会议电话 如何做好会议电话通知？

会议电话通知是保证会议顺利召开的基础工作。要在准备、通知、检查三个环节做到细致、冷静、周密，确保及时、准确、高效，为会议的顺利召开开好头、开好步。

把握会议目的。认真研究会议计划和相关会议材料，透彻理解会议精神，掌握会议目的，主要研究需要解决的事项，经得起接待方的协商。需要综合考虑所有参会人员，征求领导部门和相关领导的意见，确定哪些领导需要参加会议，涉及哪些部门，避免通知不完整。

了解部门职能。掌握参与部门涉及的主要问题和需要解决的问题，并在通知时告知参与部门相关内容，以便参与部门准确告知具体负责人员参加会议并提前做好相关准备。要特别关注近年来正在进行机构改革的部门，关注这些部门的职能变化。

做一个通知表格。通知表应列明会议的名称、召集人、时间和地点、通知的与会者、注意事项、备注等内容。工作人员应对照通知表进行通知，每次通知单位时，在备注栏中打钩，以确保不遗漏或重复。

表达清楚。注意电话沟通的礼仪，尽量使用普通话，注意语速适当，口齿清晰，让对方每一个字每一句都听清楚。耐心仔细地解释听者没有听清楚的地方，以保证信息的正确传递。对于一些重要的事情，比如在固定的时间和地点之外开会，通知时要提醒对方时间和地点的变化。除了电话通知，也可以短信确认。

注重效率。通知时，如果时间紧迫，应简明扼要地告知会议时间、地点等基本情况，以及会议要研究的事项。如果有足够的时间，应尽量将可能需要的会议信息告知对方，如会议召集人、会议大概持续时间、其他主要参与部门等，避免要求参与部门再次打电话询问相关事宜，影响通知效率。如果电话通知中没有应答，应立即更改公司的电话号码，在所有电话通知完成后，应依次拨打最后一轮断开的电话，以提高效率。

详细记录。电话通知完成后，认真记录收件人姓名和联系方式，便于会后核实，防止临时变更会议时间地点、调研项目等突发情况找不到联系人。

提醒反馈。让参会单位在规定时限内上报参会人员的姓名、职务、联系方式，便于及时与参会人员联系并整理会议卡，通过上报的参会人员名单检查通知是否到位，如有遗漏，采取补救措施。

乍一看，通知对象是不完整的。通知完成后，对照通知表仔细检查是否有未通知的部门，需要提前做好准备的部门是否已经通知做好准备。

第二，在会议桌上看错卡就好。放置座位卡时，根据参赛单位上报的参赛人员名单，安排好座位卡的摆放顺序。参考通知表，检查卡单位和人名是否打印错误或遗漏。对于需要市领导参加的会议，需要在会议开始前与电话记录员确认，以确定领导是否可以参加会议。所有座位都摆好之后，再对照电话通知表检查一遍，确保名单良好。

第三，看参与者来不来。会议正式开始前，根据通知表在会议上签字。对于未在会议前十分钟到达会场的参会人员，根据通知表格中记录的联系方式及时进行电话联系，督促参会人员按时参会。