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【word怎么看文档作者】将效率提高一倍的文字使用技术

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突破江湖,沃德是必备工具。类似的事情,不同的使用时间,你们之间可能缺乏实用的Word使用技巧。(威廉莎士比亚,温斯顿,工作)今天,我们给大家看一个场景。

01律师说,审查一下这个合同,怎么审查?

千万不要自己改,不要写“小作文”,进入“复习”,打开“修订”模式scallob修改。如果不确定信息内容,需要客户反馈或确认,或者需要一些建议、风险提示,则可以使用“注释”。

此外,在修订和注释之前,必须确认文档中的信息设置。[作者]姓名和[公司]名称千万不要出现令人尴尬的情况。

看别人开庭的时候也有一些妙招。对于“满江红”,如果不看“格式设置”类的修改,修改后的实质性内容会更加突出。如果选择“审阅者”,则可以查看特定对象的修订痕迹。

如果其他人反馈文档后不显示修订情况,则可以选择“比较”模式来查看前后版本之间的差异。

02处理此文档,不要在封面、目录和封面上放置页码,目录下显示页码,正文页码重新编号。我该怎么办?

先说封面。Word本身包含一个封面模板,选择“插入”-“页面”-“封面”即可。如果聪明灵巧,也可以自己设计更好看的封面。

如果不希望封面显示页码,可以在选择“插入”-“页码”时取消选择“在主页上显示页码”。

此外,还可以通过[分隔符]实现相关功能。

这里还将同时介绍[分节者]在文件处理中的作用。以下图文件为例,如果想从“第一章”字开始进入新页面,可以不拼命回车,直接在“第一章”字前面插入[插入]-[分段(下一页)]。

实现新起一页的效果了(用【插入】-【分页符】亦可)。

如果希望这一页的页眉页脚与前一页的设置不同的话,可以选择【分节符(连续)】,插入之后,会看到下图的效果,即两页已被视作不同的两节,但是“第2节-与上一节相同”:

为了使不同页面的页眉页脚等格式可以有不同的设置,点一下【链接到上一个】,使其上下两节不再链接,“与上一节相同”字样也会消失,此时,编辑第1节页面的格式就不会影响第2节,反之亦然,以此类推。又比如,希望某一页改为横向显示,也可以通过这个办法实现。

在目录设置方面,可以先运用Word【开始】-【样式】中的标题设置功能梳理好文档的标题层级,不喜欢Word默认标题样式的,可以自行改好格式之后右键样式以更新。

处理文档的过程中,可以打开【视图】-【导航窗格】,便于随时查看文档结构与逻辑。导航窗格展示内容的顺序也可以直接通过鼠标拖动调换,鼠标拖动相应章节后,对应的文档位置也会随之调整。

生成目录时,选择【引用】-【自动目录】,目录就可以自动生成了。

03律师给了一串文本信息,需要变成表格样式的,怎么操作?

此处就要谈到表格和文字互换的小技巧了。选中拟转换的内容,点击【表格】-【转换】,视需要选择【将文本转换成表格】或者【将表格转换成文本】,便可以轻松实现互换了。

04律师说,检查文档格式,序号对齐、首段空两格,怎么快速操作?

请留意,涉及与对齐有关的格式问题时,【标尺】位置上的这些小按钮就变得非常重要,因此在处理Word文档时,一定记得在【视图】中打开【标尺】。

上方的小按钮代表“首行缩进”,下方左右的小按钮各自代表【左边距】和【右边距】,仔细看还会发现,【左边距】小按钮下方还有个长方形图标,其含义是【左缩进】,用相关按钮就可以处理对应的格式问题。

但大家可能还会有困惑,就是有时候拖动这些图标依然无法准确对齐,此时怎么办呢?可以双击图标后进入“段落”功能以处理,也可以在文本中右键进入“段落”界面。

“段落”界面的功能非常强大,比如,可以实现【首行缩进】、【孤行控制】等效果;进入【制表位】,可以解决序号对齐等问题,也可以实现表格中的小数点对齐、竖线对齐、设置前导符号等效果。不过大家留意一个小细节,首行缩进模式下的居中不是真居中。

实用小技巧

把握好以上四种场景和相关功能,就可以应对绝大多数的Word文档处理要求了。最后,再给大家一些小技巧,帮助大家效率提升或避免无用功:

•用熟快捷键:Command(control)+A(全选)/C(复制)/V(粘贴)/X(剪切)……

•摁住command或者control,可以进行批量操作,加粗、划线、删除等都可以;

•处理一份很长很长的文档,需要前后对照修改、撰写时,可以使用【拆分】功能;

•设置【保存自动恢复信息】,避免突发故障导致自己的时间被浪费;

•有些功能或信息隐约有印象,但记得不那么清楚时,怎么办?可以在【帮助】中检索或在互联网上寻求帮助。(Word自带的功能很强大,几乎不需要用“笨办法”^^)

初入职场的萌新还请留意,进入新单位之后,记得问一下带教,是否有模板文档和格式要求,务必遵照执行。

本文示例基于Microsoft® Word for Mac(版本15.28),不同系统或版本之间或有细微差异。

文:星瀚微法苑编辑部(特别鸣谢:宋佳)

本文为星瀚原创,如需转载请先联系。

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