抄送抄报 编读往来 | 公文已无“抄报”之说

在《秘书工作》2017年第6期“杜先生的邮箱”一栏中，在回答名为“信差”的读者的“抄”与“抄”的区别时，杜先生提出:“‘抄’就是向上级机关送副本，‘抄’就是向与事情有关的部门送副本。”

很多人也持有和杜老师一样的理解:如果文件需要上级部门理解和掌握，就要在版本中标注“抄报”；如果文件需要本级或下级机关理解，应以“CC”的形式标注——其实这是一种误解。

公文抄送(Document cc)是指将公文同时发送给与公文相关的需要了解或遵守的单位。抄送单位是文件结构的一个组成部分。

1987年2月18日，国务院办公厅颁布了《国家行政机关公文处理办法》，采用两种形式同时发送。公文结构第八条只规定了“抄送(代理)”:“公文一般由标题、文号、发文机关、密级、紧急程度、主要代理机构、正文、附件、印章、发文时间、抄送代理机构、备注等组成。”但其具体操作规范分别规定了“抄报”和“抄送”。例如，第8条第6项:“请求一般只由一个主要发送机构撰写。如需同时发送给其他机构，应以复印件形式发送。”第十五条:“各级国家行政机关不得越权请示。因特殊情况，需要跨级时，应抄送通过的机关。”第十六条第二句:“除领导直接交办的事项外，请要求不要直接发送给领导本人，不要同时抄送同级和下级机关。”1993年11月21日，国务院办公厅修订颁布了《国家行政机关公文处理办法》，统一规定上级机关或者下级机关的公文应当抄送。此后，1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中共机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》不再有“副本”二字——也

现行《党政机关公文处理条例》(中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日发布)第九条规定:“公文一般由文号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关等组成。标记、发行编号、发行人、标题、主要发行机构、文本、附件说明、发行机构签名、书写日期、印章、注释、附件和.....(八)主要交付机关。公文的主要受理机关应当使用全称、规范化简称或者同类型机关的通称。.....(16)向当局提交副本。除主送机关外，其他需要执行或者知道公文内容的机关，应当使用机关全称、规范简称或者同类型机关的统称。”

所以，公文中不应该出现“抄”字，而应该只用“抄”。如果被复制人同时拥有上级和下级权限，分数会分两行列出。

cc的范围要适当确定。应抄送的情况:(1)向上级机关行文时，除主送机关外，其他需要知道公文的上级机关和同级机构应列为抄送机关；(二)双重领导的机关，必要时应当抄送上一级机关；(三)对下级机关的重要公文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关；(4)上级机关在向双重领导下的下级机关行文时，应当抄送其他上级机关；(五)下级机关因特殊情况需要请示时，应当抄送被越过的上级机关；(6)上级机关越级上报下级机关时，可以抄送接收机关的直接上级机关。

不宜复制的情形: (一)上书，不复制给下级；(2)对下级机关的一般书面意见无需抄送上级机关；(3)接受复制的公文的机关不必复制或转移给其他机关；(4)所有与文件处理无关的单位不得复印。