报销系统 【收藏】手把手教你填报费用报销系统

从2018年9月起，准能集团正式上线运行旨在加强八项费用控制、优化公告账户流程的费用报销系统。该系统是一个基于互联网的在线财务报销系统。话不多说，让我们和边肖一起了解一下这个系统。

报销指南

一、费用报销系统操作说明

二、费用报销系统附件上传规范

第三，员工报销八项相关费用

四.公司结算业务

一、费用报销系统操作说明

1.登录费用管控共享平台

——>进入国家能源公司http://www.chnenergy.com.cn/,官网，点击“应用中心”->“我的工作平台”->:成本管控共享平台。

2.成本管控共享平台功能

您应该使用360安全浏览器登录费用管控共享平台，点击地址栏右侧的内核选择按钮，选择使用极速模式:

[我的待办事项]待审批人审批的文档列表；

[个人文档]提交者列表；

【票务税务助理】发票验证功能；

【审批授权】审批人的审批授权功能。当审批人由于各种原因不能审批单据时，可以进入该功能授权他人审批单据。他可以选择代理用户和审批授权时限:

【银行信息维护】默认报销银行信息为工资卡信息。此功能可以更改收款银行信息。点击〖增加〗后，可以修改收款银行、收款账号和开户行信息:

3.发票验证

在报销所有费用之前，作者应核实增值税发票。核查范围包括增值税专用发票、普通增值税发票、电子普通发票，机票、船票、燃油票等票据无需核查。

点击“票税助手”，选择“拍摄增值税发票”，上传票据图像数据，点击“我的票夹”查看票据审核结果，等待票据显示审核成功，即可开始报销。

4.差旅费报销

1.发票验证:

参见“发票审核”的操作说明。

2.填写报销单信息:

2.1填写人点击【出差报销】功能按钮，进入出差报销单填写界面。

2.2填写差旅费报销单主要信息

[文件编号。]保存文档后自动生成；

【费用类型】选择差旅费；

[处理程序]自动带出，不能修改；

【报销单位】根据登录用户自动带出，可修改；

【报销人部门】根据报销人的部门自动带出，报销人修改为实际部门或单位的名称；

【利润中心】选择“L120003000朱能公司-代理金融”；

【附件数量】填写原始单据数量；

[单据日期]自动生成当前日期；

【报销金额】根据明细行信息的金额自动合计；

【本期核销金额】根据核销明细自动计算，金额为本次报销核销的借款金额；

系统自动计算【当前支付金额】；

【报销人】自动带出，可根据实际报销人进行修改。点击〖增加〗按钮，通过模糊搜索人员编号或员工姓名，增加多个报销人员；

【支付方式】选择实际支付方式，默认为“私人”，不需要修改；

【收款人】由系统自动带出，可根据实际情况修改为实际账户名称；

默认为【收款行】，可以修改。

【收款账号。]自动带出，可以修改。

【联系方式】自动带出，可通过格式验证进行修改；

【特例】根据实际情况检查特例。当出现“超标”时，“特例说明”会自动成为必填项；

【特殊情况描述】描述特殊情况；

3.填写差旅费报销单信息

3.2弹出报账银行信息填写界面和报账标准表。

3.2.1住宿费基本信息

[费用项目]选择住宿费

[开始时间]选择住宿的开始日期

[结束时间]选择退房日期

[出发地点]输入出发地点

[到达地点]输入到达地点

【住宿城市】输入实际住宿城市，可以根据城市名称模糊搜索

【报销天数】自动计算，可以手工修改，例如1.5天

【费用金额】填写实际报销金额

[选择增值税发票]

点击“请选择增值税发票”，在弹出的选择界面勾选费用对应的增值税发票，系统自动填写发票金额、税码、无税金额、税额。

【扣除】默认不扣除。如果是增值税专用发票，需要手工选择“是”。如果不是专用发票，请选择“否”

特殊票需要[税码]，根据票面税率选择

选择发票后会自动填写[发票金额]

选择发票后，自动填写[无税金额]

选择发票后会自动填写[发票税额]

【成本中心】根据实际科室选择

【功能范围】新闻中心、信息中心、质监站、印尼项目部选择6402，政府部门及其他代管单位选择6602

3.2.2运输费用的基本信息

填写3.2.2.1的机票信息

[费用项目]选择运输费用

[开始时间]选择出发日期

[结束时间]选择到达日期

[出发地点]输入出发地点

[到达地点]输入到达地点

[交通工具]选择要乘坐的交通工具

[经济舱座位]选择您乘坐的车辆的经济舱座位

【费用金额】填写实际报销金额

【可抵扣与否】从2019年4月1日起，报销人因公出差获得的运输票据，包括机票、火车票、公交车票、船票，必须选择“是”，只能抵扣有乘客身份信息的票据，没有乘客身份信息的票据应选择“否”。有关详细信息，请参见“注意事项”。如果是2019年4月1日前的运输票据，则该选项应选择“否”。

