在职场上,我们用账号最多的地方一定是会议室。每当有会议,无论是项目讨论还是领导讲话,都有很多东西需要记录。虽然现在无纸化办公普及了,但是普通人很难保证自己的打字速度和书写速度能跟上领导的讲话,尤其是当领导说话很快的时候。
会议纪要,首先要学的是快速会议纪要,也就是如何简化我们笔记里的文字。
提前组织好会议纪要的格式
对于大多数公司会议来说,解决问题是主题。无论是月度总结会、临时会议还是分工会议,都有相应的问题需要解决。根据会议,我们将其过程分为四个部分,并根据这四个部分记录会议。
会议的四个主要组成部分:
会议主题:本次会议要解决什么问题
分享讨论:这个问题的现状如何,我们可以提出什么解决方案
会议决定:确定问题的解决方案
分工:划分方案,安排每项工作的负责人
这样的会议记录往往是事后整理出来的,我们只要牢记会议记录的大构成,就能整理出一份令人印象深刻的会议记录。
在实际的会议中,当讨论太多的时候,很容易写出一份密密麻麻却没有条理的会议记录。结束后,发现我们根本记不起会议在说什么。很大一部分原因是我们没有按照组织来记录。
众所周知,不是每个人说话都能按照1234有条不紊的表达。在录音的过程中,我们需要提前安排好格式,这样才能快速整理出说话人讲话的重点。
除了个人发言,我们经常在会议上用“头脑风暴”的方式讨论问题,使得集体随机发言更没有条理。格式不提前准备,事后就乱套了。
与通常的计划后做记录的手工记账不同,会议记录中经常会遇到补充发言,所以我们不能按顺序排列每个发言人的记录,这很容易导致手工记账记录的混乱。使用智能散点图进行头脑风暴记录更快更清晰,也可以更好地利用手工账户空。
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