品说明书。合作者要求提供接口文件，让他发一份。商务同事给你发招标文件技术离职表，让你帮忙标记。甩锅，移交文件，寻找证据。Q1结束了，请写季度报告。在上述方案中，我们主要可以对以下文件类别进行分类：

临时文件：如果再写一天，就不会再用了。项目文件：实际作业输出的文档。个人文件：与实际业务工作无关。然后，从抽象的角度来看，文件的生命周期整理如下：

然后，您可以根据文件类型和文件生命周期找到同时满足的文件管理方法。

二、我的文件级别关系

下面直接说现在我找到了文件管理的方式。

首先，文件夹的层次关系如下：

采用这种方式的原因：

根据文件生命周期图，文件的最终目的地将作为归档文件保留，并且始终启动。

在项目开始时以归档形式创建文件夹，正在进行的文件将随时更新调整。

对于其他同事输出的文档(如UI图片、测试案例等)，需要归档时，应找到相关人员对最终文档进行补充。

文件级关系说明：分别为项目文件、个人文件、每日文件和临时文件创建文件夹。

在

1. 项目文件夹：用于存储项目相关的文件内容

项目文件下，根据不同的项目版本创建文件夹。

在每个项目版本文件夹内，根据项目流程分别设置项目文档、计划管理、需求管理、UI设计、技术管理、测试管理文件夹等。

当然，这些文件夹看自己的日常业务要求，我们公司什么文件都找产品，所以我对项目相关文件都进行了统一汇总。

项目中文件夹的个别说明：

项目文档：存储与此项目相关的文档，例如参考资料、公告通知、培训文档等。可以根据项目文档分类创建新文件夹(例如，创建新的参考资料文件夹)。计划管理：需求管理(如版本计划计划、项目管理计划等):存储需求文档、流程图、原型源文件等的最常用文件夹。文档UI设计：通过与UI相关的内容确定UI草案后，可以进行补充。技术管理：技术上

关文档，如接口文件、接口技术方案等，可待文档确定后再补充。

测试管理：测试同事输出的相关文档，可待文档确定后再补充。

2. 个人文件

存储个人工作内容，如述职ppt等。

3. 日常文件

杂七杂八但和项目不挂钩或关系不大的。

4. 临时文件

不重要但是没地方放的文件，只是起到个存放

三、我的文件命名方式

开始命名前我们先说下命名原则。

精准：每个文件的命名要准确表达，文件的名称要详细、规范、避免重复与歧义。

一致：文档内容的统一出口最初在产品这，至少在自己在存文档时要做到同一个项目的文件名称统一，不然按照关键字模糊搜索时也是很苦逼。

比如以前做过一个项目，公司内项目组成员叫移动审方项目，商务同事叫互联网审方项目，外包叫在线审方项目……

1. 具体的命名规则

（1）项目文件夹

序号+名称。

（2）文档命名规则

序号+项目名称+项目版本号+文件名称+最新更新日期（精确到分），其中序号可有可无，影响不大。

• 01_互联网医院V1.0_需求文档_202106151445
• 01_用药指导V2.7.4_流程图_202105201934

曾经采用的方式为：序号+项目名称+项目版本号+文件名称+文件版本号+最新更新日期。

直到多次出现过如下对话：“项目版本是V1.0，还是文档版本？”

同时出现2个版本号提升了多余的沟通成本，我便取消了这种方式，只保留一个项目版本号，毕竟自己写的文档自己能做区分就行，对外只需要给出确定版即可，无需新增多余的认知成本。

2. 其它说明

（1）个人文件与其它文件说明

对于不属于项目文件，但是属于工作内容中的一部分。

如我日常会帮忙处理商务同事的标书技术偏离表，我司每月要每个员工填写绩效评价表，这些文件则可以直接建个新的文件夹，单独存放即可。

由于这些文件数量是累加的，我便直接采用了两种方式：

• 数量累加速度较快的，按年-月划分文件夹
• 数量累加速度可控的，直接存放文档

（2）临时性文件与一次性文件说明

我采用的方法是：

• 直接保存在桌面，定期清理即可，后来发现自己也没定期清理过，然后就有了第2种。
• 建立个临时文件夹，用于保存临时文件。

（3）对于临时文件小方法

通过微信/钉钉/飞书等通讯工具发出的文件，直接对话框内点击文件，word打开，处理完成后保存，然后在转发刚才的文件消息即可。

因为文件已经存在电脑的某个位置了，处理完保存后，直接转发的就是处理后的文件。

3. 其它方法

借助工具，如Everything、腾讯桌面、dropit等文件管理工具。

当然，如果自己有了文件存储规范，工具的作用就不是那么重要了。

四、总结

这是我目前的文件管理方式，整体使用来看还是可以满足自己的需求的，当然这也是给大家提供个思路，毕竟适合自己才是最重要的。

如果你觉得这种存储方式还不错，但是懒得建文件夹。

我做了个批量生成文件夹的.bat文件（不支持Mac），直接在文件夹内点击运行就可以批量生成和我目前一样的文件夹，无需手动创建。

本文由 @王大鹿 原创发布于人人都是产品经理。未经许可，禁止转载

题图来自Unsplash，基于CC0协议