[税码]:必填项；手动选择“9%进项税，中国(国内客运服务)”

【发票金额】:填写机票总金额

【民航发展基金】:按实际票面金额填列

【燃油附加费】:根据实际票面金额填写

【保险费】:按实际票面金额填写。注:此项目未填写在如下图所示的附页定额发票中，应单独填写为“差旅费-其他”。详情请参考“差旅费-其他”

[无税金额]由系统自动计算

[发票税额]由系统自动计算

【成本中心】根据实际科室选择

【功能范围】新闻中心、质监站、印尼项目部、信息中心选择6402，政府部门及其他代管单位选择6602

填写3.2.2.2火车票和公共汽车票的信息

[费用项目]选择运输费用

[开始时间]选择出发日期

[结束时间]选择到达日期

[出发地点]输入出发地点

[到达地点]输入到达地点

[交通工具]选择要乘坐的交通工具

[经济舱座位]选择您乘坐的车辆的经济舱座位

【费用金额】填写实际报销金额

【可抵扣与否】从2019年4月1日起，报销人因公出差获得的运输票据，包括机票、火车票、公交车票、船票，必须选择“是”，只能抵扣有乘客身份信息的票据，没有乘客身份信息的票据应选择“否”。有关详细信息，请参见“注意事项”。如果是2019年4月1日前的运输票据，则该选项应选择“否”。

税码是必填项，由系统自动选择

【发票金额】填写火车票或公共汽车票的总金额

[无税金额]由系统自动计算

[发票税额]由系统自动计算

【成本中心】根据实际科室选择

【功能范围】新闻中心、质监站、印尼项目部、信息中心选择6402，政府部门及其他代管单位选择6602

3.2.3差旅补助基本信息-食品补助

[结束时间]选择到达日期

[出发地点]输入出发地点

[到达地点]输入到达地点

【报销天数】自动计算，可手工修改

[费用金额]自动计算，可手工修改

选择否进行扣减

根据实际部门或预算分解部门选择【成本中心】

【功能范围】新闻中心、质监站、印尼项目部、信息中心选择6402，政府部门及其他代管单位选择6602

3.2.4差旅补助-交通补助基本信息

[费用项目]选择差旅补助-交通

[开始时间]选择出发日期

[结束时间]选择到达日期

[出发地点]输入出发地点

[到达地点]输入到达地点

【报销天数】自动计算，可手工修改

[费用金额]自动计算，可手工修改

选择否进行扣减

根据实际部门或预算分解部门选择【成本中心】

【功能范围】新闻中心、质监站、印尼项目部、信息中心选择6402，政府部门及其他代管单位选择6602

3.2.5差旅补助基本信息-交通补助

[费用项目]选择差旅补助-交通

[开始时间]选择出发日期

[结束时间]选择到达日期

[出发地点]输入出发地点

[到达地点]输入到达地点

【报销天数】自动计算，可手工修改

[费用金额]自动计算，可手工修改

选择否进行扣减

根据实际部门或预算分解部门选择【成本中心】

【功能范围】新闻中心、质监站、印尼项目部、信息中心选择6402，政府部门及其他代管单位选择6602

3.2.6其他基本信息

【费用项目】选择其他项目，用于报销订票费(每张订票30元手续费以内报销)、航空/【/k0/】意外险(每航段30元以内报销，公司已统一为副师级及以上领导购买航空/【/k0/】意外险，不再报销其购买的保险费)、退票费(需经领导和财务部经理签字同意)

[开始时间]选择出发日期

[结束时间]选择到达日期

[出发地点]输入出发地点

[到达地点]输入到达地点

【报销天数】自动计算，可手工修改

[费用金额]自动计算，可手工修改

选择否进行扣减

根据实际部门或预算分解部门选择【成本中心】

【功能范围】新闻中心、质监站、印尼项目部、信息中心选择6402，政府部门及其他代管单位选择6602

3.2.7驾驶员里程补贴和食物补贴信息

3.2.7.1驾驶员里程补贴

[费用项目]选择差旅补助-里程补助

[费用金额]自动计算，可手工修改

选择否进行扣减

根据实际部门或预算分解部门选择【成本中心】

【功能范围】新闻中心、质监站、印尼项目部、信息中心选择6402，政府部门及其他代管单位选择6602

3.2.7.2司机食品津贴

【费用项目】选择伙食补助-司机。因为司机的伙食补助是30元/天，需要单独填写

[开始时间]选择出发日期

[结束时间]选择到达日期

[出发地点]输入出发地点

[到达地点]输入到达地点

【报销天数】自动计算，可手工修改

[费用金额]自动计算，可手工修改

选择否进行扣减

根据实际部门或预算分解部门选择【成本中心】

【功能范围】新闻中心、质监站、印尼项目部、信息中心选择6402，政府部门及其他代管单位选择6602

3.2.8报销标准图表

为方便员工查看报销标准，不同报销费用项目对应的不同报销标准图纸，请参见“差旅费”

