【word文档办公软件怎么使用】Word |这是正确使用Word的方法

第一，沃德不是记事本

很多人认为word是一台更精致的笔记本电脑，如果用word作为笔记本电脑，那么你的word能力仅限于打字和调整简单的形式。(阿尔伯特爱因斯坦，Northern Exposure(美国电视剧)，“艺术”)但是，在调整标题格式、使用数字、插入目录的结构时，只能用速度。更可怕的是，很多人都在进行许多毫无意义的反复小操作。(托马斯a爱迪生)。

使用Word作为笔记本，可以习惯性地使用“笨方法”进行排版。对齐文本要拼命敲空格，换页要再敲几个回车，目录要拼命敲圆点前后看页码。事实上，word有很多排版技术值得学习。

1.分离格式和内容

在Word中，“开始”选项卡下方是名为“样式”的工具栏，您可以在其中将标题样式、段落样式、目录样式等存储在样式中。可以随时应用。写文章的时候不用再调整了。只要按一下按钮。替换样式将同时替换应用了该样式的所有文本。

2.自动化功能

很多人写论文的时候会手动输入章节号，例如“第一章”、“1.1”等，一旦章节增减，所有的号码都要重新更改。您可以使用多级列表技术自动生成和自动更改所有这些编号。

除了多级列表技术外，word还具有其他自动化技术，如自动目录生成、自动批量修改、通过邮件合并功能自动生成证书等。

第二，学习word

在Word中，每个动作都有提示，如果出现问题，可以通过观察word中的提示来准确判断。

1.将鼠标悬停在按钮上一秒钟，将出现提示框

2.单击文本显示格式

如果想查看文字的格式，请单击此文字，其格式将显示在上面的功能区中。

3.查看单词隐藏符号

Word通常包含无法打印的特殊字符，以帮助编辑、排版和校正。例如回车和软回车、拼写和语法错误的红色、蓝色波浪线、全角空格和半角空格、分页符、除法等。只有知道这些符号，排版时才能自由使用。

可以通过“选项”“显示”“始终在屏幕上显示这些格式”控制这些符号的显示，如果需要在编辑时显示，则可以选择“显示所有格式显示”，并在读取时取消选择以不显示这些符号。

语法校对的波浪线可以通过“选项”“校对”“在Word中修改拼写和语法时”控制是否显示。

4.如果有问题，请找沃德帮忙。

Word有很好的帮助系统。如果不知道特定功能，可以打开“帮助”面板或搜索搜索框。

三、超级好用的word小工具

1.标尺来查看和控制缩进
很多人在控制缩进的时候还在使用空格，敲敲敲。使用空格来居中对齐、右对齐、首行缩进都是不正确的。对齐需要用专门的对齐按钮来控制：左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐、分散对齐。首行缩进需要设置段落的缩进格式。

空格的作用仅限于将英文单词分开、为选择题、填空题等需要填写的地方留出位置。

用标尺可以来显示和控制缩进。每个标尺包含了四种缩进方式。

在使用中，大范围的段落缩进，我们常常会使用段落格式来实现，而标尺适用于对其中一些特殊文本，比如落款中的时间地点进行右对齐。我们也可以利用标尺来查看图片是否居中显示，因为图片常常会因为有段落的首行缩进而导致图片并未居中对齐

2.用制表位来对齐文字
相信很多人都会对word中的制表位感到很困惑。制表位的作用是用来对齐的。制表位是指对象在水平标尺中的位置，使用制表位可以使文字缩进一定的距离。
先弄清三个概念：制表键【tab】，制表符和制表位

在标尺的左上角有制表符按钮，我们选择一个制表符，在标尺上单击一下，在标尺的单击位置就出现了一个制表符。上图中，添加了一个居中式制表符和一个右对齐式制表符。当第一次按下tab键，制表符后文字就在居中式制表符的位置进行居中对齐，再按下一次tab键，制表位就会在右对齐式制表符停止，制表符后的文字就会在右对齐式制表符的位置进行右对齐。

当需要删除制表符时，可以双击标尺的制表符，选择【清除】
tab键就是把光标后面的文字推到下一个制表位处，可以用来进行目录的页码对齐，和试卷的选项对齐。

3.软硬回车
硬回车就是我们敲击回车键，让文字分段。硬回车分割两个不同的段落，而软回车只是让文字分行显示，软回车之间的文字还是一个段落。

在论文中，我们常是使用软回车来强制将一个较长的标题分割成两行，以便于阅读。

很多人会采用多敲几个回车来分页，但是如果前文增加文本，那么下一页的内容会被挤下去，页首出现大量回车。为了避免这样的情况，需要使用分页符来进行分页。

4.word样式库
在长文排版中，我们需要反辐设置文档的文字格式，如字体、大小、颜色、首行缩进、大纲级别等，反复这样的操作效率是很低的。为了克服这一系列的繁琐操作，样式库应运而生。我们可以先创建一个新样式，然后在需要的地方套用，就不用了一遍一遍进行设置了。
使用word样式，可以实现一次修改，全文更新，即修改样式，所有应用该样式的文本都能更新成新的样式。样式也是使用自动目录的基础，标题类的样式会连接到大纲的级别，只有使用了标题类样式，word才会识别到标题，并为之创建目录。

5.自动编号
word中当你输入的段落以序号如“1. ”开头时，一敲回车，word就自作主张替你编号了。这种编号很不美观，还会影响输入。可以通过【选项】>【校对】>【自动更正选项】>【键入时自动应用】，去掉【自动项目符号列表】和【自动编号列表】前面的对勾。

如果你想继续使用自动编号功能，在不需要的时候只需要连续敲击两次会车就可以取消自动编号了。
word中有一种更加智能化的编号功能，可以先输入内容，然后选中内容，应用编号。

6.word快捷方式
在word使用一些快捷方式，可以事半功倍。
最常用的快捷键：
ctrl+x剪切,ctrl+c复制,ctrl+v粘贴,
ctrl+a全选,ctrl+b加粗,ctrl+i斜体,
ctrl+f查找,ctrl+o打开,ctrl+n新建,
ctrl+l左对齐,ctrl+E居中对齐,ctrl+r右对齐,
ctrl+p打印
F4大侠：使用F4的核心技能是重复上一步操作。当你需要对多个文本进行重复性操作，只需要先对一个文本进行设置，然后依次选择其他文本，使用F4就可以重复设置了。