4.提交文档

返回主界面查看报销单的整体信息，确认填写正确。如果没有要上传的附件，请先保存，然后提交文档以开始审批过程。

5.培训差旅费

1.发票验证:

参见“发票审核”的操作说明。

2.填写报销单信息

2.1填写人点击【出差报销】功能按钮，进入出差报销单填写界面。

2.2选择培训差旅费报销单，点击费用类型->选择“培训差旅费”。

2.3培训差旅信息的填写方式与“差旅费”相同。

6.借款/还款

1.借

1.1填写报销单信息:

填写人点击【借款单】功能按钮，进入借款单填写界面。

在单据界面，填写借款明细:

[文件编号。]保存文档后自动生成；

[单据日期]自动填写，不可修改。

[处理程序]由系统自动填写，不能修改。

【借款人】默认为当前登录用户，可根据实际借款人进行修改

【借款人部门】由借款人自动带出，报销人将其改为实际所属部门或单位名称；

[费用类型]默认填写，不做修改。

【借款单位】自动填写，可根据实际情况修改

【利润中心】自动填写，可根据实际情况修改

[贷款金额]输入贷款金额

【联系方式】根据借款人的链接显示，可以修改

【附件数量】一般是指除了糊单和面单以外的所有原始凭证的数量

[预计还款日]选择预计还款日

【收款信息】根据借款人的联动情况显示收款人、账号、开户行，可修改

【借款目的】描述借款的目的

基准日期与文档日期相同

【交易性质】选择“27|备用金”

1.2检查借款单的整体信息，确保填写正确。如果没有要上传的附件，先保存再提交文档，开始审批流程。

2.还款

2.1银行还款

借款人可将欠款记入公司在银行的1500 1886 6400 5000 5455账户，24小时后在公司内部结算中心填写“内部结算中心专用凭证”。以专用凭证为附件，登录费用报销系统填写还款表:

[文件编号。]保存文档后自动生成；

[单据日期]自动填写，不可修改。

[处理程序]由系统自动填写，不能修改。

【还款人】默认为当前登录用户，可根据实际还款人进行修改

【还款公司】自动填写，可根据实际情况修改

[费用类型]默认填写，不修改

【利润中心】自动填写，可根据实际情况修改

【联系方式】可以根据还款人的联动显示进行修改

【还款部门】由借款人自动带出，报账人修改为实际所属部门或单位名称

【还款金额】根据已核销贷款的还款金额自动填写

【摘要】描述还款目的

[基准日期]与文件日期相同

【交易性质】选择“27|备用金”

点击〖增加〗按钮，进行贷款核销，选择要核销的借款单，填写还款金额

检查还款单的整体信息，确保填写正确。如果没有要上传的附件，先保存再提交文档，开始审批流程。

2.2差旅费和其他八项费用冲抵贷款

借款人可以通过报销差旅费等八项费用来抵消贷款。

2.2.1差旅费抵消贷款

点击“差旅费报销单”进入差旅费报销单填写界面，参照“差旅费报销单”的填写方式，点击“核销借款->增加”:选择要冲销的借款单，填写核销金额，确认无误后，按照“差旅费报销单”审批流程进行审批。审批后，系统会自动核销贷款。

2.2.2偿还抵消贷款的费用

点击“费用报销”进入费用报销单填写界面，点击核销借款->增加:选择要冲销的借款单，填写核销金额，确认无误后，提交流程审批。审批后，系统会自动核销贷款。

7.公司结算业务

1.发票验证

见“发票审核”操作说明

2.填写报销单信息

2.1选择“公司账户”下的“公司结算单”页签，进入填写界面

2.2带红色“*”的为必填项，不带“*”的为可选项。首先你要确认报销费用的“费用类型”，比如专业服务费。接下来，点击“增加”，输入费用项目明细，选择已审核成功的发票，填写相应的辅助核算字段，必须先保存。

2.3填写完数据后，点击“保存”按钮，生成订单号并提示保存成功，上传必要的附件，然后提交；

2.4文件只“保存”，不“提交”。您可以在“个人文档”中查看。输入“文件编号”然后单击“查询”。

3.行政车辆费和生产车辆费向社会结算

由于行政车辆费用和生产车辆费用的报销需要自行车核算，因此需要选择一张发票进行多次报销。现在以行政车辆费用为例，如图:

选择相应的报销发票后，需要手工将金额改为车辆的报销金额，多辆车可以选择同一张发票进行报销。注:报销发票金额为含税金额。

4.向个人支付公司结算费用

支付公司结算的个人应选择报销公司结算单据。进入填写页面后，勾选“合同与否”选项，收款人、开户银行、账号输入收款人个人信息:

5.未找到公司结算的供应商名称

报销部分费用时，在单位结算单中搜索供应商时，无法搜索供应商信息。此时，您可以选择“9007596|准能集团财务特约供应商”，将收款人、开户银行、账号修改为对应的供应商信息:

8.常见问题

1.发票上传后，验证失败

回答:在发票明细页面点击“查看验证结果”，用户可以根据提示进行判断。如果提示为“发票日期不正确”、“发票校验码不正确”等。，点击“更多操作”中的“编辑”进行相应修改，保存后重新开始验证；如果提示是“没有找到这样的票”，可能是发票有问题或者发票信息没有同步到国家税务总局(特别是发票日期快一周的时候)。

2.发票提示被占用

答:首先确定发票是否审核成功。如果验证不成功，只会是提示信息，没有实际控制；如果验证成功，将账单图像发送给财务人员，查询发票占用情况。

3.没有维护发票提示标题

答:如果发票审核成功，请仔细确定发票开具是否正确，并检查发票购买人信息是否与公司名称和税号一致；如果验证不成功，请仔细检查发票代码、发票号、支票代码、开票日期(普通发票)和无税金额(专用发票)。如有错误，点击发票明细页面的“查看验证结果”，点击“更多操作中的编辑”进行相应修改，保存后重新开始验证。

4.无法验证发票标题识别错误

回答:发票检验与表头标识的准确性无关。对于普通增值税发票和电子发票，应确认以下信息正确:发票号、发票代码、日期和支票代码。对于增值税专用发票，应确认以下信息正确:发票号、发票代码、日期和无税金额。如果信息与人脸信息不一致，可以编辑修改验证结果，保存后可以重新发起验证。

5.税票助手每天可以验证每张发票多少次？

答:5次

6.发票开出多长时间后可以审核？

答:大部分是48小时，有的是24小时。

7.功能范围是什么？

答:新闻中心、质监站、印尼项目部、信息中心选择6402，政府部门等代管单位选择6602。

8.我可以报销预订费吗？

a:公司员工因公发生的订票费用，在每张票30元费用限额内报销，超出部分自理；员工负责因探亲而产生的预订费用。报销人可以填写“其他”进行报销。

9.我可以报销保险费吗？

答:员工因公出差乘坐飞机所发生的航空空意外险，每航段限额30元以内报销，超出部分及其他保险费自行承担。公司统一为副处级以上领导购买了航空空意外险，对其购买的保险费不予报销。报销人可以填写“其他”进行报销。

10.我可以报销邮费吗？

答:2018年12月12日至2019年4月18日发生的邮费不予报销，但2019年4月19日发生的邮费可以报销。报销人可以填写“其他”进行报销。

11.系统提示“节点【A23|部门领导】的执行者是空！”

答:部门名称或公司名称应选择基本信息中的“费用所属部门”。例如:如图，系统默认自动显示“办公室财务部”，应改为“军能集团公司财务部”。如果是二级部门，比如信息中心运营部，应该改为信息中心。

12.有可能向第三人支付索赔人的费用吗？

答:可以，可以在基本信息的人员信息部分修改收款人姓名、银行、账号。

二、费用报销系统附件上传规范

1.附件名称应按附件内容命名，如住宿发票、XXX合同等。

2.合同应以pdf格式拍摄或扫描并上传；

3.其他附件应以jpeg、JPEG、png等照片格式上传，一张照片应只包含一个附件内容；

4.所有上传的附件都要保证文字或图片是正面的，所有不符合的附件都会退回重新上传；

5.拍摄技巧:拍照时，文件应平放在桌面上，保证文件不折叠或重叠，文件边缘与相机边缘平行，无倾斜角度；文档内容占据整个照片区域的80%以上；保持镜头对文档的聚焦，保持文档字体清晰；保持拍摄环境光线均匀明亮无阴影。

家人记得收。下次有人问你报销的问题，把这个拿出来，你就是“报销神”！

待续

制片人|葛庞伟

来源|财务部